En gestion de projet comme dans n’importe quel autre domaine, la création de documentation est essentielle. En effet, ces documents permettent de conserver une trace écrite de ce que vous devez ou avez déjà fait sur le projet.
Les responsabilités de chacun, les tâches à accomplir, les directives à suivre, les objectifs à atteindre, le budget à respecter, etc., toutes ces précieuses informations sont consignées dans des documents spécifiques. Ainsi documentées, ces données facilitent la gestion de projet en permettant un suivi précis et en évitant les erreurs, les doutes et les malentendus.
Découvrez les informations qu’il est indispensable de documenter ainsi que les 7 documents de projets essentiels pour la réussite de vos projets.
Quels éléments faut-il documenter ?
Pour le chef de projet et son équipe, il est important de garder une trace écrite de tous les aspects du projet sur lequel ils travaillent. Ce processus de documentation doit se dérouler tout au long du cycle de vie du projet. Même si ce travail peut sembler fastidieux et chronophage, il est indispensable au succès de vos projets car il vous permettra d’être plus efficace et de gagner du temps, notamment lorsque vous cherchez une information précise.
Voici les éléments que vous devez impérativement documenter lors de la gestion de vos projets.
- Tout ce qui a un lien avec le client: ses requêtes, ses demandes de changement, les décisions prises, les comptes-rendus de réunions, etc. Le fait de consigner toutes les discussions et les demandes de votre client vous aide à dissiper les doutes ou à résoudre un litige concernant une décision. N’oubliez pas chaque fois d’indiquer la date, l’heure et les personnes impliquées pour éviter tout malentendu.
- Les informations légales: certains projets nécessitent des informations spécifiques qui doivent être vérifiées par le service juridique de votre entreprise ou de votre client. Renseignez-vous au préalable afin de rassembler ces informations dès le démarrage du projet et veillez à ce qu’elles soient disponibles dès que les équipes juridiques en font la demande.
- Les informations de base du projet : il s’agit de préciser la raison d’être du projet et comment celui-ci va se dérouler. Cela inclut le ou les objectifs du projet, le planning, les différents jalons, le budget, les délais à respecter, les directives à suivre, etc. En cas de doutes, les membres de l’équipe projet pourront consulter ces informations à tout moment. Elles sont également indispensables pour briefer une nouvelle personne qui intègre l’équipe projet en cours de route.
- L’ensemble des changements apportés au projet : un projet reste rarement comme il a été initialement défini. Il est souvent soumis à des changements pour diverses raisons (restrictions de budget, demandes variées de la part du client, diminution ou augmentation des ressources, adaptation au marché, etc.). Il est donc important de documenter l’ensemble des modifications effectuées et les raisons qui ont conduit à ces changements.
Les 7 documents de projet indispensables
Voici 7 documents de projets essentiels que le chef de projet et son équipe doivent rédiger.
1. L’étude d’opportunité
Egalement appelé note d’opportunité ou business case en anglais, ce document est une sorte d’étude de faisabilité réalisée avant le démarrage du projet afin de s’assurer de sa viabilité, et de convaincre le client ou l’entreprise de mener à bien le projet.
L’étude d’opportunité sert à valider la raison d’être du projet, le contexte, sa pertinence et les bénéfices attendus en prenant en compte les moyens et les coûts engagés. Elle permet d’autoriser ou non le projet, et elle est utilisée en fin de projet pour évaluer si les objectifs ont bien été atteints.
2. La charte de projet
Il s’agit d’un document formel, assez succinct qui présente de façon détaillée les grandes lignes du projet. La charte du projet décrit les principaux aspects du projet tels que les objectifs, la portée du projet, les résultats attendus et les parties prenantes. Elle est utilisée tout au long de la durée du projet, notamment afin de contrôler les changements apportés au projet initial.
3. Le plan de projet
Le plan de projet est plus élaboré que la charte de projet. Il s’agit de la feuille de route qui détermine la manière dont le projet doit être piloté par le chef de projet. Il est rédigé en s’appuyant sur le cahier des charges qui définit les besoins et les exigences du client.
On y trouve les informations suivantes :
- les objectifs à atteindre ;
- les différents jalons ;
- les résultats attendus à chaque étape ;
- les ressources nécessaires ;
- les participants ainsi que leur rôle et leurs responsabilités ;
- le budget alloué ;
- les délais à respecter ;
- le calendrier du projet ;
- les tâches à exécuter.
L’objectif du plan de projet est d’aider le chef de projet et son équipe à rester sur la bonne voie.
4. Le plan de communication projet
La communication est essentielle pour la réussite d’un projet, qu’il s’agisse de la communication externe avec le client ou les autres parties prenantes, et de la communication interne au sein de l’équipe projet. Bien communiquer permet d’éviter les malentendus, les incompréhensions et les non-dits qui peuvent nuire aux relations et au succès du projet.
Le plan de communication projet est indispensable pour mettre en place une communication efficace et transparente entre l’ensemble des acteurs du projet, et durant toute la durée du projet. Il permet de définir les éléments que vous souhaitez communiquer, à qui, quand et comment.
5. Le plan de gestion des risques
En gestion de projet, le risque zéro n’existe pas. Vous devez donc prévoir un document qui identifie les risques potentiels auxquels le projet peut être confronté et qui évalue leur impact ainsi que la probabilité qu’ils se produisent.
Le plan de gestion des risques prévoit la manière dont l’équipe projet anticipe ces risques et les actions prévues pour les éliminer, réduire ou corriger leurs effets négatifs sur le projet.
6. Le calendrier du projet
Voici un document projet incontournable pour gérer efficacement son temps. Le calendrier du projet liste l’ensemble des tâches à réaliser, leur durée et les ressources allouées, les différents jalons ainsi que les livrables du projet. Il indique également la date de début du projet ainsi que la date de fin prévue.
7. Le rapport de clôture du projet
La clôture d’un projet doit être soigneusement documentée afin de ne rien oublier. C’est le moment du bilan. Vous devez alors rédiger un dernier document : le rapport de clôture de projet.
Ce document est important car il permet, entre autres, de :
- confirmer la livraison des livrables au client ;
- clôturer les comptes et les contrats en lien avec le projet ;
- évaluer le succès ou l’échec du projet ;
- gérer le partage et le transfert des connaissances ;
- archiver la documentation projet ;
- mesurer la satisfaction des parties prenantes.
De plus, la rédaction de ce dernier document de projet est l’occasion de tirer profit de ce que vous et votre équipe avez appris au cours de ce projet.
