Depuis la pandémie et le premier confinement, notre manière de travailler a été profondément bouleversée. Le télétravail s’est imposé et a entraîné dans son sillage une véritable révolution au sein des entreprises. Désormais, plus besoin d’être au bureau pour collaborer, il suffit d’être équipé d’un appareil connecté à Internet pour réaliser ses tâches où que l’on se trouve : en déplacement, chez un client, à la maison, dans un espace de coworking, etc.
Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises veulent mettre en place un environnement de travail numérique facilement accessible qui va plus loin qu’un simple outil collaboratif en ligne. C’est ce que l’on appelle la digital workplace. Explications dans cet article.
Qu’est-ce qu’une digital workplace ? – Définition
En français, le terme « digital workplace » se traduit par « lieu de travail numérique ». Il s’agit d’un espace virtuel sécurisé, basé sur le cloud, depuis lequel tous les collaborateurs d’une entreprise peuvent accéder à leurs documents et joindre leurs collègues, exactement comme s’ils étaient à leur bureau physique dans les locaux de leur entreprise. La digital workplace est accessible partout, à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté au web (ordinateur, smartphone et tablette).
Cet espace de travail numérique mis à la disposition des employés regroupe l’ensemble de vos documents individuels ou collectifs ainsi que toutes les informations dont vous avez besoin pour travailler efficacement au quotidien. Vous pouvez y réaliser vos tâches, définir vos objectifs et votre planning, suivre les actualités essentielles de l’entreprise, communiquer et collaborer avec votre équipe, vos partenaires, vos fournisseurs et même vos clients.
Auparavant, il fallait jongler en permanence entre ses différentes applications et outils de communication, tels que la messagerie instantanée, la boîte mail, le réseau social de l’entreprise, le calendrier, les solutions de réunions virtuelles ou encore le logiciel de gestion de projet. Désormais, ils sont tous centralisés et interconnectés sur une plateforme unique, ce qui vous permet d’être plus efficace et productif.
La chasse aux idées reçues
Pour y voir plus clair et mieux comprendre le concept de « digital workplace », on vous aide à démêler le vrai du faux.
Intranet Vs digital workplace, c’est la même chose
Faux. L’intranet est le réseau informatique interne à l’entreprise. Il est privé et réservé exclusivement aux salariés qui peuvent y échanger des documents et des informations dans un environnement sécurisé. C’est une source d’information centralisée : on peut y retrouver l’actualité de l’entreprise, mais il n’est pas possible d’accéder à ses projets, ni de collaborer.
Aujourd’hui, la digital workplace englobe l’intranet et offre un environnement de travail tout-en-un qui favorise la communication et le travail collaboratif entre l’ensemble des employés, les différents services, voire les différents sites d’une même entreprise.
Toutes les entreprises peuvent avoir une digital workplace
Vrai. Peu importe la taille de votre entreprise, il est tout à fait possible de créer un espace de travail numérique qui rassemble tous les moyens de communication, de collaboration et de partage de connaissance pour optimiser l’efficacité de vos employés, où qu’ils se trouvent.
Pas besoin de digital workplace, nous utilisons déjà un outil ou un logiciel de collaboration
Faux. Un outil de collaboration permet, comme son nom l’indique, de collaborer en temps réel. La digital workplace est bien plus qu’une simple solution de collaboration. Elle regroupe sur un portail unique toutes sortes d’applications que vous utilisez au quotidien pour gérer vos projets, optimiser les processus, automatiser les tâches répétitives, communiquer avec votre équipe, partager des données, etc.
Quelles différences entre un portail d’entreprise et une digital workplace ?
Un portail d’entreprise est une plateforme intranet avec une interface unique, qui rassemble une grande quantité de ressources, d’informations et de données de l’entreprise (documents, rapports, articles de presse, e-mails, forum de discussion, etc.) classées par thèmes, auxquelles les salariés de l’entreprise ont accès.
Quant à la digital workplace, il s’agit d’un espace de travail numérique, une plateforme collaborative sur laquelle les salariés retrouvent tous leurs documents, fichiers et outils. Ils peuvent échanger et collaborer avec leurs collègues, organiser leur travail et même communiquer avec leurs clients et partenaires externes et ce, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Les avantages de la digital workplace
Vous vous demandez pourquoi vous avez besoin d’un espace de travail numérique ? Découvrez les nombreux avantages qui rendent la digital workplace incontournable.
Une meilleure collaboration
Depuis la crise sanitaire, les habitudes de travail ont évolué. Entre les employés en télétravail, ceux régulièrement en déplacement et les équipes dont les membres travaillent depuis des sites différents, produire du contenu et atteindre divers objectifs ensemble peut être un vrai challenge. La mise en place d’une digital workplace favorise la collaboration en fournissant un espace de travail virtuel commun auquel chacun peut se connecter, quel que soit le lieu où il se trouve.
Prise en main intuitive, centralisation des données, partage de documents, interactions en temps réel, mobilité, intégration possible sur divers appareils mobiles, sécurité des données personnelles de l’entreprise, la digital workplace fournit un environnement de travail qui encourage les usages et améliore l’expérience. Et pour encore plus de facilité, vous pouvez même y intégrer vos clients et partenaires.
Un gain de temps
Messagerie instantanée, boîte mail, visioconférence, gestionnaire de tâches, gestion documentaire, agenda partagé, to-do list, etc., actuellement le nombre d’applications que nous utilisons au travail ne cesse d’augmenter. Si elles sont censées améliorer notre efficacité, le fait de passer de l’une à l’autre toute la journée nous fait perdre un temps précieux. Une étude a d’ailleurs révélé que plus de deux tiers des employés perdaient jusqu’à 60 minutes par jour à jongler entre les différentes applis.
Dans une approche holistique, la digital workplace centralise tous les outils et applis que vous utilisez au même endroit, ce qui vous permet d’y accéder plus facilement et rapidement. Ainsi, vous gagnez du temps et vous êtes plus productif.
L’avenir du travail à distance
En France, le télétravail commençait seulement à se développer dans certaines entreprises. Mais la pandémie de coronavirus a complètement changé la donne et a poussé les entreprises à adopter le travail à distance en urgence pour maintenir leur activité. Aujourd’hui, on sait que cette tendance est faite pour durer. Télétravail total ou partiel, désormais l’utilisateur devrait avoir le choix.
La digital workplace est le moyen incontournable de garantir le rendement de vos équipes, qu’elles soient en télétravail, en présentiel, ou les deux. Les plateformes existent et ont un effet positif sur l’efficacité au travail.
Des collaborateurs satisfaits
Aujourd’hui, les salariés sont exigeants, et ont des besoins et des attentes spécifiques. Ils attendent d’une entreprise qu’elles leur fournissent un environnement de travail dynamique, flexible et innovant qui favorise leur bien-être autant que leur productivité. Si l’entreprise ne les satisfait pas, ils n’hésitent pas à voguer vers de nouvelles aventures.
Avec la digital workplace, vous répondez aux attentes de vos employés. L’accès à l’information est facilité, et ils peuvent collaborer n’importe où et n’importe quand, du moment qu’ils sont connectés à Internet. Selon Deloitte, mettre en place un environnement de travail numérique permettrait d’augmenter la rétention des employés de 3 %.
Partage de connaissances
Au sein d’une entreprise, la digital workplace contribue à faciliter le partage des connaissances et l’apprentissage entre pairs pour ainsi développer l’intelligence collective. Comment ? En rendant accessible sur un même espace de travail, l’ensemble des outils, applications et logiciels que les salariés peuvent utiliser pour entrer en contact et collaborer ensemble.
Par exemple, depuis la digital workplace, vous pouvez accéder au réseau social d’entreprise (RSE) en quelques clics. Cela vous permet de facilement contacter un salarié qui travaille dans un service différent ou sur un projet en particulier, et de lui demander des informations spécifiques, relatives à son domaine d’expertise.
Via les groupes de discussion, les collaborateurs peuvent parler des problèmes qu’ils rencontrent au quotidien, et demander conseils à d’autres salariés. Grâce à l’annuaire ou à la messagerie instantanée, ils peuvent directement solliciter l’aide ou les conseils d’une personne qualifiée sur un sujet particulier. Ils peuvent également demander à être rapidement formé sur un logiciel ou un outil spécifique, sans passer par une procédure formelle auprès du service RH, ce qui peut parfois les décourager.
Les fonctionnalités clés d’une solution Digital Workplace
Voici quelques aspects à prendre en compte pour choisir votre solution de digitale workplace, créer une expérience collaborateur remarquable et aider votre organisation à réussir sa transformation numérique avec l’adoption de nouvelles technologies.
Des outils pour travailler
Un collaborateur heureux et efficace est un collaborateur qui accède facilement à ses outils de travail. De l’édition au partage de fichiers en passant par la gestion de projet, votre digital workplace doit centraliser toutes les briques de productivité afin de maximiser l’efficacité et l’intégration de nouveaux talents.
Des outils pour communiquer
La communication est un facteur clé de la réussite d’une organisation. Votre digital workplace doit embarquer des fonctionnalités de messagerie instantanée, de visioconférence et de réseau social. Ainsi, vos équipes disposeront d’un panel large pour avoir accès à l’information et partager des connaissances.
Une gestion fine des droits d’accès
La question de la sécurité est un point central dans la mesure où la digital workplace embarque tous les collaborateurs de votre organisation (et parfois même des partenaires externes). Vous devez pouvoir facilement gérer des droits d’accès et cloisonner vos différents outils en fonction de la sensibilité des données.
Une accessibilité depuis tous supports
Les modes de travail évoluent. Le travail hybride (mix entre physique et télétravail) semble se démarquer. Ces nouveaux modèles impliquent que votre digitale workplace soit accessible depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur) et depuis n’importe quel endroit (bureau, maison, coworking).
La digital workplace existe-t-elle vraiment à l’heure actuelle en France ?
En 2021, la France comptait 190 startups digital workplace (dont Wimi fait partie) selon le radar des startups Digital Workplace de Wavestone. Ce chiffre a presque doublé par rapport à 2019, ce qui montre bien que ce type de plateforme collaborative est en plein essor dans l’Hexagone.
En effet, aujourd’hui, avec la transformation numérique, les entreprises françaises ont bien compris que pour améliorer l’efficacité, la productivité et l’expérience de leurs collaborateurs, elles devaient moderniser leurs équipements et leur fournir des outils numériques adaptés et performants.
De plus, les confinements à répétition et le recours au télétravail ont permis de populariser les plateformes collaboratives telles que la digital workplace. Selon une enquête réalisée au printemps 2020 par Archimag auprès de 105 organisations françaises, 57 % d’entre elles reconnaissent que leur regard et l’idée qu’elles se faisaient sur la digital workplace ont changé de manière positive depuis le confinement.
Désormais, visioconférence, messagerie instantanée et partage de documents sont devenus les outils indispensables pour faciliter la collaboration entre les équipes dispersées ou les salariés en télétravail. Et tous ces outils sont accessibles à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté à Internet grâce à la digital workplace.
6 digital workplace 100% made in France
Découvrez les six principales digital workplace françaises disponibles sur le marché.
Wimi
Startup française ambitieuse, Wimi est une suite collaborative qui concentre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour travailler efficacement en équipe : gestion de projets, messagerie instantanée, agenda partagé, appels audio et vidéo, sans oublier l’intégration de vos applications préférées. Wimi optimise la gestion de vos projets, fluidifie les échanges, favorise le travail à distance et améliore votre productivité. Et tout cela en toute sécurité puisque vos données sont hébergées en France.
Jamespot
Jamespot est une solution collaborative entièrement personnalisable qui s’adapte aux spécificités de chaque organisation et permet de dynamiser la communication interne et les échanges au sein de chaque entreprise.
Accédez à votre messagerie, créez et éditez vos documents, organisez des visioconférences et gérez vos projets depuis une plateforme unique. Jamespot s’intègre avec les outils déjà en place dans votre entreprise, comme Office 365, et le store propose une centaine d’applications métier afin de configurer votre digital workplace selon votre définition de besoins et vos objectifs.
Lumapps
LumApps offre un espace de travail qui s’intègre entièrement à l’ensemble de vos outils professionnels et votre suite collaborative préférée (Microsoft 365 ou Google Workspace). Vous pouvez personnaliser cette plateforme afin qu’elle corresponde à l’image de votre entreprise.
La solution LumApps encourage la collaboration, facilite la communication interne et les échanges, améliore la productivité et permet de connecter tous les employés et les utilisateurs, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Talkspirit
Talkspirit permet à vos collaborateurs d’éviter de jongler entre leurs différents outils, d’améliorer leur efficacité et de retrouver toutes les informations dans un même espace sécurisé. Cette plateforme collaborative vous aide à renforcer la cohésion et l’engagement en facilitant la communication interne et en fluidifiant les échanges. Grâce à de multiples fonctionnalités, Talkspirit permet à vos salariés de mieux collaborer ensemble au quotidien.
Jalios
Editeur français reconnu dans les domaines de la digital workplace, du réseau social d’entreprise et de l’intranet, Jalios est une offre complète, modulaire et évolutive qui vous accompagne dans votre transformation digitale et vous aide à collaborer efficacement en équipe.
Cette plateforme collaborative s’intègre à votre suite bureautique, à votre messagerie ainsi qu’à d’autres outils déjà en place pour bâtir un espace de travail unique et personnalisé. Le travail est simplifié et vos collaborateurs sont plus performants.
Atos
Atos a fait du « Digital Workplace » un axe stratégique et aide ses clients à recueillir tous les bénéfices d’une sphère de travail digitalisé : interactions fluidifiées, décloisonnement des processus, expérience utilisateur moderne, sécurité moins contraignante et plus efficace, coûts maîtrisés.
Atos a développé une offre de bout en bout, du conseil et design aux solutions commerciales et sectorielles, pour transformer l’expérience des utilisateurs. Son offre s’appuie sur un écosystème de partenariats optimisé.
Quelles sont les missions d’un digital workplace manager ?
Tout d’abord, le digital workplace manager doit accompagner l’entreprise dans son projet de mise en place d’une digital workplace. Pour cela, il l’aide à identifier ses besoins, à choisir la solution de digital workplace adéquate, à intégrer les différents outils et applications en fonction des services, etc. Le digital workplace manager doit également élaborer la charte d’utilisation de la plateforme ainsi que les politiques de gestion du contenu et de sécurité des données.
Ensuite, une fois que la plateforme collaborative est opérationnelle, son rôle est de gérer et d’administrer de façon efficace la digital workplace afin de garantir un haut niveau de qualité et de performance. Il est notamment en charge d’organiser des formations pour le personnel, mais aussi de définir et de suivre les indicateurs afin de s’assurer que la plateforme est bien utilisée par les salariés (taux d’usage, d’engagement et d’efficacité).
Espace de travail numérique tout-en-un, la digital workplace est une solution aboutie pour rendre les salariés plus efficaces et productifs, quel que soit l’endroit où ils travaillent.
Elle fait partie des technologies qui vont permettre à vos équipes (tous métiers confondus) de vivre une expérience de travail optimale. La mise en place de cette solution répond à de nombreux enjeux et repose sur la définition de points clés que nous précisons ici.
