Vous vous sentez totalement submergé et stressé par toutes les tâches que vous avez à accomplir ? Difficile d’être efficace lorsque notre esprit est trop occupé à nous rappeler que l’on a une montagne de choses à faire. Résultat : au lieu d’être productif, on se sent impuissant, on culpabilise de ne pas avancer et on finit par stresser.
Pour éviter cette situation et gagner en efficacité, vous devez vider votre esprit des pensées parasites, vous organiser et apprendre à gérer vos tâches et vos priorités. Pour y parvenir, il existe une méthode simple et facile à mettre en place : la méthode Getting Things Done.
Qu’est-ce que la méthode GTD ?
La méthode Getting Things Done (GTD) a été inventée par David Allen, un écrivain et économiste américain, spécialiste de la productivité. Elle fut publiée en 2001, dans son livre intitulé « Getting Things Done, the art of stress-free productivity » (ou « S’organiser pour réussir, Getting Things Done, la méthode GTD ou l’art de la productivité sans stress » en français).
Au quotidien, notre cerveau traite un grand nombre d’informations qu’il accumule jusqu’à ce que nous en fassions quelque chose. Cette accumulation d’informations non traitées est un facteur de stress (car nous avons peur d’oublier des choses) et nous empêche de nous concentrer sur ce que nous faisons.
Selon David Allen, « notre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir. » Pour pouvoir se concentrer, réfléchir et être productif, notre esprit ne doit plus être encombré. La seule façon de faire preuve d’efficacité, c’est donc de libérer notre esprit des pensées qui l’occupent et de confier toutes les tâches et autres projets que l’on veut ou doit faire à un système externe.
5 étapes pour bien s’organiser
D’après le livre, la méthode d’organisation GTD repose sur 5 étapes.
1. Collecter
Cette première étape consiste à vider votre esprit en dressant la liste de tout ce qui vous préoccupe, ce à quoi vous pensez (projets, tâches, idées, envies, etc.), que ce soit personnel ou professionnel, important ou moins important. Notez-les dans ce que l’on va appeler une « boîte de réception » (ou inbox en anglais). Vous pouvez avoir plusieurs boîtes de réception et elles peuvent prendre plusieurs formes : des cahiers, des tableurs Excel ou une appli, c’est vous qui décidez.
L’objectif est de vous libérer complètement l’esprit. La première fois, cela risque de prendre un peu de temps. Ensuite, notez simplement vos idées, projets ou tâches à traiter au fur et à mesure.
2. Clarifier
Maintenant, vous vous doutez bien que vous allez devoir analyser ce que contient votre ou vos boîtes de réception, identifier la nature de chaque élément et décider de ce que vous allez en faire. L’objectif de cette étape est de désengorger votre boîte de réception.
Pour chaque élément, demandez-vous si une action est nécessaire. Si la réponse est non, supprimez cet élément, archivez-le comme référence ou mettez-le de côté (notez-le dans votre calendrier car vous reviendrez dessus plus tard). Si la réponse est oui, réfléchissez à la prochaine action requise, puis demandez-vous si cette action prendra moins de 2 minutes. Si oui, faites-la immédiatement. Si non, déléguez à d’autres personnes si vous le pouvez ou reportez à plus tard.
3. Organiser
Maintenant que vous avez identifié chaque élément, vous devez les classer.
- Tous les éléments en cours ou avec une date butoir qui nécessitent plus d’une action pour être accomplis doivent être rangés dans un dossier « projets » ou peuvent intégrer votre logiciel de gestion de projet. Pour chaque projet, identifiez la liste de tâches nécessaires à sa réalisation.
- Les tâches ne nécessitant qu’une seule action peuvent se classer dans un dossier « prochaines actions ».
- Les éléments qui ne requièrent aucune action, mais dont vous pourriez avoir besoin plus tard peuvent se ranger dans un dossier « références ».
- Les réunions ou les rendez-vous doivent s’inscrire dans votre calendrier.
- Les projets ou les tâches que vous aimeriez réaliser un jour (comme apprendre une nouvelle langue, prendre des cours de guitare, se former à la comptabilité) iront dans un dossier « en attente »
4. Revoir
Voici l’étape indispensable qui garantit la réussite et la pérennité de la méthode GTD : la révision. Vous devez revoir régulièrement :
- le contenu de votre boîte de réception afin d’éviter que vos tâches, projets et idées ne s’accumulent et que vous perdiez totalement pied ;
- le contenu de vos différents dossiers afin de les mettre à jour, de supprimer les actions accomplies, d’ajouter de nouvelles tâches à réaliser, etc.
Vous devez revoir votre système au minimum une fois par semaine, tous les jours dans l’idéal. Continuez de vider votre esprit aussi souvent que nécessaire pour rester productif. Même si cela prend un peu de temps, c’est ainsi que vous réussirez à garder le contrôle.
5. Agir
Grâce au système que vous avez mis en place, vous allez pouvoir décider quelle est la meilleure tâche à accomplir à un instant T. Plusieurs critères entrent en compte :
- le contexte,
- le temps disponible,
- l’énergie dont vous disposez,
- la priorité de la tâche.
Si vous avez établi votre système correctement, vous n’aurez aucune difficulté à déterminer la tâche la plus pertinente à réaliser dans le temps imparti. Par exemple, si vous avez 10 minutes avant votre prochain rendez-vous, peut-être pouvez-vous passer un coup de téléphone ou envoyer un email qui figurait dans votre dossier « prochaines actions ».
Conclusion
Grâce à la méthode GTD, vous vous sentirez moins submergé et vous serez plus productif au quotidien. De plus, sa flexibilité vous permet de l’adapter à votre façon de travailler.
Une bonne organisation se construit par étapes en se fixant des objectifs intelligents. GTD est un outil pratique qui remettra de l’ordre dans votre journée et dans votre vie.
Nous vous conseillons la lecture du livre ou d’autres articles d’Allen pour peaufiner le sujet. Il ne reste plus qu’à vous lancer.
