Afin de créer une cohésion, un sentiment d’appartenance et de développer l’engagement des salariés, une entreprise doit mettre en place une politique de communication interne ainsi que des outils qui favorisent la collaboration à tous les niveaux (entre salariés, entre services, entre différents sites, etc.).
Pour cela, les entreprises disposaient de l’intranet, un réseau informatique interne privé, que seuls les salariés pouvaient utiliser. Depuis quelques années, l’intranet a évolué pour s’adapter aux nouvelles habitudes de travail et adopter une approche basée sur la collaboration et l’échange, c’est ce que l’on appelle l’intranet collaboratif.
Suite à la pandémie et à l’essor du télétravail, le monde de l’entreprise est en pleine mutation et les plateformes collaboratives gagnent en popularité car elles facilitent la collaboration et le travail à distance. Désormais, un nombre grandissant d’entreprise adopte la digital workplace, un nouvel environnement de travail collaboratif et numérique.
Cependant, il n’est pas toujours évident de différencier intranet collaboratif et digital workplace. Pour éviter de les confondre, découvrez la définition de chaque terme et leurs principales différences.
Définitions
Pour en savoir plus, commençons par nous pencher sur la définition de chaque solution.
Qu’est-ce que l’intranet collaboratif ?
Apparu en même temps qu’Internet, l’intranet était autrefois un simple site web, uniquement accessible aux salariés de l’entreprise et qui répondait à deux objectifs principaux : le contenu et la communication.
Le service communication ou le département des ressources humaines y publiait des informations à l’intention des salariés, l’actualité de l’entreprise ainsi que des documents internes (règlement intérieur, fiches de poste, demande de congés, etc.). Il s’agissait essentiellement d’une communication unilatérale et descendante (ou top-down).
Depuis quelques années, l’intranet a évolué pour se transformer en un réseau social et participatif sur lequel se déploie une communication davantage horizontale, même si elle provient toujours de la hiérarchie. Désormais, les employés peuvent participer et s’exprimer, notamment en laissant des commentaires ou en participant aux discussions lancées par les administrateurs / éditeurs. On parle alors d’un intranet collaboratif.
Qu’est-ce que la digital workplace ?
La digital workplace est une vaste plateforme tout-en-un, un espace virtuel sécurisé, basé sur le cloud, et sur lequel sont regroupés tous les outils et applications dont les salariés d’une entreprise ont besoin pour travailler et communiquer entre eux, mais également avec leurs partenaires, leurs fournisseurs et leurs clients.
Une digital workplace est donc un environnement de travail numérique bien plus large que l’intranet. D’ailleurs, l’intranet en fait généralement partie. Ainsi, en plus de répondre aux objectifs de contenu et de communication, la digital workplace permet également d’atteindre deux objectifs supplémentaires : l’activité (la réalisation et la gestion des tâches quotidiennes) et la collaboration.
Quelles sont les différences entre les deux ?
Pour éviter toute confusion, voici les trois principales différences entre intranet et digital workplace.
La digital workplace, une solution plus globale
La digital workplace est un environnement de travail numérique accessible à l’ensemble de vos collaborateurs, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Pour schématiser, la digital workplace est comme une grande boîte dans laquelle se trouvent tous les outils, applications et plateformes numériques que vos salariés utilisent pour travailler au quotidien : messagerie instantanée, visioconférence, boîte mail, agenda partagé, logiciel de traitement de texte, réseau social de l’entreprise, logiciel de gestion de projet, intranet, etc. Tout est à portée de clic, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la productivité des salariés.
Ainsi, l’intranet est intégré dans cette solution globale. Cependant, il est aussi possible d’avoir une digital workplace sans avoir d’intranet.
L’intranet comme porte d’accès à la digital workplace
Généralement, dans toute organisation, la page d’accueil du navigateur Internet s’ouvre sur l’intranet. C’est de là que les salariés peuvent consulter les dernières actualités de l’entreprise, et qu’ils peuvent accéder à la digital workplace ainsi qu’à tous leurs outils de travail. L’intranet fonctionne comme la porte d’entrée de votre espace de travail numérique.
Un outil vs un environnement de travail
Aujourd’hui, l’intranet est un outil qui ne cesse d’évoluer et d’intégrer de nouvelles fonctionnalités afin de satisfaire les besoins changeants des entreprises et de leurs collaborateurs. Autrefois un simple réseau interne statique, il est devenu social et collaboratif afin d’encourager les interactions et les échanges entre les salariés et avec la hiérarchie.
Quant à la digital workplace, il s’agit d’un environnement de travail qui a été développé dans le but d’intégrer l’ensemble des outils numériques (intranet inclus) et de trouver de nouvelles façons d’en tirer profit. Elle offre ainsi des moyens concrets et pratiques d’améliorer l’efficacité, la productivité, l’engagement ainsi que la satisfaction des employés.
Dans ce nouvel espace de travail numérique se mêle collaboration et communication. Vos collaborateurs peuvent tout faire : organiser leur planning, gérer leurs tâches, échanger avec les membres de leur équipe, mais aussi avec leurs fournisseurs, leurs clients et leurs partenaires par messagerie instantanée ou visioconférence, et avoir facilement accès à tous leurs outils et applis habituels.
Conclusion
Aujourd’hui, intranet collaboratif et digital workplace sont deux éléments essentiels dans une entreprise car ils permettent aux salariés d’accomplir leurs tâches quotidiennes, de communiquer, de collaborer et de trouver l’information qu’ils cherchent afin de prendre les bonnes décisions au bon moment.
Il est donc important de bien comprendre leur utilité et leurs différences : l’intranet est un outil alors que la digital workplace est un espace de travail numérique qui réunit sur une plateforme unique l’ensemble des outils digitaux indispensables à vos collaborateurs, qui peuvent y accéder quel que soit le lieu où ils se trouvent.
