Boulanger, coiffeur, vendeur, informaticien, chaque métier nécessite d’avoir des compétences précises. Le métier de chef de projet ne fait pas exception. La gestion de projet demande notamment d’avoir un sens aigu de l’organisation et d’être rigoureux.
Pour gérer un projet de A à Z, le chef de projet ne doit pas seulement gérer les tâches, surveiller le planning ou respecter le budget, il doit également diriger une équipe.
Pour accomplir toutes ces tâches, il doit donc posséder un certain nombre de compétences afin d’être efficace et de travailler le plus rapidement possible en fournissant le minimum d’effort.
Vous envisagez de prendre un poste de chef de projet ou vous venez d’être promu ? Découvrez quelles sont les 5 compétences indispensables pour réussir dans ce rôle.
1. Leadership
Le leadership est sans conteste une compétence essentielle pour être un bon chef de projet. En effet, en tant que chef de projet, non seulement vous devez vous assurer que le projet soit un succès, mais vous devez également encadrer et diriger une équipe pour accomplir cet objectif.
Pour ses collaborateurs, le chef de projet doit être un véritable leader, un coach et un mentor capable d’inspirer et de motiver son équipe, de la pousser à se surpasser et à développer de nouvelles compétences. Il est à l’écoute de ses collaborateurs, les soutient dans les moments difficiles et aide à désamorcer les situations conflictuelles.
En tant que leader, il définit une vision, il partage ses idées et il prend des initiatives. Il aime les challenges et il ne craint pas de prendre des risques. Enfin, il n’oublie jamais de valoriser son équipe, de faire preuve de reconnaissance et de montrer l’exemple en restant positif et motivé quelle que soit la situation.
D’ailleurs, connaissez-vous la différence entre un manager et un leader ?
2. Communication
La communication va de pair avec le leadership. Un bon chef de projet doit être capable d’exprimer clairement et précisément ce qu’il attend de son équipe. Il doit également pouvoir communiquer efficacement avec toutes les personnes concernées ou impliquées dans le projet (client, fournisseurs, partenaires, etc.).
De plus, une communication efficace et régulière facilite la collaboration au sein de l’équipe et garantit que tout le monde possède les mêmes informations, ce qui évitera toute situation d’incompréhension ou de conflit. Ainsi, les membres de l’équipe projet connaissent leurs objectifs et leurs responsabilités, et ils savent qui fait quoi dans le projet.
Le chef de projet communique régulièrement avec le client afin de construire et d’entretenir une relation de confiance, mais aussi pour répondre au mieux à ses besoins et à ses exigences. Le client est également informé en continu de la progression du projet, ce qui lui permet d’intervenir à tout moment, s’il décide d’effectuer des modifications.
La communication permet donc de mieux travailler ensemble et d’assurer le succès du projet. Pour faciliter la communication au sein de l’équipe projet, et notamment lorsque les membres sont géographiquement dispersés, n’hésitez pas à utiliser des outils adaptés comme un logiciel de gestion de projet équipé d’une messagerie instantanée et d’une fonctionnalité pour passer des appels audio et vidéo, tel que Wimi.
3. Organisation
La gestion de projet requiert une grande organisation et une maîtrise de la planification. Le chef de projet doit être capable de coordonner un projet, gérer un budget et respecter les délais. Il n’y a pas de place à l’improvisation dans la gestion de projet. Le chef de projet doit hiérarchiser chaque tâche, fixer les priorités et suivre la progression du projet afin de s’assurer que chaque livrable sera fourni dans les délais.
De l’organisation des ressources à la planification des événements clés du projet, en passant par l’organisation de chaque journée de travail, l’objectif est de réussir à faire tout ce que vous devez faire le plus efficacement possible.
Pour atteindre son objectif final, le chef de projet doit décomposer cet objectif en sous-objectifs, puis en tâches à accomplir dans un temps défini et réaliste. Il doit ensuite coordonner les ressources humaines, financières, temporelles et matérielles pour y parvenir.
Dans la compétence « organisation », on retrouve trois sous-compétences :
- La gestion du temps : vous devez être capable de définir vos priorités en distinguant les tâches importantes des tâches urgentes. Pour cela, aidez-vous de la matrice d’Eisenhower.
- La gestion budgétaire : vous devez savoir gérer les finances de votre projet de façon intelligente pour éviter les dépassements budgétaires et le mécontentement du client.
- La gestion des risques : c’est une compétence indispensable qui s’acquiert surtout grâce à l’expérience. Anticiper et minimiser les risques vous permettra d’éviter les mauvaises surprises et les imprévus.
4. Négociation
Savoir négocier est un véritable atout pour un chef de projet car, tout au long du déroulement du projet, il va devoir résoudre un certain nombre de points (comme l’utilisation des ressources, l’échéance de certaines tâches, le budget, etc.) en s’assurant de proposer une solution satisfaisante pour toutes les parties impliquées.
Un bon chef de projet doit faire preuve de tact, il doit trouver des compromis et savoir être ferme tout en maintenant de bonnes relations de travail.
5. Prise de décision
Faut-il abandonner ou poursuivre ce projet ? Quel fournisseur choisir pour cette tâche ? Quand organiser cette réunion ? Dois-je offrir une seconde chance à ce collaborateur ou le licencier ? Le quotidien d’un chef de projet est parsemé de doutes, de questions et de décisions à prendre.
Ces décisions auront indéniablement un impact sur le dénouement du projet, c’est pourquoi le chef de projet doit savoir prendre des décisions réfléchies, en se basant sur les informations dont il dispose. Enfin, il doit assumer ses choix, les faire accepter et s’assurer qu’ils seront correctement exécutés.
Découvrez 6 techniques pour vous aider à prendre des décisions.
En résumé
Ces cinq compétences sont indispensables pour qu’un chef de projet soit efficace dans son travail au quotidien. En plus de ces compétences, il doit également posséder des qualités qui l’aideront dans son rôle. Être flexible et adaptable, savoir faire confiance, s’intéresser aux nouvelles technologies en sont quelques exemples.
