Lorsque plusieurs personnes travaillent sur différentes versions d’un même document, les difficultés peuvent s’accumuler. Le travail est en effet lourdement impacté par les allers-retours fréquents entre les contributeurs, la problématique de gérer la multitude de versions ou les pertes d’informations.
Heureusement, il existe l’édition collaborative qui offre l’opportunité à différents membres d’une équipe d’écrire sur un même document et d’y apporter des modifications en temps réel. Pour vous aider à gagner du temps, fluidifier la communication et booster la créativité, nous vous expliquons dans cet article comment exploiter toute la puissance de l’édition collaborative.
Comment fonctionne l’édition collaborative ?
L’édition collaborative permet à différents membres d’une équipe de travailler simultanément sur un même document, quel que soit leur emplacement géographique. Pour ce faire, le document est stocké au sein d’un espace partagé accessible à tous les collaborateurs. Ces derniers peuvent ensuite effectuer des modifications en temps réel, consulter l’historique des versions et communiquer avec les autres participants au projet.
Déployer l’édition collaborative en entreprise est un bon moyen d’accélérer les processus de création et de révision, fluidifier les échanges et favoriser le travail collaboratif. Votre équipe gagne ainsi en agilité et la productivité globale est boostée de manière conséquente.
5 raisons d’utiliser un outil collaboratif
Les outils collaboratifs transforment la façon dont les équipes travaillent ensemble, car ils offrent une multitude d’avantages. Voici les cinq raisons d’adopter de tels outils.
1. Améliorer la communication interne
L’outil collaboratif permet de centraliser les échanges. Finis les e-mails interminables et les informations dispersées. L’outil réunit les échanges au sein d’un espace unique et accessible à tous. En utilisant une messagerie instantanée ou une application de visioconférence intégrée, tous les membres ont accès aux mêmes informations, ce qui réduit les malentendus et favorise une meilleure compréhension des projets et des objectifs.
2. Optimiser la gestion de projets
Avec un outil de travail collaboratif, la planifiée est simplifiée. Des diagrammes de Gantt aux tableaux Kanban en passant par les calendriers partagés, vous avez toutes les clés en main pour planifier, organiser et suivre l’avancement de tous les projets en temps réel. Il devient alors beaucoup plus facile d’attribuer clairement les tâches et suivre leur progression de manière individuelle.
3. Accroître la productivité
En ayant accès instantanément à tous les documents, fichiers et informations en quelques clics, les membres de l’équipe ne perdent pas de temps. Les collaborateurs travaillent alors de manière simultanée sur des documents partagés en étant pleinement concentrés sur leur mission, après s’être libérés du temps via l’automatisation de certaines tâches comme l’envoi de rappels ou la génération de rapports.
4. Encourager le travail à distance
Les plateformes collaboratives permettent aux employés de travailler de n’importe où et à n’importe quel moment, favorisant ainsi l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle. L’édition collaborative notamment leur offre l’opportunité de travailler de manière asynchrone tout en préservant le lien entre l’ensemble des membres de l’équipe et en favorisant la cohésion du groupe.
5. Fidéliser et engager les collaborateurs
En favorisant la communication et la collaboration, les outils collaboratifs renforcent le sentiment d’appartenance à une équipe et à une entreprise. Chaque membre de l’équipe peut à tout moment contribuer activement aux projets et voir ses idées, ses commentaires et ses ajouts sur les documents pris en compte. Cette participation renforce la motivation et l’engagement de l’ensemble des membres.
Les 4 meilleurs outils collaboratifs
Nous vous présentons une sélection de quatre outils collaboratifs qui peuvent vous aider à améliorer votre efficacité et votre productivité.
1. Wimi, la plateforme tout-en-un pour une collaboration simplifiée
Wimi est une plateforme collaborative complète qui centralise tous les outils nécessaires au travail d’équipe : gestion des tâches, partage de fichiers, visioconférence ou bien encore messagerie instantanée. Cette plateforme française est simple à prendre en main, préserve la confidentialité des informations et défend la souveraineté numérique. En effet, toutes les données sont stockées au sein de Data Centers situés dans l’Hexagone. Son défaut : elle peut être perçue comme trop complète pour les petites équipes ayant des besoins simples.
2. Dropbox : Le stockage et le partage de fichiers facilité
Dropbox est un service de stockage et de partage de fichiers en ligne offrant la possibilité à ses utilisateurs de stocker, synchroniser et partager des fichiers sans effort. Cette solution est facile à utiliser et à configurer. De plus, elle est accessible depuis n’importe quel appareil et propose des intégrations avec de nombreuses applications tierces. Toutefois, l’espace de stockage est limité en version gratuite et la plateforme propose moins de fonctionnalités collaboratives que d’autres outils.
3. Google Drive : La suite collaborative accessible à tous
Google Drive est une suite d’outils de productivité en ligne qui comprend des applications pour le traitement de texte, les feuilles de calcul, les présentations, le stockage de fichiers et la collaboration en temps réel. C’est la solution la plus abordable étant donné qu’elle est gratuite et accessible avec un compte Google. Cependant, elle intègre un nombre limité de fonctionnalités liées à la gestion de projets par rapport à d’autres plateformes et se révèle assez restreinte dans sa version gratuite.
4. Asana : L’expert de la gestion de projet agile
Asana est un outil de gestion de projet qui permet aux équipes de planifier, organiser et suivre leurs tâches et leurs projets. Son interface est visuellement agréable et la plateforme intègre de nombreuses fonctionnalités avancées de gestion de projet. Ses inconvénients sont la présence de certaines fonctionnalités présentes uniquement dans les offres payantes et la prise en main qui peut être complexe pour les utilisateurs débutants.
