Il est indéniable que le partage de fichiers est un élément clé du travail collaboratif et de la productivité en entreprise. Toutefois, la mise en place d’un processus de partage sécurisé est incontournable afin de protéger les données sensibles contre d’éventuels accès non autorisés, de fuites d’informations stratégiques ou de cyberattaques. Pour cette raison, nous vous expliquons comment sécuriser le partage de vos fichiers professionnels.
Qu’est-ce que le partage de fichiers sécurisé ?
Le partage de fichiers sécurisé est un moyen de transmettre des fichiers numériques entre deux utilisateurs de manière à protéger les informations en transit contre tout accès non autorisé à ces données. Cela implique le déploiement de mesures de sécurité adaptées telles que le cryptage des informations, l’adoption de mots de passe robustes ou bien encore l’authentification à deux facteurs.
Pour partager un fichier, il est possible d’utiliser une boîte mail, un service de partage de fichiers via internet, une messagerie instantanée ou bien encore transférer le fichier via le protocole FTP (File Transfer Protocol) ou SFTP (Secure File Transfer Protocol).
Les risques et enjeux du partage de fichiers
Bien que le partage de fichiers soit essentiel à la collaboration en entreprise, il est crucial de comprendre les risques liés à un partage non sécurisé ainsi que les enjeux de la sécurisation des données.
Lors d’un partage de fichiers non sécurisé, l’entreprise s’expose à une fuite d’informations confidentielles, qu’il s’agisse de données clients, d’informations bancaires ou de secrets industriels. Des fichiers partagés peuvent aussi être infectés par des logiciels malveillants qui ont la capacité de se propager rapidement à travers le réseau de l’entreprise et compromettre les systèmes informatiques. De manière globale, un partage de fichiers non sécurisé complexifie le suivi des versions de fichiers, l’identification des personnes ayant accès aux données ainsi que la gestion des autorisations.
Ces risques très variés mettent en lumière des enjeux stratégiques liés à la sécurisation du partage pour les entreprises. En effet, la mise en place de bonnes pratiques et la sélection d’outils informatiques pertinents permettent de respecter les réglementations en matière de protection des données et d’éviter les sanctions. De plus, une protection optimale des informations contribue à maintenir la confiance des clients et des partenaires et à préserver la réputation de votre entreprise. Enfin, au quotidien, la sécurisation est fondamentale pour améliorer la collaboration et augmenter la productivité, car les membres de l’équipe accèdent alors à des informations fiables qu’ils peuvent transmettre sans inquiétude et sans compromettre la sécurité des données.
5 critères pour choisir une solution de partage de fichiers sécurisée
Voici cinq critères clés à considérer pour choisir une solution parfaitement adaptée à vos besoins.
1. Sécurité des données
Le chiffrement des données au repos et au transit est le premier critère. Vos fichiers doivent être protégés par un chiffrement robuste, lors de leur stockage et lors de leur transfert vers un destinataire.
Une authentification forte, comme l’authentification à deux facteurs, va quant à elle renforcer la sécurité en empêchant l’accès non autorisé aux informations par un individu malveillant.
La solution doit aussi proposer une gestion des autorisations efficace pour contrôler l’accès aux fichiers d’entreprise. Il est en effet nécessaire de pouvoir définir de manière précise quels collaborateurs ou partenaires ont accès à quels fichiers ou dossiers via des niveaux d’autorisations granulaires (lecture seule, modification, suppression, etc.).
2. Conformité réglementaire
Afin de garantir votre réputation et préserver les données de vos clients et de vos collaborateurs ainsi que vos secrets industriels, votre outil doit être complet en ce qui concerne la conformité réglementaire.
Selon vos besoins spécifiques, assurez-vous que la solution est bien conforme aux réglementations de votre secteur d’activité et de votre zone géographique. Le respect des normes peut concerner notamment le RGPD (Règlement General sur la Protection des Données), le HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) ou la norme de sécurité des systèmes d’information ISO 27001.
Le lieu de stockage de vos données est important pour des raisons de sécurité et de conformité légale. Optez pour un hébergement des données au sein de centres certifiés et situés dans des zones géographiques adéquates. Idéalement, vos informations doivent être hébergées dans l’Hexagone pour des questions de souveraineté numérique.
3. Facilité d’utilisation
La solution doit proposer une interface intuitive pour les utilisateurs non techniques. Plus la prise en main de la solution de partage de fichiers sera aisée, plus rapide sera son adoption par les collaborateurs.
Vos collaborateurs doivent aussi avoir la possibilité d’accéder aux fichiers depuis n’importe quel appareil afin de favoriser la productivité et le télétravail. La compatibilité avec les appareils et systèmes couramment utilisés comme les PC, les Mac ou appareils mobiles est donc indispensable.
Pour préserver voire renforcer l’efficacité des équipes au quotidien, nous vous conseillons de privilégier une solution qui s’intègre facilement à vos outils de travail actuels. L’intégration avec les outils utilisés par votre entreprise qu’il s’agisse de Microsoft Office ou Google Workspace doit donc être optimale.
4. Fonctionnalités avancées
Certaines fonctionnalités avancées sont indispensables pour garantir un partage de fichiers sécurisé et un travail collaboratif performant. Ainsi, la gestion des versions est fort utile, car elle vous donne la possibilité de récupérer des fichiers antérieurs. Grâce à elle, vous conservez un historique des modifications apportées aux fichiers et pouvez restaurer facilement des versions précédentes si nécessaire.
Pour contrôler l’accès aux fichiers partagés, l’idéal est la création de liens partagés par mots de passe ou possédant une date d’expiration. Cela permet d’ajouter une couche de sécurité supplémentaire à vos envois de fichiers.
Le suivi et l’audit des activités sur les différents fichiers partagés font aussi partie des fonctionnalités très intéressantes. Vous pouvez ainsi garder une trace de toutes les actions effectuées sur un fichier (accès, modification, téléchargement, etc.) pour une sécurité renforcée.
5. Évolutivité et support technique
Pour s’adapter à la croissance de votre organisation, la solution doit être en mesure de suivre l’évolution de vos besoins en termes de stockage ou de nombre d’utilisateurs. L’évolutivité doit par conséquent être au cœur de la solution que vous allez privilégier.
L’assistance client doit aussi être réactive et disponible via des canaux aussi variés que le chat, l’email ou le téléphone pour résoudre les problèmes auxquels vous pourriez être confronté ou tout simplement répondre à vos questions.
Afin de maîtriser votre budget, choisissez une plateforme offrant des solutions de tarifications flexibles et adaptées à vos besoins.
Les meilleures solutions de partage de fichiers sécurisées
Découvrez notre présentation des meilleures solutions de partage de fichiers sécurisées, avec leurs fonctionnalités, leur tarif et leurs capacités de stockage.
Wimi, la plateforme collaborative tout-en-un, sécurisée et souveraine
La solution Wimi est bien plus qu’un simple outil de partage de fichiers. C’est une plateforme collaborative complète qui offre aux utilisateurs un environnement de travail sécurisé et souverain. Elle intègre un espace de travail collaboratif avec des outils de gestion de projets et de communication en temps réel.
En termes de sécurité, elle propose le chiffrement des données, l’authentification à deux facteurs, une gestion des droits d’accès et l’hébergement des données en France. Ajoutons qu’il s’agit de la première suite collaborative souveraine, visant une qualification SecNumCloud pour 2025.
L’offre Wimi Drive débute à 9 euros par mois avec 250 Go de stockage sécurisé. Certaines offres vont jusqu’à 1 To de stockage.
Dropbox, le pro du stockage en ligne, simple et efficace
Dropbox est l’un des pionniers du stockage et du partage de fichiers en ligne. La plateforme est notamment reconnue pour sa simplicité d’utilisation qui a fait d’elle une solution populaire auprès des particuliers et des professionnels. Elle permet à tous ses utilisateurs d’envoyer et synchroniser automatiquement les fichiers sur l’ensemble de vos appareils.
Le volet sécuritaire du produit intègre le chiffrement des données et l’authentification à deux facteurs. Attention : certaines fonctionnalités comme les autorisations granulaires ne sont disponibles que sur les forfaits les plus coûteux.
La version gratuite de Dropbox propose 2 Go de stockage tandis que le plan Business Plus à 18 euros par mois offre jusqu’à 15 To.
Asana, la solution reconnue pour booster la productivité
La plateforme Asana est avant tout un outil de gestion de projet. Vous pouvez ainsi organiser vos tâches, suivre l’avancement de vos projets ou bien encore collaborer avec votre équipe en utilisant cette solution. Elle intègre aussi des fonctionnalités de partage de fichiers sécurisés.
Vous pouvez notamment compter sur le chiffrement des données, le contrôle d’accès et l’authentification à deux facteurs pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos données d’entreprise.
La version gratuite et la version Advanced à 24,99 euros par mois proposent un stockage illimité à hauteur de 100 Mo par fichier.
Google Drive, l’écosystème Google au service de la collaboration
Google Drive est intégré à la suite d’applications Google Workspace. C’est donc une solution très pratique pour les entreprises qui utilisent régulièrement les logiciels et outils de Google les plus célèbres tels que Gmail, Google Docs ou Google Sheets. Cette plateforme permet de stocker et de partager des fichiers depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
Vous retrouverez au sein de Google Drive des fonctionnalités de sécurité indispensables comme le chiffrement des données et la protection contre les logiciels malveillants.
Google est un service adapté aux particuliers et propose 15 Go de stockage dans sa version gratuite. La plateforme Google Workspace, adaptée aux professionnels, intègre Google Drive et propose un forfait Business Starter dès 5,75 euros par mois avec 30 Go de stockage. Cette capacité de stockage peut atteindre 5 To avec le plan Business Plus à 17,25 euros mensuels.
OneDrive, le cloud Microsoft pour un travail fluide et sécurisé
La solution de stockage et de partage de fichiers de Microsoft est intégrée à Windows et à la suite Office 365. Cette plateforme propose les fonctionnalités habituelles telles que la collaboration en temps réel, ainsi que le stockage et le partage de fichiers.
Les données sont sécurisées via un chiffrement à deux facteurs, la protection contre les ransomwares et l’authentification à deux facteurs.
Dans sa version gratuite destinée aux particuliers, la solution OneDrive propose 5 Go de stockage en ligne. Pour les entreprises, les offres débutent à 4,70 euros par mois avec un stockage de 1 To.
