Saviez-vous que l’e-mail fêtera ses 50 ans l’année prochaine ? En effet, le premier courrier électronique fut envoyé en 1971. Et depuis, il est toujours l’un des moyens de communication les plus utilisés dans le monde. En 2019, ce sont 293 milliards d’e-mails qui ont été envoyés dans le monde (hors spam).
Cependant, l’e-mail est souvent critiqué et accusé d’être la cause de notre manque de productivité au travail. En effet, lorsque l’on reçoit un courriel, on a tendance à interrompre ce que l’on fait pour le lire. Déconcentrés, nous avons alors besoin de quelques minutes pour reprendre là où l’on s’était arrêté. L’envoi d’e-mails urgents et l’attente d’une réponse qui tarde à venir constituent une perte de temps et de productivité. Enfin, les e-mails importants, s’ils ne sont pas traités immédiatement, sont souvent perdus dans une messagerie surchargée.
Il existe plusieurs méthodes pour améliorer la gestion des e-mails et permettre d’utiliser efficacement ce moyen de communication incontournable. La méthode Inbox Zero en fait partie. Présentation.
Qu’est-ce que l’Inbox Zero ?
Inbox Zero est une méthode qui vous permet de gérer efficacement vos e-mails. L’objectif est que votre boîte de réception soit (presque) vide afin de vous éviter de stresser à cause de vos e-mails.
Le concept Inbox Zero a été créé par Merlin Mann, un auteur américain et un expert en productivité. Selon lui, le terme « zero » ne concerne pas le nombre d’e-mails dans votre messagerie, mais la quantité de temps et d’attention que vous devriez consacrer à vos e-mails. Il s’agit de prendre des habitudes pour traiter immédiatement les e-mails que vous recevez.
Les bénéfices de l’Inbox Zero
En adoptant les principes de la méthode Inbox Zero, vous récolterez de nombreux bénéfices.
- Vous avez l’esprit plus tranquille : les e-mails que vous n’avez pas lus ou auxquels vous n’avez pas répondu pèsent sur votre conscience, ce qui vous stresse et vous empêche de vous concentrer sur votre travail. En gérant mieux vos courriels, vous vous libérez l’esprit et vous êtes ainsi plus efficace.
- Vous êtes plus motivé : avoir une messagerie presque vide est beaucoup plus motivant qu’une boîte de réception pleine à craquer d’e-mails qui attendent une action de votre part.
- Vous gagnez du temps : vous gagnerez du temps à traiter immédiatement un e-mail plutôt qu’à le lire une première fois, à l’oublier, à revenir dessus plus tard et à décider quoi en faire.
- Vous êtes plus respectueux : en répondant immédiatement aux e-mails que vous recevez, vous vous montrez respectueux envers leur expéditeur en évitant de les faire attendre indéfiniment pour une réponse de votre part.
- Vous ne manquez aucune information : en conservant une messagerie vide, vous ne manquez plus aucun e-mail important et vous évitez d’être la cause de goulots d’étranglement au sein de votre entreprise en oubliant de répondre à un message urgent.
Inbox Zero : comment ça marche ?
Vous voulez mettre en pratique l’Inbox Zero ? La clé pour y parvenir : votre messagerie ne doit pas être considérée comme un lieu de stockage. Vous ne devez pas seulement consulter tous les e-mails qui arrivent dans votre boîte de réception, mais vous devez les traiter rapidement, soit en y répondant, soit en les archivant.
Suivez ces 5 étapes pour réussir.
1. Supprimer
Si vous recevez un e-mail indésirable, sans intérêt ou qui contient une information dont vous n’avez plus besoin, supprimez-le. Cela peut sembler radical, mais il est inutile d’encombrer votre boîte de réception avec des messages qui ne contiennent aucune information utile.
Pensez également à vous désinscrire des newsletters et des e-mails marketing que vous ne lisez jamais par manque d’intérêt ou de temps. Cela permet de réduire le nombre de messages que vous recevez par jour. Ainsi, vous allégez votre esprit et votre boîte mail.
2. Déléguer
Certains courriers électroniques que nous recevons ne nous concernent pas vraiment ou nous ne sommes pas le bon interlocuteur. Dans ce cas, transférez directement le message à la personne compétente.
3. Répondre
Si un e-mail nécessite une réponse urgente et que cela ne vous prendra pas plus de deux minutes, faites-le immédiatement. Par exemple, répondez à la question d’un collègue, validez une décision, donnez votre feedback sur un document, etc. Evitez de garder le message dans votre boîte ou de l’ajouter à votre to-do list. Répondez-y tout de suite, puis archivez ou supprimez le message, et passez à autre chose.
4. Différer
Si la réponse à un e-mail demande plus de deux minutes, classez-le dans un dossier « à traiter ». Au cours de votre journée, prévoyez un créneau dans votre emploi du temps pour traiter les messages placés dans ce dossier. Le reste du temps, votre messagerie est fermée afin que vous puissiez vous concentrer sur vos tâches en cours.
5. Archiver
Certains messages ne nécessitent aucune répondre de votre part. C’est le cas des invitations à des réunions ou des messages purement informatifs. Dans ce cas, lisez le message, prenez note (inscrivez la réunion ou l’événement dans votre agenda) et archivez-le.
Aujourd’hui, il existe de nombreux outils qui permettent de diminuer les e-mails, d’améliorer la communication avec vos collaborateurs et d’être plus productif. C’est le cas de la plateforme collaborative Wimi et de son système de channel de discussion, un outil de messagerie instantanée qui permet de centraliser et d’organiser les discussions par projet, et d’échanger avec vos collaborateurs en temps réel.
Conclusion
Grâce à la méthode Inbox Zero, vous ne perdez plus de temps à organiser et classer vos e-mails, mais vous les traitez immédiatement. L’avantage, c’est que vous décidez rapidement de ce que vous devez faire de vos messages. Ainsi, ils ne s’entassent plus dans votre boîte de réception. Votre messagerie est vite (ou presque), et vous, vous êtes plus serein et plus efficace dans vos tâches quotidiennes.
Bonus : découvrez quand utiliser le chat plutôt que l’e-mail, et vice-versa.
