Lancer un nouveau produit, construire un nouveau bâtiment, mettre en place un nouveau logiciel, recruter un nouvel employé… Chaque jour, les entreprises doivent gérer une multitude de projets différents. Afin d’être performantes et rentables, elles doivent s’assurer que la gestion de projet, quelle que soit leur taille, sont pilotés d’une main de maître par leurs équipes.
La réussite d’un projet ne s’improvise pas. Selon le rapport Pulse of the Profession 2021 du PMI, 12 % des projets ont été considérés comme des échecs en 2021, 34% ont souffert d’une dérive des objectifs et 35% ont échoué à cause d’un mauvais budget. Réussir un projet demande donc de la préparation, de l’organisation et de la planification.
Ainsi, pour gérer efficacement vos projets et atteindre vos objectifs dans les délais fixés, vous devez impérativement suivre les étapes clés de la gestion de projet.
Rappel : qu’est-ce que la gestion de projet ?
Egalement appelé management de projet, la gestion de projet consiste à organiser le déroulement d’un projet de A à Z, c’est-à-dire de sa conception jusqu’à sa livraison. Pour cela, le chef de projet et son équipe doivent définir les objectifs, déterminer les moyens humains et matériels nécessaires, le budget ainsi que les délais, et identifier les contraintes et les risques éventuels. Pour coordonner et exécuter les tâches requises, ils peuvent s’appuyer sur un ensemble de techniques, de méthodes et d’outils adaptés.
Les 5 étapes clés pour une gestion de projet efficace
Chaque projet est différent et vous ne piloterez pas deux projets de la même façon. Cependant, il convient de suivre des étapes indispensables à la gestion de tous vos projets afin de garantir leur réussite.
1. La conception
Voici la phase initiale de tout projet. Cette étape est cruciale car elle consiste à établir les grandes lignes du projet. C’est à ce moment que vous définissez les objectifs du projet (notamment grâce à la méthode SMART) et ce que l’on attend de vous, autrement dit quels sont les livrables. Vous devez également déterminer :
- quels sont les délais dont vous disposez ;
- quel est le budget nécessaire à la réalisation du projet ;
- quelles sont les ressources humaines et matérielles dont vous aurez besoin.
Enfin, il convient également d’identifier les contraintes qui pourraient nuire au bon déroulement du projet (contraintes de coût, de portée, de temps, de qualité, etc.).
C’est aussi lors de cette étape que vous constituez votre équipe projet, que vous organisez une réunion de lancement et que vous commencez à produire la documentation du projet comme la charte de projet et le plan de projet.
2. La planification
Une fois que les contours du projet sont clairement définis, il est temps de passer à la planification. Il s’agit d’une étape incontournable de la gestion de projet. Pour réussir votre projet, vous devez le découper en plusieurs étapes et jalons.
Ainsi, pour chaque livrable, vous devez identifier toutes les tâches nécessaires à sa réalisation. Ensuite, il convient de hiérarchiser ces tâches par ordre de priorité et de déterminer leur dépendance les unes aux autres. Par exemple, avant de construire le toit d’une maison, il faut d’abord monter les quatre murs.
Une fois que vous avez listé l’ensemble des tâches à accomplir, vous devez établir l’échéancier. Gardez une marge de manœuvre en prévoyant 20 à 30 % de temps supplémentaire pour éviter tout retard, et 10 à 20 % de budget en plus pour affronter les imprévus en évitant tout dépassement de budget.
Ensuite, vous devez déterminer qui fait quoi en assignant des tâches aux membres de votre équipe en fonction de leurs compétences, connaissances et expérience. La question se pose de savoir si vous disposez de toutes les compétences en interne ou si vous devrez faire appel à des compétences externes (recrutement, prestataires, freelances, etc.).
3. L’exécution
On passe désormais à la phase concrète : la réalisation du projet. Maintenant que les rôles de chacun ont été définis, les ressources identifiées et les échéances fixées, il est temps de suivre le plan d’action du projet que vous avez établi lors de l’étape précédente.
Produisez les livrables attendus en respectant les délais fixés. Organisez des réunions de suivi de projet avec vos collaborateurs pour faire un point hebdomadaire sur l’avancement du projet, aborder les points bloquants et trouver des solutions.
4. Le suivi
Afin de s’assurer du bon déroulement de vos projets, vous devez impérativement mettre en place des indicateurs clés de performance ou KPI (key performance indicators). Exactement comme lorsque vous conduisez votre voiture pour vous rendre dans une destination précise, vous avez besoin de savoir si vous avez suffisamment d’essence pour continuer, à quelle vitesse vous roulez, à quel moment passer une vitesse, etc.
Ainsi, les KPI sont indispensable pour faciliter le pilotage de votre projet. Ils vous donnent un aperçu rapide de l’état du projet à un instant T. Cette information précise vous permet d’évaluer la situation actuelle et de prendre une décision adaptée. Les indicateurs vous permettent également de comparer le prévisionnel et le réel, et ainsi de mieux prévoir vos prochains projets. Il existe des indicateurs de coût, de délai, de qualité et d’efficacité.
5. La clôture et le bilan
Une fois que le projet est terminé, on passe à la clôture du projet, une étape importante qui ne doit pas être négligée. Cette phase permet de finir officiellement le projet, de libérer les collaborateurs afin qu’ils puissent rejoindre d’autres projets et de dresser le bilan du projet.
On s’assure que le projet a bien été livré au client et que celui-ci est satisfait. On vérifie que tous les problèmes ont été résolus et que toutes les factures ont bien été payées. On en profite pour mettre à jour et archiver la documentation qui pourra être utilisée comme base pour des projets similaires. Enfin, on revient sur le projet pour évaluer et comprendre ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, et identifier les leçons apprises.
Pour finir, on n’oublie pas de remercier son équipe pour le travail accompli et de célébrer ensemble la fin du projet.
Pour gérer efficacement vos projets et favoriser la collaboration au sein de vos équipes, n’hésitez pas à utiliser des outils adaptés comme le logiciel de gestion de projet Wimi.
