Pour les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, les données sont devenues inestimables. Ces dernières, si elles sont bien exploitées, peuvent être de puissants aides à la décision et se muer en avantage concurrentiel majeur. Toutefois pour donner du sens à vos données, vous devez mettre en place des actions de reporting. Pour que ces actions soient efficaces, il est indispensable d’utiliser les bons outils et la bonne méthode. C’est de ces éléments que nous traitons dans cet article.
Qu’est-ce que le reporting ?
Le processus de reporting ou communication de données consiste à collecter des données, puis les analyser et les présenter. Ces données peuvent concerner la performance ainsi que les résultats d’une entreprise ou d’un projet en particulier.
Dans tous les cas, l’objectif d’une telle démarche s’inscrit d’une logique d’informatique décisionnelle. En d’autres termes, les rapports générés par les données permettent de mieux comprendre les situations et prendre les bonnes décisions.
Les destinataires du reporting peuvent être des dirigeants, des collaborateurs, des investisseurs ou toute autre partie prenante d’un projet. Pouvant prendre la forme d’un tableau de bord numérique, d’une présentation PowerPoint ou de rapports écrits, le reporting est toujours un élément incontournable de la gestion d’entreprise et de la transparence d’une organisation.
Quels sont les types de reportings ?
Le reporting peut être de différentes natures. Chaque type de reporting répond à des problématiques spécifiques et peut être plus ou moins pertinent selon le secteur d’activité.
Reporting financier
Ce premier type de reporting centralise des données financières telles que les revenus, dépenses, les bénéfices ou les pertes. Incontournables pour un pilotage stratégique performant, ces rapports incluent généralement le bilan de l’entreprise, le compte de résultat ainsi que le tableau des flux de trésorerie.
Reporting de gestion
Ensuite, nous avons le reporting de gestion qui est demandé par les dirigeants et les gestionnaires d’entreprise. Un tel rapport permet de suivre la performance par rapport aux objectifs fixés et facilite la prise de décision.
Reporting de projet
Le plus courant au sein des équipes de collaborateurs, le reporting de projet permet de réaliser une mesure de la performance dans le cadre d’un projet. En mettant en place et en suivant des indicateurs pertinents, les parties prenantes peuvent en apprendre plus sur l’avancement du projet, les coûts, mais aussi sur les problèmes qui pourraient survenir.
Reporting réglementaire
Il est parfois exigé par des tiers de construire un tableau de bord de suivi. C’est notamment le cas avec le reporting réglementaire. Les autorités de régulation et les gouvernements s’en servent pour suivre et vérifier la conformité et le respect des normes.
Reporting de RSE
Pour évaluer l’impact d’un déploiement d’une stratégie RSE (Responsabilité sociale et environnementale), une entreprise peut demander un reporting afin de suivre les pratiques de développement durable et la RSE.
Les atouts des reportings
La mise en place du reporting permet de bénéficier de nombreux avantages parfois décisifs pour les décideurs ou les parties prenantes.
- Prise de décision éclairée : Les outils de reporting aident les décideurs à prendre des décisions rationnelles et fondées sur les données ;
- Suivi des performances : Les tableaux de suivi sont importants pour mesurer les performances d’une entreprise, d’un projet ou d’une équipe par rapport aux attentes. Cela permet, si nécessaire, de mettre en place des actions correctives ;
- Transparence des informations : En publiant des rapports complets, les entreprises favorisent une bonne image de marque en faisant preuve d’une grande transparence ;
- Conformité réglementaire : Pour éviter toute sanction ou amende, les entreprises peuvent produire des reportings pour démontrer leur respect de la conformité et des normes de l’industrie concernée ;
- Identification de tendances : Une analyse des données est nécessaire pour identifier les tendances du marché et les modèles de consommation afin d’accroître la pertinence de la stratégie commerciale et marketing ;
- Amélioration continue : Mettre en place des outils de contrôle et d’analyse des flux de données facilite la création d’une culture d’entreprise fondée sur l’efficacité opérationnelle et l’amélioration continue.
Les 7 étapes d’un reporting efficace
Pour réaliser un reporting efficace, qu’il s’agisse de tableaux de gestion financière ou d’un rapport d’activité, 7 étapes clés sont suffisantes.
1. Définir les objectifs
Avant tout, commencez par définir avec précisions les objectifs de votre reporting. Est-ce le suivi des performances, la conformité réglementaire ou bien encore la communication avec des investisseurs ? Selon vos objectifs, la nature du rapport peut être fort différente.
Profitez-en pour identifier les parties prenantes impliquées dans ce reporting. Cela peut être les dirigeants, les collaborateurs, les clients ou bien encore les investisseurs. Là encore, la manière de présenter les informations peut fortement diverger selon le public cible.
2. Sélectionner les KPIs
Étape essentielle : la sélection des indicateurs-clés de performance ou KPIs. Le choix de ces KPIs dépend du type de rapport. Ils doivent fournir les informations incontournables et compréhensibles par l’audience sur la performance ou les résultats.
3. Collecter les données
Pour débuter le reporting à proprement parler, il est nécessaire de rassembler toutes les données nécessaires. Elles vont vous permettre de calculer les KPIs que vous allez intégrer ensuite dans des schémas ou des graphiques. Bien entendu les informations doivent être fiables et à jour. De plus, vous devez documenter votre rapport d’analyse en citant les sources de données utilisées.
4. Analyser les données
Ensuite, analysez les données que vous avez récoltées. Pour identifier des tendances, des écarts ou des modèles de données, il est nécessaire de comparer les données récoltées avec les données conservées ou aux objectifs fixés en amont.
5. Mettre en forme les données
Une fois que les données sont analysées, vous devez les présenter dans un format attrayant. Utilisez des tableaux de bord, graphiques ou infographies. Ces représentations visuelles sont idéales pour faciliter la compréhension des informations ainsi que la mise en évidence des points clés et des conclusions du rapport.
6. Présenter les résultats
Vous n’avez plus qu’à présenter le résultat de votre travail au public concerné. Bien entendu le mode de présentation ou le niveau de détail doivent être adaptés à votre audience. N’hésitez pas à les faire participer et encourager les commentaires pour vérifier la bonne compréhension des informations partagées.
7. Mettre en place des actions correctives
Via vos différentes solutions de reporting, vous devez maintenant être capable d’identifier des axes d’amélioration. Vous pouvez alors mettre en place les actions nécessaires pour atteindre vos objectifs.
Transformez vos données en connaissances exploitables
Le reporting est donc un atout essentiel pour le pilotage de la performance. De l’information financière à la productivité des collaborateurs, de nombreux indicateurs peuvent être suivis et analysés afin de tirer parti des données et renforcer votre position sur le marché.
Pour réaliser des reportings pertinents, n’hésitez pas à vous munir d’outils informatiques performants tels que les logiciels de gestion de projet ou les plateformes de travail collaboratif. De telles solutions logicielles sont en effet très pertinentes pour centraliser les données qui peuvent ensuite être analysées et exploitées.
