Une bonne gestion de projet ne se limite pas à la réalisation des tâches et au suivi de l’avancement du projet. Pour optimiser la performance, un chef de projet doit aussi savoir gérer les risques et les incertitudes. Pour ce faire, il est nécessaire de mettre en pratique quelques recommandations incontournables. Ces dernières vont permettre d’identifier les risques en amont et s’y préparer du mieux possible.
Tout au long des différentes phases du projet, faire face aux défis et aux imprévus va façonner la réussite de votre organisation en mode projet. Découvrons tout de suite comment transformer les risques en opportunités inattendues.
Qu’est-ce que la gestion des risques ?
Dans le cadre de la conduite de projets, la gestion des risques et des incertitudes est un élément fondamental pour réussir. Le but est d’identifier les risques qui pourraient impacter négativement le projet, le retarder voire le faire échouer.
Ces risques doivent être pris en considération, car ils ont une capacité à impacter les ressources de l’entreprise et son efficacité opérationnelle. Les causes de ces risques sont très variées. Elles incluent notamment les risques humains, la responsabilité légale, les cybermenaces ou bien encore les accidents.
Quelle méthode adopter pour gérer les risques du projet ?
En adoptant les bonnes pratiques et en suivant pas à pas des méthodologies adaptées, vous pouvez agir de manière très efficace sur les risques et les incertitudes. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur la réalisation des tâches dans le temps imparti et la production d’un livrable qualitatif pour chaque projet.
Identifier les risques du projet
Avant tout, la première étape consiste à identifier les risques potentiels qui pourraient impacter négativement la réussite du projet. Réunissez les différents acteurs du projet et réalisez des sessions de brainstorming pour n’éluder aucune problématique. Certaines méthodes comme l’analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) sont très pertinentes, car elles vous permettent d’accéder à une vision globale du contexte de votre projet.
Les risques les plus courants que vous pouvez rencontrer dans le cadre de la conduite du projet sont les retards de livraison des livrables, des dépassements de budgets ou des problèmes techniques.
Évaluer ces risques pour atteindre les objectifs
Vous avez dressé une liste exhaustive des risques ? Il est désormais nécessaire de les évaluer afin de mieux cerner leur probabilité d’apparition et l’impact que cette apparition pourrait avoir sur le projet.
Certaines méthodes et outils peuvent vous aider lors de cette étape. Les matrices de risques notamment peuvent vous être d’une grande utilité. Elles classent les risques selon leur probabilité et leur impact. Grâce à elles, vous pouvez savoir les risques qui nécessitent une attention particulière et immédiate. C’est un point essentiel, car vous devez vous appuyer sur ces analyses pour allouer les ressources de manière optimale.
Planifier en amont la réponse aux risques
Pour faire face à ces risques, il est indispensable de déployer des stratégies adéquates. Maintenant que vous avez une idée des risques que vous pouvez rencontrer, leur probabilité d’occurrence ainsi que leur potentielle gravité, vous devez planifier votre réponse.
D’après les risques et leur impact potentiel, le management peut opter pour quatre stratégies :
- Atténuation : Le chef de projet décide de réduire la probabilité ou l’impact des risques prévus.
- Transfert : L’équipe décide de transférer le risque identifié à une autre partie prenante du projet.
- Acceptation : Malgré la présence de risques, il est convenu qu’aucune action immédiate n’est requise pour y faire face.
- Évitement : Les décideurs ont identifié un risque majeur qui nécessite un évitement. Le plan du projet est alors modifié pour tenter d’éviter ce risque.
Quelle que soit l’approche envisagée, il est fortement recommandé de prévoir des plans d’urgence pour l’ensemble des scénarios critiques identifiés. Vous ne serez alors pas pris de cours et aurez des chances de minimiser l’impact de ces risques sur le projet.
Surveiller et contrôler en permanence les risques
La gestion des risques n’est pas un processus unique et figé. Au contraire, vous devez surveiller les risques du début à la fin du projet. Via des outils de gestion de projet adaptés, contrôlez différents KPIs au sein des tableaux de bord pour détecter tout signe avant-coureur.
Toutes les étapes d’un projet doivent faire l’objet d’une réévaluation des risques via un processus continu. Si de nouveaux risques apparaissent, les plans de gestion des risques doivent être modifiés en conséquence.
Gérer les incertitudes
Si les risques sont prévisibles, ce n’est pas le cas des incertitudes. Même avec une préparation adéquate en amont, vous pouvez être pris de cours par des incertitudes imprévisibles.
Pour cette raison, elles nécessitent une approche basée sur la flexibilité et la souplesse de réaction. Les méthodes agiles peuvent vous aider à atteindre plus facilement vos objectifs. Avec un suivi du projet collaboratif et des cycles itératifs, les approches agiles sont parfaitement adaptées pour conduire son projet en restant adaptable. À tout instant, restez ouvert et tenez-vous prêt à ajuster les plans si nécessaire. Ne voyez pas ça comme un échec ou une faiblesse, mais comme une faculté de résilience bienvenue.
Afin de motiver vos collaborateurs et préserver la performance tout au long du projet, maintenez une communication transparente. L’ensemble des parties prenantes doit être en mesure d’échanger aisément les informations via une suite dédiée au travail en équipe. De cette manière, vous aurez plus de facilité à identifier rapidement les problèmes et les risques afin de trouver des solutions collaboratives pertinentes et efficaces.
Faire face aux incertitudes pour atteindre vos objectifs
La gestion de projet ne peut en aucun cas faire l’impasse sur la gestion des risques et des incertitudes. Si vous faites le choix de les ignorer, cela ne vous empêchera pas d’être confronté à des difficultés en cours de projet. Pour cette raison, il est indispensable de mettre en place un plan d’action structuré composé d’étapes claires depuis l’identification des risques jusqu’à la prise en considération des incertitudes.
En adoptant la bonne méthodologie, vous gagnerez en efficacité et en sérénité. Peu importe les risques et les difficultés qui vous assaillent, votre préparation vous permettra d’y faire face et de relever les défis avec brio.
