Communication interne : avantages et outils

Au sein d’une organisation, la communication interne est indispensable pour créer un sentiment d’appartenance, développer la cohésion, mobiliser et motiver les salariés.

La communication interne va bien au-delà de la simple diffusion d’informations entre la hiérarchie et les collaborateurs, ou entre les membres d’une équipe. Il s’agit de transmettre les valeurs et la culture de l’entreprise, et d’engager les salariés afin qu’ils travaillent tous ensemble pour atteindre les objectifs de l’entreprise et réussir à accomplir son projet global.

Vous souhaitez améliorer la communication interne dans votre entreprise ? Découvrez les avantages de la communication interne ainsi que les outils pour la mettre en place.

Comprendre ce qu’est la communication interne

La communication interne est le processus de partage d’informations et d’idées au sein d’une organisation. Elle peut prendre de nombreuses formes, allant des communications formelles, comme les réunions et les mémos, aux communications informelles, comme les conversations entre collègues.

Les types de communication interne en entreprise

• La communication descendante provient de la direction ou du management et s’adresse aux employés. L’objectif est de transmettre des informations stratégiques, des directives, des objectifs ou des résultats.
• La communication ascendante quant à elle désigne des informations transmises des employés vers le management. C’est notamment le cas des remontées de terrain, des suggestions ou d’une expression d’un besoin.
• La communication horizontale ou transversale concerne les échanges entre employés d’un même niveau hiérarchique ou de services différents.
• La communication informelle regroupe les échanges spontanés entre collègues et permet de renforcer les liens, créer un climat convivial et une circulation des informations non officielles.

Une communication interne efficace repose sur un bon équilibre entre ces différents types de communication.

Les canaux de communication

Dans le cadre de la communication interne, vous pouvez exploiter trois sortes de canaux de communication.

• Le canal verbal est celui des réunions, des présentations et des conversations téléphoniques. Il permet des échanges rapides, riches et directs.
• Le canal électronique regroupe les emails, la messagerie instantanée, l’intranet, les plateformes collaboratives comme Wimi ou la visioconférence. Il facilite le travail d’équipe, permet de garder une trace des échanges et s’avère pertinent pour toucher rapidement un grand nombre de collaborateurs.
• Le canal papier concerne les notes de service, les rapports ou les différents affichages au sein de l’entreprise. Idéal pour les annonces officielles et la présentation d’informations détaillées et structurées, il est conseillé pour communiquer au sein d’un espace commun comme les locaux de l’entreprise.

Quels sont les avantages de la communication interne ?

Voici 5 avantages qui montrent pourquoi la communication interne est très importante.

1. Elle fait vivre la culture d’entreprise

La communication interne est nécessaire pour transmettre aux salariés les valeurs de l’entreprise, son histoire, sa vision et ses objectifs. Elle permet de donner du sens à la stratégie de l’entreprise, elle fait vivre la culture d’entreprise et elle encourage les salariés à y adhérer. Elle vise à ce que chacun s’approprie les objectifs de l’entreprise et permet le développement d’une dynamique de groupe.

La communication interne contribue également à développer le sentiment d’appartenance qui pousse les salariés à se dépasser et à fournir un travail et / ou un service de qualité.

2. Elle permet d’éviter les tensions et les conflits

Au sein d’une entreprise ou d’une équipe, une bonne communication est la clé pour éviter les tensions et désamorcer les conflits. En effet, en cultivant la transparence et l’honnêteté sur ce qui se passe dans l’entreprise, vous évitez les rumeurs, les malentendus et la confusion qui peuvent générer un climat d’inquiétude, et nuire à la bonne ambiance et à la productivité de vos employés.

3. Elle est indispensable pour effectuer correctement son travail

Formuler des instructions claires et précises est aussi une forme de communication interne. Les managers et les chefs de projet doivent être capables de transmettre efficacement leurs consignes et de communiquer les exigences des clients de façon claire et précise afin d’être compris par l’ensemble des collaborateurs. C’est une condition indispensable pour s’assurer que le travail sera bien réalisé et pour éviter les erreurs.

4. Elle contribue à motiver et à impliquer les salariés

La communication interne, c’est aussi un manager qui félicite son équipe pour le travail accompli. Valoriser les efforts et les compétences de vos collaborateurs est une manière de communiquer essentielle en entreprise. En reconnaissant les efforts et l’implication de chacun, et en les remerciant régulièrement, vous les motivez à continuer leurs efforts, à s’impliquer davantage et vous contribuez ainsi à favoriser l’engagement employé et le bien-être de vos salariés sur leur lieu de travail. Et des employés heureux, épanouis et engagés seront plus productifs et plus performants.

5. Elle fidélise les effectifs

Autre avantage de la communication interne : la fidélisation des salariés. Un salarié reste dans une entreprise parce qu’il est satisfait de son salaire, qu’il apprécie ses collègues et que ses missions lui plaisent, mais aussi et surtout parce qu’il aime l’entreprise pour laquelle il travaille. Il se reconnaît dans les valeurs qu’elle prône, il s’y sent bien et c’est pour cela qu’il a envie d’y rester.

Ainsi, en utilisant tous les aspects de la communication interne (informer, valoriser, transmettre, motiver), vous parvenez à fidéliser vos collaborateurs, à les fédérer et à réduire le turnover dans les effectifs.

Les outils de communication interne

Vous souhaitez communiquer en interne, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Voici 6 outils de communication interne que vous pouvez instaurer dans votre organisation.

1. La newsletter

Simple à mettre en place et peu coûteuse, la newsletter est l’outil idéal pour communiquer régulièrement auprès de vos employés. Chaque semaine ou chaque mois, vous pouvez transmettre l’actualité de l’entreprise par email à l’ensemble du personnel. Outre les messages de la direction, n’oubliez pas de donner la parole aux salariés, de mettre en avant les projets réalisés, etc. Le fond est aussi important que la forme : en plus du texte, n’hésitez pas à ajouter des photos et des vidéos pour la rendre agréable à lire et divertissante.

2. Le livret d’accueil

Voici un document indispensable pour souhaiter la bienvenue à un nouvel arrivant. Le livret d’accueil doit présenter brièvement l’entreprise, sa vision et ses valeurs, et doit fournir des informations pratiques (plan du site, organigramme, règlement intérieur, etc.) à la nouvelle recrue. C’est un outil essentiel pour une intégration réussie.

3. L’intranet

Plus coûteux à mettre en place, l’intranet permet de rassembler des informations, des documents officiels (fiches de poste, demande de congés, etc.) ainsi que des outils utiles aux salariés. Il est géré soit par le service communication, soit par les ressources humaines.

4. L’affichage

Indémodable, l’affichage est un support de communication interne efficace. Placée dans un lieu fréquenté comme à proximité de la machine à café, à la cantine ou dans une salle de réunion, une affiche permet de diffuser facilement et simplement des informations diverses à l’ensemble des salariés.

5. Le réseau social d’entreprise

Voici un outil de communication interne assez récent. Le réseau social d’entreprise est un outil collaboratif complémentaire de l’intranet. Après avoir créer leur profil, les salariés peuvent échanger de manière instantanée, proposer leurs idées, partager des infos, contacter facilement un collègue ou un responsable, etc. Il est très apprécié au sein des équipes qui sont géographiquement dispersées et permet de communiquer de manière conviviale et moins formelle.

6. La réunion

S’il est important de bien l’organiser et ne pas en abuser, la réunion reste un outil de communication interne efficace. Elle permet de rassembler les membres d’une équipe ou d’un service afin de leur transmettre de vive voix des informations importantes et ainsi de recueillir leur avis en direct. Ce sont des moments importants pour échanger sur l’actualité et le fonctionnement de l’entreprise, mais aussi pour féliciter les équipes ou parler des problèmes rencontrés.

Voilà, vous connaissez désormais les avantages de la communication interne et les outils que vous pouvez mettre en place pour communiquer efficacement auprès de vos salariés. A vous de jouer !

Les bonnes pratiques pour construire une stratégie de communication performante

Pour booster votre entreprise grâce à une communication efficace, suivez ces quelques bonnes pratiques.

Commencez par identifier les besoins de votre entreprise et fixez des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) pour suivre vos progrès et mesurer l’impact de vos actions.

Ensuite, identifiez votre public cible en segmentant vos collaborateurs en fonction de leurs rôles et départements, puis en adaptant vos messages et vos canaux de communication aux besoins et aux préférences de chaque groupe.

Diversifiez les canaux pour atteindre l’ensemble de vos collaborateurs et privilégiez les canaux interactifs, comme la plateforme Wimi, qui favorisent les échanges et la participation.

Créez du contenu pertinent et engageant, sans oublier de varier les formats (articles, vidéos, infographies, podcasts, témoignages, etc.).

Enfin, mesurez l’efficacité de votre stratégie en suivant les indicateurs clés de performance (taux d’ouverture des emails, nombre de visites sur l’intranet, engagement sur les réseaux sociaux de l’entreprise, etc.) et analysez les résultats pour affiner votre stratégie.