Pour beaucoup d’entreprises, la communication au sein des équipes est un véritable challenge. Pourtant, bien communiquer est crucial pour le succès de vos projets et de votre entreprise en général. En effet, selon l’enquête Pulse of the profession 2018 réalisée par le Project Management Institue (PMI), une mauvaise communication fait partie des cinq principales causes de l’échec d’un projet.
Selon une étude de Capterra, 44% des entreprises estiment que la communication améliore la qualité du produit final et 66% indiquent utiliser un logiciel de gestion de projet pour communiquer avec leurs clients.
En revanche, l’absence de communication peut avoir des conséquences néfastes sur le bon fonctionnement de l’équipe et la réussite du projet. Cela peut notamment causer des pertes de temps et d’argent, une baisse de la productivité, la confusion générale, la création de tensions ainsi qu’un désengagement et une perte de motivation des collaborateurs.
Parmi les problèmes de communications les plus fréquents en entreprise, on trouve :
- l’incompréhension ;
- le manque de clarté ;
- la quantité d’information diffusée ;
- le bon timing pour communiquer ;
- l’absence de politique de communication précise.
Pour éviter les différents désagréments causés par un problème de communication, suivez ces 6 conseils pour améliorer la communication sur vos projets.
Mettre en place un plan de communication
Pour être certain de communiquer toutes les informations essentielles aux bonnes personnes de la meilleure façon possible, il est important de rédiger un plan de communication qui résume tous ces aspects.
Un plan de communication efficace se prépare en cinq étapes.
- Définir les objectifs : Pourquoi voulez-vous communiquer ? Quelles informations souhaitez-vous transmettre ? Commencez par définir des objectifs précis tels qu’informer sur la progression du projet, faciliter la prise de décisions ou fédérer l’équipe projet.
- Identifier les cibles : qui doit recevoir les informations que vous souhaitez communiquer ? Votre audience inclut notamment l’équipe projet, le client, les différentes parties prenantes, les fournisseurs, etc.
- Déterminer les messages à communiquer : de quel type d’informations a besoin votre audience ? Le suivi du budget et du planning, les risques potentiels, les tâches en cours, les changements éventuels, etc.
- Elaborer les méthodes et la fréquence : quels outils de communication utiliser et à quelle fréquence ? Les réunions quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, des emails, des newsletters, des tableaux de bords, etc. Choisissez le meilleur moyen de transmettre les informations à vos cibles.
- Evaluer les retombées : suivez et analysez l’efficacité de votre plan de communication à l’aide de KPI et en sollicitant les retours de votre audience, puis faites les ajustements nécessaires.
Clarifier les rôles de chacun
Pour éviter la confusion, les incompréhensions voire les tensions, il est indispensable de clarifier les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe dès le lancement du projet. Pour cela, vous pouvez vous aider de la matrice RACI.
Être à l’écoute
En tant que chef de projet, vous devez favoriser les échanges au sein de l’équipe et encourager vos collaborateurs à vous faire part de leurs doutes et de leurs problèmes. Discuter ensemble des difficultés rencontrées lors de la réalisation d’un projet est un excellent moyen de les résoudre.
Cela doit fonctionner dans les deux sens. Si vous avez des critiques (positives ou négatives) à formuler concernant le travail de certains de vos collaborateurs, vous devez leur en parler ouvertement afin qu’ils puissent s’améliorer.
Communiquer clairement et avec tact
S’il est important de bien communiquer pour éviter les tensions et les non-dits, il est indispensable de savoir y mettre les formes. Vous ne pouvez pas ouvertement dire à un collaborateur qu’il travaille mal. Cela pourrait avoir de terribles répercussions sur vos relations ainsi que sa motivation et son implication dans le projet.
Dites-lui plutôt que vous appréciez ses efforts et son implication, mais qu’il serait préférable qu’il modifie sa façon de travailler afin d’être encore plus efficace. Soutenez-le en lui proposant de l’aide ou des conseils. Favorisez les commentaires constructifs qui permettent un échange mutuel et garantissent le maintien d’une bonne relation avec vos collaborateurs.
Enfin, pour assurer l’efficacité de votre équipe, vous devez lui fournir les bonnes informations au bon moment. Soyez honnête et transparent avec vos collaborateurs. Si vous êtes trop vague ou si vous leur dissimulez des données, vous les empêchez de faire leur travail correctement.
Développer l’esprit d’équipe
Une bonne entente au sein de votre équipe favorise la communication et la collaboration. Développer la cohésion d’équipe permet d’avoir des collaborateurs motivés et engagés, solidaires les uns avec les autres.
Le fait de souder votre équipe et d’encourager les membres à mieux se connaître va améliorer la communication. Pour cela, créez des occasions de rassembler vos collaborateurs lors d’événements informels et amicaux, où ils peuvent se détendre ensemble loin des codes du travail. Organisez régulièrement des déjeuners d’équipe, pratiquez un sport ensemble une fois par semaine, allez boire un verre un vendredi soir par mois, etc. Les idées ne manquent pas pour briser la glace, créer du lien et entretenir de bonnes relations.
Utiliser une plateforme collaborative
Aujourd’hui, il existe une multitude de logiciels et d’applications pour vous aider à améliorer la communication et la collaboration au sein de vos équipes projet. La plateforme collaborative Wimi est un véritable atout pour favoriser les échanges et la diffusion d’informations entre vos collaborateurs.
En plus de faciliter la collaboration au sein de l’équipe et de vous aider à gérer plus facilement vos projets grâce à diverses fonctionnalités (gestion et suivi des tâches, diagramme de Gantt, calendrier, centralisation des documents, etc.), une telle solution favorise la communication entre les différentes personnes impliquées grâce à des outils de communication intégrés tels que la messagerie instantanée, la visioconférence, le partage de documents, etc.
De plus, il est possible de travailler hors connexion et sur n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone et tablette), ce qui constitue un véritable avantage pour les équipes dispersées géographiquement ou les collaborateurs en télétravail.
Conclusion
La communication est indispensable au bon fonctionnement d’une équipe et à la réussite de vos projets. En plus d’éviter les problèmes d’incompréhension, les non-dits et les mécontentements, une communication fluide et régulière permet de maintenir de bonnes relations entre vos collaborateurs, améliore leur implication et favorise la collaboration.
