En gestion, les termes projet et programme sont parfois utilisés de manière interchangeable. Pourtant, cette simple confusion peut entraîner des erreurs coûteuses en termes de temps, de budget et de ressources. Afin de vous aider à garder le contrôle sur les objectifs et à conserver la cohérence de votre stratégie, nous vous présentons 6 différences incontournables entre projet et programme. Vous pourrez ainsi mieux structurer vos initiatives et optimiser vos chances de réussite.
Quelle est la définition d’un projet et d’un programme ?
Un projet est un engagement temporaire qui se concentre sur l’atteinte d’un objectif précis et la livraison d’un résultat spécifique. Il possède une date de démarrage et une date de fin, et il se termine lorsque l’objectif est atteint.
En gestion de projet, un programme est quant à lui un ensemble de projets ou de sous-projets, dépendants les uns des autres, qui contribuent à atteindre un même objectif. Ces projets sont en lien les uns avec les autres, et gérés de manière coordonnée afin d’obtenir des bénéfices qui ne pourraient pas être obtenus si chaque projet était géré individuellement.
Les différents projets composant un programme sont organisés de façon transversale dans une entreprise, c’est-à-dire que différents services collaborent ensemble à leur réalisation. En général, les programmes se focalisent sur l’atteinte de l’objectif global de l’entreprise, ou d’objectifs organisationnels ou techniques. Ils peuvent donc être mis en place dans la durée, et s’ils ont une date de début, ils n’ont pas toujours une date de fin.
Quelles sont les différences fondamentales entre un projet et un programme ?
Pour vous aider à mieux distinguer un projet d’un programme, voici les différences et les similitudes entre les deux.
La structure
Un projet est clairement défini avec un périmètre et des objectifs précis alors qu’un programme tend à avoir des contours plus incertains à cause de la multitude de projets dont il se compose. L’équipe qui travaille sur un programme est plus importante, car elle se compose de tous les chefs de projet et leurs équipes projet.
L’effort
Le projet ne demande qu’un effort simple et concentré pour atteindre un objectif spécifique. Un programme est un ensemble de projets qui sont complémentaires et dont chacun participe à l’atteinte de l’objectif global du programme. Ce dernier nécessite donc un plus gros effort de gestion et une plus grande concentration pour s’assurer que la planification du programme prend en compte les contraintes spécifiques de chaque projet, et que la progression du programme se déroule sans encombre et sans redondance.
La durée
La durée d’un projet peut varier, mais il est rare qu’il dure plusieurs années. Les programmes tendent au contraire à être plus longs que les projets, car ils dépendent de la durée des différents projets qui les composent, ceux-ci ne démarrant et ne terminant pas forcément en même temps. De plus, un programme fournira un plus grand nombre de livrables, ce qui nécessite plus de temps. Enfin, du fait de leur longueur, les programmes sont généralement divisés en plusieurs phases qui s’étalent dans le temps, ce qui est rarement le cas des projets.
Le changement
Le chef de projet est préparé au changement et met en place des processus pour s’assurer que les changements sont bien gérés et ne nuisent pas au déroulement du projet. Le chef de programme accepte et s’adapte au changement afin d’optimiser la livraison des bénéfices.
Les bénéfices
L’objectif d’un projet est de fournir un livrable à la fin (un produit ou un service) comme un nouveau logiciel ou une maison, c’est-à-dire quelque chose de tangible. Un programme vise à atteindre un résultat, un aboutissement, quelque chose qui n’est pas forcément tangible comme l’augmentation de la satisfaction des clients, une diminution du turnover ou un changement de culture dans l’entreprise. L’ensemble des livrables de tous les projets (produits et/ou services) contribue à atteindre le résultat du programme.
Le succès
L’efficacité et le succès d’un projet se mesurent par la qualité des livrables, le respect des délais, le maintien du budget et la satisfaction du client, mais aussi grâce à différents indicateurs (ou KPI). La réussite d’un programme est évaluée par sa capacité à fournir à l’entreprise les résultats et les bénéfices attendus.
Quels sont les acteurs impliqués dans un projet et un programme ?
Dans la gestion de projets et de programmes, plusieurs acteurs clés interviennent, chacun avec des rôles et des responsabilités distincts. Il est important de bien comprendre les différences entre un chef de projet et un responsable de programme.
Le chef de projet est responsable de la planification, de l’exécution et de la clôture d’un projet spécifique. Ses responsabilités vont de la définition des objectifs et des livrables à direction de l’équipe projet en passant par la gestion des risques et la communication avec les parties prenantes.
Le responsable de projet quant à lui supervise un groupe de projets interdépendants, qui contribuent de manière globale à un objectif plus large. Par conséquent, son rôle est de définir la vision, la stratégie et les objectifs du programme. Il coordonne les projets et les équipes associées et gère les dépendances entre les projets.
Bien sûr, d’autres acteurs sont impliqués dans un projet ou un programme selon la taille et la complexité de l’initiative. Vous pouvez ainsi retrouver un commanditaire, des collaborateurs au sein des équipes de projet ainsi que différentes parties prenantes comme les clients, les fournisseurs ou d’autres employés de l’entreprise.
Voici un tableau qui résume les principales différences :
| Caractéristique | Chef de projet | Responsable de programme |
| Portée | Projet unique | Programme (plusieurs projets) |
| Orientation | Opérationnelle | Stratégique |
| Objectif | Livrer le projet dans les délais, en respectant le budget et les spécifications | Atteindre les objectifs du programme |
| Responsabilités | Planification, exécution, suivi et clôture du projet | Définition de la vision, coordination des projets, gestion des risques au niveau du programme |
Chef de projet VS chef de programme : Quel est le rôle adapté à votre équipe ?
Choisir le bon profil en fonction de la problématique rencontrée est essentiel pour la réussite de vos initiatives.
Le chef de projet est le plus adapté si vous avez un projet unique et bien défini, avec des objectifs précis et une portée limitée dans le temps. C’est notamment le cas lors d’un lancement de produit ou de la mise en place d’un système informatique.
Le chef de programme est pertinent lorsque vous avez un ensemble de projets interdépendants qui concourent à un objectif stratégique commun. La transformation digitale d’une entreprise ou le développement d’une nouvelle gamme de produits sont des exemples d’initiatives où ce rôle est indispensable.
Les compétences et qualités essentielles pour manager des projets et des programmes
Manager des projets et des programmes requiert un ensemble de compétences et de qualités spécifiques pour mener à bien les objectifs fixés.
Ces deux professionnels doivent avoir des compétences en gestion de projet, en communication et en résolution de problèmes. Parmi les qualités essentielles nécessaires à leur réalisation de leurs tâches, nous pouvons citer notamment l’organisation, le travail en équipe, le sens de l’écoute ainsi qu’une bonne résistance au stress.
Les outils indispensables pour gérer efficacement un projet ou un programme
Gérer un projet ou un programme requiert une organisation sans faille et une communication fluide. Heureusement, des outils digitaux existent pour faciliter la vie des chefs de projet.
En premier lieu, il est nécessaire de visualiser l’ensemble des tâches du projet, leur dépendance et leur chronologie. Pour ce faire, Wimi vous propose de réaliser des diagrammes de Gantt. Vous pouvez aussi centraliser et partager les tâches au sein de l’équipe afin d’effectuer un suivi en temps réel et une priorisation efficace des tâches.
L’agenda partagé sur la plateforme Wimi est idéal pour coordonner les disponibilités de l’équipe et planifier les réunions efficacement. Ceci permet de gagner du temps et d’optimiser la communication entre les collaborateurs.
En choisissant les outils adaptés à vos besoins et en les utilisant efficacement, vous augmenterez vos chances de succès et mènerez vos projets à bien. La solution tout-en-un Wimi vous aide à atteindre les objectifs de vos projets ou programmes via une multitude d’outils spécialisés tels que la gestion de documents partagés, le stockage en ligne ou les outils de reporting.
