Actuellement, l’un des plus grands défis pour un manager, c’est de réussir à gérer efficacement des équipes hybrides, voire entièrement à distance. Et pour ce faire, il est essentiel de prendre en compte la manière dont vous allez échanger avec vos collaborateurs, leur partager des informations et leur transmettre vos consignes.
Aujourd’hui, il existe une multitude de façons de communiquer : email, messagerie instantanée, appel téléphonique, visioconférence, réunion, etc. Plus globalement, on considère qu’il existe deux types de communication :
- la communication synchrone,
- la communication asynchrone.
En tant que manager, vous devez connaître la différence entre ces deux types de communication, et savoir quand et comment les utiliser pour favoriser la collaboration et améliorer la productivité au sein de vos équipes.
Qu’est-ce que la communication synchrone ?
La communication synchrone se déroule en temps réel entre deux ou plusieurs individus qui échangent des informations en même temps. Les échanges ont lieu en direct et de manière instantanée. Cependant, il n’est pas nécessaire que les personnes soient en face à face.
En effet, la communication synchrone peut être virtuelle comme lors de visioconférences ou de conversation par messagerie instantanée, planifiée comme pour une réunion ou un appel téléphonique, ou imprévue et spontanée comme une discussion entre deux portes ou à la machine à café.
Qu’est-ce que la communication asynchrone ?
On parle de communication asynchrone lorsque la conversation se déroule en différé, c’est-à-dire qu’il y a un délai plus ou moins long entre l’envoi du message, le moment où il est reçu et la réponse. Ce type de communication n’a donc pas lieu en personne et ne peut pas être planifié.
Ainsi, la communication asynchrone n’a pas de contrainte spatiale, ni temporelle. Vous pouvez échanger quand et où vous voulez. L’email, les SMS ou les messages, le courrier postal, une vidéo enregistrée ou encore les forums font partie des moyens de communiquer de manière asynchrone.
Cependant, vous avez sûrement remarqué que certains canaux de communication peuvent être utilisés aussi bien de manière synchrone qu’asynchrone. Par exemple, si vous répondez immédiatement à un email ou à un message que vous venez de recevoir, il s’agit de communication synchrone. Si vous n’y répondez que 20 minutes plus tard, vous êtes en communication asynchrone.
Avantages et inconvénients
La communication synchrone comme la communication asynchrone possèdent leurs avantages et leurs inconvénients.
| Communication synchrone | Communication asynchrone | |
| Avantages | La rapidité : puisque l’échange se déroule dans l’instant présent, il est rapide et dynamique, et vous obtenez des réponses immédiates. Pas besoin d’attendre plusieurs heures ou plusieurs jours avant de connaître la réponse de votre interlocuteur.
La productivité : le fait d’obtenir des réponses instantanées vous permet d’être plus productif car vous n’avez plus à attendre une réponse pour poursuivre votre tâche, vous pouvez continuer à avancer. Des échanges plus riches et profonds : la communication synchrone permet des échanges plus profonds et créatifs car chaque personne peut rebondir et réagir à ce qu’elle vient d’entendre. On résout des problèmes et on trouve des idées plus rapidement et efficacement. De plus, les échanges synchrones en face à face vous fournissent des informations supplémentaires sur l’état d’esprit de vos interlocuteurs et vous permettent de mieux transmettre vos émotions grâce à l’intonation et au son de la voix, à l’expression du visage et au langage corporel. C’est ce qui enrichit l’échange. |
La flexibilité : avec la communication asynchrone, vous êtes libre d’échanger et de répondre aux messages quand vous voulez.
Un meilleur contrôle du temps : puisque vous ne subissez plus de pression pour répondre immédiatement à une sollicitation, vous devenez maître de vos échanges et vous pouvez décider de ne répondre à vos messages que toutes les deux heures pour mieux vous concentrer sur votre travail. Des messages de qualité : avec la communication asynchrone, vous pouvez prendre le temps de rédiger des messages soignés et réfléchis car vous le faites quand vous avez le temps. Pas de problème de fuseaux horaires : ce type de communication est idéal pour les équipes géographiquement dispersées car vous n’avez pas besoin de prendre en compte le décalage horaire pour transmettre une information. |
| Inconvénients | Plus d’interruptions : l’inconvénient majeur de la communication synchrone, c’est qu’elle favorise les interruptions. Les entreprises qui privilégient ce type de communication organisent davantage de réunions, et vos collègues viennent plus souvent vous interrompre pour vous poser une question, même si vous êtes en plein milieu d’une tâche. Il peut alors être difficile de rester concentré et d’être vraiment performant et productif.
Des réponses hâtives : si vous êtes sollicité alors que vous êtes en train de faire quelque chose, vous n’allez pas être totalement concentré sur ce que l’on vous demande et vous risquez de fournir une réponse rapide et bâclée pour pouvoir reprendre rapidement votre travail. La qualité de la conversation peut donc en pâtir. Attention aux fuseaux horaires : si vous gérez une équipe dispersée aux quatre coins du monde, la communication synchrone peut poser problème et stresser vos collaborateurs. |
La lenteur des échanges : la communication asynchrone n’étant pas une conversation mais un échange en différé, vous perdez cette immédiateté qui vous permet d’avancer rapidement. Les échanges sont plus lents, et vous pouvez attendre plusieurs heures ou jours avant d’avoir une réponse, ce qui vous fait perdre un temps précieux et réduit votre productivité. Il faut donc être patient et anticiper les délais de réponse.
Des échanges moins riches : en plus de manquer de spontanéité, les échanges asynchrones n’ont pas la richesse d’une conversation en face à face car il manque les informations vocales et visuelles qui vous donnent une idée de ce que pense vraiment votre interlocuteur. |
Les bonnes pratiques
Vous l’aurez compris, le choix entre communication synchrone et communication asynchrone dépend du contexte. Optez pour la communication synchrone lorsque vous avez besoin d’une réponse immédiate ou urgente, pour une discussion courte et rapide ou un brainstorming, pour délivrer un message délicat, et lorsque vous avez un objectif précis en tête.
Privilégiez la communication asynchrone lorsqu’il n’y a pas d’urgence et pour transmettre une information à un groupe de personnes qui ne peuvent pas se rassembler ou qui travaillent sur des fuseaux horaires différents.
Pour gérer efficacement son équipe, le manager doit maîtriser ces deux types de communication et savoir quand les utiliser.
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