Imaginez un monde parfait où tous les projets, quelle que soit leur taille, sont terminés dans les temps et sans dépasser le budget initialement prévu, et où tous les clients sont satisfaits. Malheureusement, ce monde merveilleux n’existe pas. Le plus souvent, la gestion de projet est un parcours semé d’embûches et rares sont les projets qui finissent parfaitement dans les temps, sans rencontrer un seul problème.
Pour atteindre leur objectif et réussir leurs projets, le chef de projet et son équipe doivent tenter de planifier le déroulement du projet au plus juste, mais leurs décisions sont souvent influencées par des parties prenantes qui exigent des livrables rapidement. Le souci, c’est que ces plannings ne tiennent pas compte des risques potentiels et des aléas éventuels qui peuvent faire dérailler le projet. Un seul événement peut déclencher une réaction en chaîne d’événements qui peut impacter tout le projet et nuire à son succès. La méthodologie de la chaîne d’événements ou Event Chain Methodology (ECM) peut vous aider à remédier à ce problème.
Définition
Souvent, le calendrier du projet réalisé peut être très différent de celui que vous aviez initialement planifié. Certaines tâches peuvent prendre plus de temps que prévu ou coûter plus cher, de nouvelles tâches font leur apparition, de nouvelles ressources sont nécessaires ou des événements extérieurs peuvent influencer la déroulement du projet (problème avec un fournisseur, rupture de stock de matière première, catastrophe naturelle, etc.). Tous ces événements sont rarement anticipés dans le planning initial.
La méthodologie de la chaîne d’événements est une technique d’analyse de l’incertitude dans la planification de projet. Elle consiste à identifier et à gérer des événements imprévus et leurs relations entre eux (chaînes d’événements) ainsi que la manière dont ils affectent le planning d’un projet.
S’il ne s’agit pas d’une méthode de gestion des risques, cette méthode permet d’améliorer la précision de l’évaluation des risques et contribue à créer des plannings de projet qui prennent en compte les risques.
La méthode ECM fonctionne notamment en utilisation la simulation de Monte Carlo (une technique mathématique informatisée) qui permet de prendre en compte les risques et leurs impacts dans la planification du projet pour mieux faire face à l’incertitude. Ainsi, le chef de projet peut voir comment les événements externes affectent les tâches du projet (retard ou annulation de la tâche, hausse des coûts, déclenchement d’autres risques, etc.), établir quelle est la probabilité que certains risques se produisent et déterminer le moment où le risque devrait avoir lieu au cours d’une tâche.
Comment ça marche ?
La méthode de la chaîne d’événements est fondée sur six principes.
1. Moment de risque et état d’activité
En gestion de projet, une tâche n’est pas toujours un processus continu et uniforme. Les événements extérieurs peuvent transformer une tâche et la faire passer d’un état à un autre (en cours, terminée, en retard). Ces événements externes se produisent de manière aléatoire durant l’exécution de la tâche et ont souvent un impact négatif sur la totalité du projet, mais l’impact peut aussi être positif. Par exemple, la faillite d’un fournisseur de matière première peut retarder le projet, mais le fait de changer de fournisseur peut permettre de réduire les coûts et les délais de livraison.
2. La chaîne d’événements
Des événements extérieurs peuvent entraîner d’autres événements, c’est ce que l’on appelle une chaîne d’événements. Ces chaînes d’événements peuvent fortement affecter le déroulement d’une tâche ou de tout un projet, notamment en entraînant le retard d’une tâche qui a son tour peut retarder la tâche qui lui succède, et ainsi de suite. Au final, le projet peut accumuler un retard considérable ou complètement échouer à cause d’un seul événement imprévu.
3. La simulation Monte Carlo
La simulation Monte Carlo permet de quantifier les conséquences communes des événements et des chaînes d’événements préalablement définis sur le projet. On utilise la probabilité que les risques surviennent et leurs impacts comme données d’entrée. Cette technique mathématique informatisée fournit une courbe de probabilité de la planification du projet.
4. Les chaînes d’événements critiques
Les événements ou les chaînes d’événements qui sont susceptibles d’affecter le plus le projet sont appelés événements ou chaînes d’événements critiques. En les identifiant en amont, il est possible d’atténuer leurs effets négatifs. Pour cela, vous devez analyser les liens qui existent entre les principaux paramètres du projet tels que la durée ou le coût du projet, et les chaînes d’événements.
5. Le suivi des performances avec la chaîne d’événements
L’un des principes fondamentaux de la méthodologie ECM consiste à surveiller continuellement la progression des tâches afin de garantir l’utilisation de données actualisées lors de la simulation Monte Carlo.
Ainsi, en utilisant les dernières informations à jour, il est possible de recalculer la probabilité d’occurrence et le moment où se dérouleront les événements, et donc de générer un nouveau planning pour le projet.
6. Les diagrammes de la chaîne d’événements
Afin de décrire les relations entre les événements externes et les tâches, leurs impacts, et de comprendre comment ils s’influencent mutuellement, on utilise les diagrammes de chaîne d’événements.
A l’aide de flèches, on représente les chaînes d’événements associées à une tâche ou un intervalle de temps particulier sur un diagramme de Gantt. Puis, on attribue une couleur différente à chaque événement et à chaque chaîne d’événements. On distingue également les événements globaux qui affectent l’ensemble des tâches d’un projet des événements locaux qui n’affectent qu’une seule tâche. Les diagrammes de chaîne d’événements permettent de simplifier la modélisation et l’analyse des risques.
Conclusion
En gestion de projet, aucun projet n’est épargné par les risques et les événements imprévus. Le déroulement du projet doit donc être planifié en tenant compte de ses événements extérieurs qui peuvent avoir des conséquences néfastes, causant des retards ou des frais supplémentaires, et pouvant conduire à l’échec du projet.
Event Chain Methodology améliore la précision de l’évaluation des risques et aide à planifier les projets de façon plus juste et réaliste en prenant en compte tous les événements extérieurs susceptibles de bouleverser le déroulement du projet.
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