Vous en avez forcément déjà entendu parler. Aujourd’hui, les entreprises fonctionnent de plus en plus en mode projet. Cette façon de travailler possède de nombreux avantages. Elle permet notamment de décloisonner les silos organisationnels en favorisant une collaboration globale au sein des entreprises, en réduisant voire en éliminant les liens hiérarchiques avec un management vertical et en permettant plus de flexibilité et de réactivité.
Vous aussi, vous souhaitez adopter le fonctionnement en mode projet ? Suivez le guide.
Fonctionner en mode projet, c’est quoi ?
Le fonctionnement en mode projet favorise la collaboration de personnes issues de métiers ou de services différents sur un même projet. On se concentre donc sur la mise en œuvre et l’atteinte d’un objectif commun en respectant une enveloppe budgétaire donnée et des délais imposés, et non plus sur la réalisation d’activités récurrentes propres à un service.
Ainsi, pour réaliser un projet de A à Z, il faut réunir un ensemble de personnes ayant des métiers, des compétences, des qualifications, des expériences et des qualités principales différentes et complémentaires. Elles peuvent provenir de services internes à votre entreprise, ou d’entreprises extérieures. Ces personnes vont constituer l’équipe projet.
Pour guider et accompagner les membres de l’équipe dans leur travail, elles peuvent compter sur le chef de projet. Plus leader que manager, le chef de projet motive son équipe à suivre une méthodologie, une vision et des objectifs communs. Véritable chef d’orchestre, le chef de projet veille à la bonne exécution du projet tout en étant à l’écoute de ses collaborateurs, en montrant l’exemple et en n’hésitant pas à déléguer. Bref, il est loin du chef de service inaccessible, caché dans son bureau et dont on ne connaît pas vraiment les tâches.
Par exemple, si vous avez le projet de construire une maison, vous avez besoin, entre autres :
- d’un architecte pour dessiner les plans de la maison,
- d’un maçon pour construire les murs,
- d’un électricien,
- d’un plombier,
- d’un fabricant de portes et fenêtres,
- d’un charpentier, couvreur et zingueur pour le toit,
- d’un plâtrier-plaquiste,
- etc.
En tant que chef de projet, vous devez gérer, organiser et coordonner l’équipe, le planning et les différentes listes de tâches afin de construire une maison solide tout en respectant le budget et le délai que vous vous êtes fixés.
Pourquoi fonctionner en mode projet ? Quels sont les avantages de ce mode d’organisation ?
Si elle est aussi populaire, c’est que la méthode de travail en mode projet offre plusieurs avantages :
- la fin de la traditionnelle organisation pyramidale et du management hiérarchique ;
- une meilleure organisation de travail ;
- le décloisonnement des services ;
- une vision globale des projets et un calendrier précis ;
- une meilleure communication et une collaboration favorisée entre les différents services ;
- un meilleur partage des informations pour une meilleure communication ;
- la responsabilisation des collaborateurs ;
- une meilleure répartition de la charge de travail ;
- l’acquisition de nouvelles compétences ;
- la création d’une cohésion entre les membres de l’équipe.
Quelles sont les différences entre le mode projet et le mode produit ?
Lorsque l’on travaille en mode projet, l’équipe projet suit généralement une feuille de route précise qui a été élaborée en amont. Elle développe les fonctionnalités du produit, préalablement identifiées, les unes après les autres jusqu’à arriver au résultat final.
En mode produit, l’équipe se concentre davantage sur l’utilisateur plutôt que sur le résultat final. Elle travaille en laissant la place aux imprévus et aux éventuels changements. L’objectif est d’aider l’utilisateur à résoudre le problème auquel il est confronté ou à satisfaire un nouveau besoin.
L’équipe projet peut accomplir sa mission sans s’éloigner de la vision de départ. Elle atteint ses objectifs si elle réussit à clôturer son projet en respectant les coûts et les délais initialement fixés.
L’équipe produit travaille à partir d’une problématique donnée et cherche la solution en tâtonnant et en testant. Elle travaille par itérations afin d’améliorer de façon continue son produit. Elle réussit lorsque le client ou l’utilisateur est satisfait.
Ainsi, le mode projet se concentre sur les processus et les ressources afin d’atteindre l’objectif fixé alors que le but du mode produit est de créer de la valeur pour l’utilisateur.
Avancer en mode projet fonctionne parfaitement lorsque l’environnement est prévisible du début à la fin et que les imprévus ou les changements sont rares. Quant au mode produit, il permet d’explorer de nouvelles pistes, et d’être plus flexible et adaptable. Ces deux méthodologies sont à la fois différentes et complémentaires. L’entreprise doit les adopter et les faire co-exister afin d’innover, et de répondre au mieux à ses besoins et à ses enjeux.
Comment s’organiser en mode projet ? 7 conseils pour travailler en mode projet
Si vous êtes convaincu que votre entreprise doit adopter le fonctionnement en mode projet, suivez ces 5 étapes pour le mettre en place.
1. Définir une vision claire et des objectifs précis
Pour commencer, vous devez définir précisément les contours de votre projet. Il est important que le chef de projet et son équipe possèdent toutes les informations indispensables à une gestion de projet efficace.
Toutes les données essentielles à la réalisation du projet sont donc regroupées dans le cahier des charges. Vous y trouverez notamment :
- le contexte,
- les enjeux,
- les objectifs à atteindre,
- le budget à respecter,
- les ressources et les compétences nécessaires,
- le planning à suivre,
- les limites et les risques potentiels.
Ces informations sont précieuses au bon déroulement du projet et permettent à l’équipe de savoir où elle va en ayant une vision claire.
2. Etablir les rôles et les responsabilités de chacun pour le travail en équipe
Pour réaliser votre projet, vous avez besoin d’une équipe qualifiée qui possède toutes les compétences nécessaires à l’accomplissement des différentes tâches.
Définissez clairement les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe. Qui s’occupe de surveiller le budget ? Quel collaborateur garde un œil sur les délais ? Et assurez-vous que ces informations sont facilement accessibles à toutes les personnes concernées par le projet.
3. Le modèle QQOQCCP comme checklist
En mode projet, la méthode du questionnement ou QQOQCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment / Combien, Pourquoi) est un outil très pratique qui vous permet de vous poser les bonnes questions, quelle que soit la situation.
Cette méthode vous permet d’analyser rapidement et précisément la situation et le problème auxquels vous êtes confronté, puis de mettre en œuvre un plan d’action pertinent.
4. Importance du chef de projet, compétences et qualités indispensables
Le chef de projet est chargé de superviser le déroulement d’un projet. Tel un chef d’orchestre, il doit coordonner les différents acteurs et les différentes tâches en prenant en compte les aléas et les imprévus afin de s’assurer que le projet sera réalisé en respectant le coût, la qualité et les délais fixés.
Les missions du responsable de projet sont très variées et incluent notamment :
- la définition des objectifs,
- la rédaction du cahier des charges,
- l’élaboration du plan de projet,
- la planification des tâches,
- la gestion des relations avec les parties prenantes,
- l’animation de l’équipe projet,
- le pilotage du projet (suivi de l’avancement des tâches, vérification des indicateurs, etc.).
Pour y parvenir, il doit posséder des qualités indispensables parmi lesquelles :
- avoir le sens de l’écoute ;
- avoir une excellente capacité à communiquer ;
- être organisé et rigoureux ;
- savoir déléguer ;
- savoir dire non ;
- savoir gérer les conflits ;
- savoir convaincre ;
- être résistant au stress.
5. Capacité à gérer le changement
Passez d’une organisation traditionnelle à un fonctionnement en mode projet est un changement important qui peut être délicat à mettre en place. Cette situation va indéniablement susciter différentes réactions au sein de votre entreprise :
- le rejet total,
- l’enthousiasme,
- l’indifférence,
- la peur.
Vos collaborateurs risquent d’être perdus, de ne pas savoir à qui ils doivent se référer en cas de doutes ou de questions, et certains peuvent même refuser d’adopter cette nouvelle façon de travailler.
Pour faire accepter ce changement, commencez par recenser les raisons, les craintes et les doutes qui peuvent bloquer vos collaborateurs. Puis, apportez des réponses et rassurez-les en mettant en place des actions concrètes.
6. L’art de changer la culture de l’entreprise
Maintenant que vous avez réussi à faire adhérer vos collaborateurs au fonctionnement en mode projet, vous devez :
- former vos collaborateurs aux techniques de travail en mode projet et aux méthodologies de gestion de projet ;
- définir des standards, aussi bien dans les méthodes de travail que dans les documents à utiliser ;
- responsabiliser les collaborateurs ;
- encourager la communication ;
- favoriser la créativité, l’innovation et l’implication.
7. L’intérêt d’utiliser un outil collaboratif
Une multitude d’outils sont disponibles pour vous aider à travailler efficacement en mode projet et à améliorer votre productivité. Le plus performant et le plus complet est sans aucun doute le logiciel de gestion de projet.
Un logiciel tel que Wimi permet de centraliser toutes les données du projet, de suivre et de coordonner son évolution, d’avoir de la visibilité sur l’ensemble des tâches, d’organiser facilement le travail en équipe et de favoriser les échanges entre les différentes personnes concernées. Avec un tel outil, le travail en mode projet est bien plus facile. Testez-le gratuitement et sans engagement, et vous verrez que vous ne pourrez plus vous en passer.
Conclusion
Grâce au fonctionnement en mode projet, dites au revoir au management hiérarchique et à l’organisation cloisonnée de votre entreprise, et bonjour à la collaboration. Les avantages de ce mode de travail collaboratif sont nombreux, et si sa mise en place nécessite quelques changements, vous constaterez rapidement son efficacité.
Enfin, retenez que pour être performant en mode projet, l’acquisition d’un logiciel de gestion de projet est indispensable.
