Lancer et mener à bien un projet peut rapidement se transformer en un véritable casse-tête. Entre les délais à respecter, les ressources à gérer et les imprévus qui surgissent, il est facile de se sentir dépassé et de perdre le contrôle. Ce manque d’organisation peut engendrer stress, frustration et perte de temps. Les objectifs s’éloignent, la motivation s’effrite et le projet risque de dévier de sa trajectoire initiale, voire d’échouer.
Heureusement, il existe une solution simple et efficace pour garder le cap : la mise en place d’une documentation de projet complète et structurée. En utilisant le bon document de gestion de projet, vous pourrez clarifier vos objectifs, planifier vos actions, suivre votre progression et communiquer efficacement avec votre équipe. Découvrez dès maintenant les 7 documents incontournables pour piloter vos projets avec succès et atteindre vos objectifs sereinement.
Qu’est-ce qu’un document de gestion de projet ?
Un document de gestion de projet est un support formalisé utilisé pour planifier, organiser, exécuter, suivre et clôturer un projet. Ce document peut prendre des formes variées telles qu’un texte, un tableau, une image ou bien encore un graphique.
Pourquoi avez-vous besoin d’une documentation de projet ?
La documentation de projet est essentielle à la réussite de tout projet, quelle que soit sa taille ou sa complexité. Cette documentation va permettre d’améliorer la communication et la collaboration en centralisant les informations et en garantissant que l’ensemble des parties prenantes aient accès à une source d’information commune et fiable. De plus, elle permet d’identifier et de documenter les risques inhérents au projet dès les premières phases. À chaque étape, la documentation est ensuite indispensable pour prendre des décisions éclairées, identifier les tendances et apporter les ajustements nécessaires.
Une documentation est aussi un excellent moyen d’améliorer les processus au fil des projets. Elle fournit en effet un référentiel de connaissances qui peut être exploité dans un second temps pour former les nouveaux membres de l’équipe ou assurer la cohérence entre les différents projets.
Quels sont les types de documentation nécessaires dans un projet informatique ?
Au sein d’un projet informatique, la documentation permet de suivre les progrès ou communiquer efficacement comme dans un projet classique, mais aussi d’assurer la maintenance du système une fois qu’il est opérationnel.
La documentation de la planification et de gestion intègre alors des éléments tels que la charte du projet, le plan de projet ou le plan de communication. Cependant, le secteur informatique doit intégrer en sus une documentation sur la conception (architecture du système, conception de la base de données et de l’interface utilisateur), la documentation de développement (code source, documentation des API) ainsi que la documentation utilisateur (manuel d’utilisation, tutoriels ou FAQs) et la documentation de maintenance (journal des modifications et documentation de dépannage).
Comment gérer votre projet ?
Pour votre projet, vous pouvez opter pour différentes approches de gestion de projet. L’approche de projets autonomes est un processus continu. En suivant des procédures établies en amont, vous pouvez assigner des ressources connues pour réaliser les tâches. Ces projets sont relativement simples. Par conséquent, le chef de projet peut opérer de manière autonome.
Dans le cas des projets inscrits au sein d’un programme, plusieurs projets sont gérés au sein d’un groupe de projets, ce qui permet de planifier globalement votre stratégie. Notez cependant qu’une gestion coordonnée de l’ensemble des projets est nécessaire et que le responsable de chaque projet doit interagir efficacement avec le chef de programme.
Encore plus complets, les portefeuilles de projets sont utilisés pour gérer de front plusieurs programmes. Ils sont pertinents pour les entreprises de grande envergure qui sont en mesure de coordonner des ressources humaines et financières importantes.
Quelles sont les phases d’un processus de documentation de projet ?
- 1ère étape : avant-projet ou initialisation du projet. C’est celle de la définition des objectifs et de la portée du projet. Le document incontournable est alors le cahier des charges qui va permettre de formaliser les points essentiels.
- 2ème étape : préparation ou planification du projet. L’objectif est alors de décomposer le projet et définir les jalons essentiels. Le plan de projet ou le plan de communication sont alors rédigés.
- 3ème étape : l’exécution du projet. Cela désigne la mise en œuvre du plan de projet. L’équipe réalise les tâches et un suivi scrupuleux est alors mis en place. Les documents clés sont les rapports réguliers sur l’avancement du projet.
La phase de post-achèvement ou de clôture est indispensable pour vous assurer notamment que les livrables répondent bien aux exigences définies au début du projet. Le rapport d’achèvement du projet et la documentation technique des livrables font partie des documents de cette phase finale.
Comment rédiger un cahier des charges pour un projet ?
Le cahier des charges est un document fondamental au sein de votre documentation. Ce document va servir de feuille de route et de référence commune à toutes les parties prenantes, il doit donc être réalisé avec soin.
Commencez par présenter le projet avec son objectif, le contexte et les résultats attendus. Notez les contraintes et les exigences, sans oublier les livrables et les critères qui permettront de les valider.
Attardez-vous sur la définition des rôles et responsabilités de chaque partie prenante afin de garantir une gouvernance fluide et performante tout au long du projet.
Comment utiliser efficacement un modèle de documentation en gestion de projet ?
Utiliser efficacement un modèle de documentation peut améliorer l’organisation et la communication au sein de l’équipe. Pour s’assurer d’être sur la bonne voie, suivez ces quelques bonnes pratiques.
- Choisissez un modèle de document adapté à votre projet et n’hésitez pas à vous inspirer d’exemples.
- Standardisez le processus afin de déployer un processus documentaire clair et concis. Pour ce faire, impliquez l’équipe pour recueillir leurs commentaires sur l’utilité et la pertinence du modèle.
- Centralisez la documentation et facilitez la collaboration en exploitant le potentiel de plateformes de travail collaboratif comme Wimi. Vous gagnerez ainsi en efficacité et en fluidité.
Quelles sont les sections à inclure ?
Chaque document de projet que vous allez inclure au sein de votre documentation doit intégrer nécessairement certaines sections.
Commencez par décrire votre document en définissant son objectif et son public cible. Notez le chemin d’accès de manière précise ainsi que les droits d’accès au document.
Ensuite pour chaque document, n’oubliez pas de déterminer les livrables associés, sans oublier le nom du responsable, son rôle et ses responsabilités par rapport à ce document.
Quels éléments faut-il documenter ?
Pour le chef de projet et son équipe, il est important de garder une trace écrite de tous les aspects du projet sur lequel ils travaillent. Ce processus de documentation doit se dérouler tout au long du cycle de vie du projet. Même si ce travail peut sembler fastidieux et chronophage, il est indispensable au succès de vos projets, car il vous permettra d’être plus efficace et de gagner du temps, notamment lorsque vous cherchez une information précise.
Voici les éléments que vous devez impérativement documenter lors de la gestion de vos projets.
- Les informations de base du projet : il s’agit de préciser la raison d’être du projet et comment celui-ci va se dérouler. Cela inclut le ou les objectifs du projet, le planning, les différents jalons, le budget, les délais à respecter, les directives à suivre, etc. En cas de doute, les membres de l’équipe projet pourront consulter ces informations à tout moment. Elles sont également indispensables pour briefer une nouvelle personne qui intègre l’équipe projet en cours de route.
- Les informations légales : certains projets nécessitent des informations spécifiques qui doivent être vérifiées par le service juridique de votre entreprise ou de votre client. Renseignez-vous au préalable afin de rassembler ces informations au démarrage du projet et veillez à ce qu’elles soient disponibles dès que les équipes juridiques en font la demande.
- Tout ce qui a un lien avec le client : ses requêtes, les demandes de changement, les décisions prises, les comptes-rendus de réunions, etc. Le fait de consigner toutes les discussions et les demandes de votre client vous aide à dissiper les doutes ou à résoudre un litige concernant une décision. N’oubliez pas d’indiquer à chaque fois la date, l’heure et les personnes impliquées pour éviter tout malentendu ultérieur.
- L’ensemble des changements apportés au projet : un projet se déroule rarement comme il a été initialement défini, car il est souvent soumis à des changements pour diverses raisons (restrictions de budget, demandes variées de la part du client, diminution ou augmentation des ressources, adaptation au marché, etc.). Il est donc important de documenter l’ensemble des modifications effectuées et les raisons qui ont conduit à ces changements.
Les 7 documents de projet indispensables
Voici 7 documents de projets essentiels que le chef de projet et son équipe doivent rédiger.
1. L’étude d’opportunité
Également appelé note d’opportunité ou Business Case en anglais, ce document est une sorte d’étude de faisabilité réalisée avant le démarrage du projet afin de s’assurer de sa viabilité, et de convaincre le client ou l’entreprise de mener à bien le projet.
L’étude d’opportunité sert à valider la raison d’être du projet, le contexte, sa pertinence et les bénéfices attendus en prenant en compte les moyens et les coûts engagés. Elle permet d’autoriser ou non le projet et elle est utilisée en fin de projet pour évaluer si les objectifs ont bien été atteints.
2. La charte de projet
Il s’agit d’un document formel, assez succinct qui présente de façon détaillée les grandes lignes du projet. La charte du projet décrit les principaux aspects du projet tels que les objectifs, la portée du projet, les résultats attendus et les parties prenantes. Elle est utilisée tout au long de la durée du projet, notamment afin de contrôler les changements apportés au projet initial.
3. Le plan de projet
Le plan de projet est plus élaboré que la charte de projet. Il s’agit de la feuille de route qui détermine la manière dont le projet doit être piloté par le chef de projet. Il est rédigé en s’appuyant sur le cahier des charges qui définit les besoins et les exigences du client.
On y trouve les objectifs à atteindre, le calendrier du projet, les tâches à exécuter, les jalons et les résultats attendus pour chacun, les participants ainsi que leur rôle et leurs responsabilités, les ressources nécessaires, le budget alloué, sans oublier les délais à respecter.
L’objectif du plan de projet est d’aider le chef de projet et son équipe à rester sur la bonne voie.
4. Le plan de communication projet
La communication est essentielle pour la réussite d’un projet, qu’il s’agisse de la communication externe avec le client ou les autres parties prenantes ou de la communication interne au sein de l’équipe projet. Bien communiquer permet d’éviter les malentendus, les incompréhensions et les non-dits qui peuvent nuire aux relations et au succès du projet.
Le plan de communication projet est indispensable pour mettre en place une communication efficace et transparente entre l’ensemble des acteurs du projet, et durant toute la durée du projet. Ce dernier permet de définir les éléments que vous souhaitez communiquer, à qui, quand et comment.
5. Le plan de gestion des risques
En gestion de projet, le risque zéro n’existe pas. Vous devez donc prévoir un document qui identifie les risques potentiels auxquels le projet peut être confronté et qui évalue leur impact ainsi que la probabilité qu’ils se produisent.
Le plan de gestion des risques prévoit la manière dont l’équipe projet anticipe ces risques et les actions prévues pour les éliminer, réduire ou corriger leurs effets négatifs sur le projet.
6. Le calendrier du projet
Le calendrier du projet liste l’ensemble des tâches à réaliser, leur durée et les ressources allouées, les différents jalons ainsi que les livrables du projet. Il indique également la date de début du projet ainsi que la date de fin prévue.
7. Le rapport de clôture du projet
La clôture d’un projet doit être soigneusement documentée afin de ne rien oublier. C’est le moment du bilan. Vous devez alors rédiger un dernier document : le rapport de clôture de projet.
Ce document est important, car il permet, entre autres, de :
- Confirmer la livraison des livrables au client ;
- Clôturer les comptes et les contrats en lien avec le projet ;
- Évaluer le succès ou l’échec du projet ;
- Gérer le partage et le transfert des connaissances ;
- Archiver la documentation projet ;
- Mesurer la satisfaction des parties prenantes.
De plus, la rédaction de ce dernier document de projet est l’occasion de tirer profit de ce que vous et votre équipe avez appris au cours de ce projet.
Quelles fonctionnalités utiliser pour vos documents ?
Pour maximiser la performance de votre documentation, utilisez des outils logiciels adaptés au travail collaboratif et présentant certaines fonctionnalités indispensables.
Wimi vous permet notamment de partager vos fichiers en toute simplicité avec vos collègues. Parmi les fonctionnalités incontournables, nous pouvons citer la co-édition, l’ajout de commentaires ou bien encore la fonction chat qui permet de fluidifier les échanges portant sur ces documents.
Avec l’agenda partagé, il devient facile de planifier les réunions de projets en rapport avec chaque document et coordonner plus finement les actions de tous les collaborateurs.
Enfin, la gestion des tâches de Wimi peut être utilisée pour créer des listes de tâches et les assigner à un collaborateur, définir des priorités et suivre l’avancement de chaque tâche de manière détaillée.
Pour rédiger et centraliser tous vos documents de gestion de projets, vous pouvez compter sur l’aide de la plateforme collaborative tout-en-un Wimi
