Toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, possèdent et doivent gérer quotidiennement une grande variété de données, de documents et de fichiers.
Factures, emails et courriers divers, demandes de congés, contrats et fiches de paie, photos, vidéos, fichiers audio, etc., tous ces documents doivent être créés, numérisés, traités, diffusés aux bonnes personnes et stockés. Cela représente beaucoup de travail et de temps pour les services concernés. Et lorsqu’ils s’occupent de gérer leurs fichiers, vos collaborateurs ne peuvent pas se consacrer à des tâches plus importantes et atteindre leurs objectifs.
La transformation numérique a permis de gérer, d’organiser et de stocker tous les documents de manière électronique. Aujourd’hui, il existe plusieurs outils incontournables pour faciliter la gestion documentaire. C’est le cas des solutions GED (gestion électronique des documents) et DAM (Digital Asset Management ou gestion des actifs numériques). Si ces deux outils semblent identiques, ce n’est pas tout à fait le cas.
Dans cet article, on vous rappelle ce que sont un système GED et une solution DAM, et on vous explique ce qui les différencie.
Rappel : qu’est-ce qu’un outil de GED ?
Un logiciel de gestion électronique des documents est un système informatisé qui permet de gérer, classer et hiérarchiser de manière centralisée l’ensemble de vos documents et informations. Vous y retrouvez tous les formats de documents qui circulent dans votre entreprise : papier, Word, PDF, email, etc. Vos collaborateurs peuvent les traiter, les valider et les diffuser électroniquement, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Grâce à un système de GED, l’ensemble de vos données sont sécurisées et protégées contre d’éventuelles cyberattaques, des pannes ou des dégâts naturels (inondation, incendie, etc.). Enfin, vous pouvez retrouver rapidement un document que vous cherchez grâce à un système d’indexation et un moteur de recherche.
Rappel : qu’est-ce qu’une solution de DAM ?
Toutes les entreprises doivent gérer quotidiennement un nombre croissant de documents numériques et de fichiers multimédias tels que des images, des vidéos, des fichiers audio, etc. Un logiciel de gestion des actifs numériques (ou DAM) est devenu incontournable pour organiser, stocker et partager vos actifs numériques depuis une plateforme centralisée et sécurisée.
Ainsi, vos collaborateurs peuvent facilement accéder aux contenus numériques dont ils ont besoin, et ce, quels que soient le lieu où ils se trouvent et l’appareil qu’ils utilisent (ordinateur, smartphone ou tablette). Un moteur de recherche leur permet de trouver rapidement ce qu’ils cherchent. Ils sont ainsi plus efficaces et plus productifs.
A quoi servent ces deux systèmes ?
Les solutions GED et DAM ont la même fonction de base : la gestion de contenus. Toutes deux sont utilisées pour le stockage, l’organisation et le partage de documents de formats divers, le contrôle des accès, la gestion des différentes versions, l’indexation et la recherche des fichiers, et la sécurisation des informations.
Leur objectif principal est de faciliter l’accès et l’utilisation de vos données, documents et fichiers. Ainsi, vos collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher la commande d’un client, le logo actualisé de votre entreprise ou un article à valider.
Les bénéfices principaux de ce type d’outils sont, entre autres, le gain de temps, l’augmentation de la productivité et la standardisation des processus (classement des documents, validation et signature électroniques, etc.).
La différence entre GED et DAM
Vous l’aurez compris, ces deux systèmes vous permettent de gérer plus facilement vos actifs numériques et vos documents. Cependant, ils ont été conçus avec des objectifs différents. Ainsi, vous n’accomplirez pas les mêmes tâches selon si vous utilisez un logiciel de GED ou un logiciel de DAM.
La principale différence entre ces deux outils réside dans les mots « documents » et « actifs numériques » qui ne désignent pas la même chose, contrairement à ce que l’on pourrait penser.
- Les actifs numériques regroupent tous les fichiers électroniques que votre entreprise possède et qui peuvent être stockés sur des supports numériques (disque dur, serveur, cloud). On retrouve donc les contenus multimédias tel que les photos, vidéos, fichiers audio, les documents numériques ou encore les logiciels, sites web, applications, cryptomonnaie, etc.
- Les documents sont des pièces écrites donnant des renseignements divers ou servant de preuves (définition fr). Il s’agit principalement de documents à base de texte (Word, PDF, HTML, etc.) tels que des documents administratifs ou commerciaux, des articles, des factures, etc.
Outre la différence dans le type de contenu pris en charge, ces deux solutions de gestion documentaire sont utilisées pour différentes tâches.
- La solution GED peut servir à créer une variété de documents, à gérer et à transmettre la politique de l’entreprise et les procédures à suivre, à collaborer et à rédiger à plusieurs des articles ou des rapports. Elle peut aussi être utilisée dans les négociations contractuelles et les processus de déclaration (congés, notes de frais, etc.).
- Le logiciel DAM est privilégié par les équipes marketing car il facilite la collaboration et la gestion de campagnes publicitaires. Cependant, il peut être utilisé par l’ensemble des salariés de l’entreprise qui ont besoin d’accéder à des fichiers multimédias comme le logo de l’entreprise, des photos pour une brochure ou des graphiques pour illustrer une présentation.
Conclusion
En résumé, GED et DAM ont la même fonction principale : la gestion et le stockage de vos documents. Leur différence principale réside dans la nature des éléments pris en charge par chaque logiciel.
Votre entreprise peut donc utiliser à la fois une solution GED et une solution DAM pour gérer ses documents et ses actifs numériques. Ainsi, elle aura un système de gestion de documents complet et très performant.
