Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?
Un tableau Kanban est un outil de visualisation permettant d’optimiser le flux de travail et d’optimiser l’organisation globale des entreprises. Utiliser la méthode Kanban pour gérer le travail de ses équipes permet de :
- Promouvoir la concentration
- Booster la productivité
- Augmenter la visibilité
Les détails sont visuellement centralisés sur un tableau Kanban, ce qui minimise le temps passé à suivre les rapports ou réunion d’avancement.
L’objectif d’un système Kanban est de limiter la quantité de travail en cours afin que le travail circulant dans le système corresponde à sa capacité. En d’autres termes, un système ne peut gérer qu’un volume de trafic limité tout en permettant à ce trafic de se déplacer en douceur à travers les étapes du processus.
Un tableau Kanban plus avancé peut également inclure des informations pour aider à gérer activement la façon dont le travail se déroule dans le tableau, telles que les politiques de processus.
Démarrer avec Kanban ne nécessite pas une refonte à l’échelle de l’organisation ; il peut commencer avec une seule équipe cherchant à améliorer la visibilité et à prendre le contrôle de son flux de travail et à se développer à partir de là.
De quoi est constitué un planning Kanban ?
- Les voies et sous voies, qui représentent des étapes définies dans le processus
- Cartes, qui représentent les éléments de travail qui se déplacent dans le processus
L’utilisation de sous-voies sur un tableau Kanban vous permet de refléter plus précisément votre processus numériquement. En définissant simplement vos étapes de processus dans des voies et en documentant vos éléments de travail avec des cartes, vous pouvez commencer à profiter des avantages de Kanban.
Voies sur un tableau Kanban
Les voies représentent les étapes de votre processus. Chaque voie verticale doit refléter une étape distincte de votre processus et se déplacer de manière séquentielle de gauche à droite : de l’état « À faire », à celui « En cours », jusqu’à l’état “Terminé”.
Les couloirs horizontaux peuvent être utilisés pour représenter des processus qui se déroulent simultanément au sein d’une organisation.
Par exemple, si une équipe commerciale suit le même processus pour chacun de ses territoires géographiques, elle pourra mettre en place des couloirs verticaux avec chacune des étapes de son processus, et des couloirs horizontaux pour chacun des territoires dont elle est responsable. Cela permettrait à l’équipe de gérer et d’affiner son processus sur un tableau partagé tout en distinguant les domaines dans lesquels elle travaille.
Cartes Kanban
Sur chaque carte de votre tableau Kanban, vous incluez des détails qui permettront à tous les membres du tableau de comprendre facilement les détails clés de ce travail, tels que :
- Titre – quel est cet élément de travail ?
- Affectation de la carte – qui travaille sur cet élément de travail ?
- Type de carte – de quel type de travail s’agit-il ? (Généralement désigné par la couleur)
- Date d’échéance – y a-t-il une date d’échéance définie pour cet élément de travail ?
Ainsi que des informations plus détaillées sur le travail, telles que :
- Description de la carte – qu’est-ce qui est exactement impliqué dans cet élément de travail ? Quel est le résultat final recherché ?
- Pièces jointes/fichiers – y a-t-il des documents, des liens ou des visuels qui sont utiles pour compléter cet élément de travail ?
- Historique des commentaires – ce que l’équipe a ajouté
- Historique de la carte
Les cartes Kanban permettent un accès facile aux informations clés sur des éléments de travail spécifiques sur votre tableau Kanban.
Gérer le flux de travail avec un tableau Kanban
Les politiques de processus sont des règles ou des directives que l’équipe utilisant un tableau Kanban développe pour aider l’équipe à utiliser le tableau de manière cohérente. Un exemple de politique de processus pourrait être : « Les cartes doivent être accompagnées d’un résumé de projet terminé avant de passer de « À faire » à « En cours ».
Les limites WIP (work in process) sont des limites définies sur le nombre d’éléments de travail pouvant se trouver dans une voie particulière ou un ensemble de voies à un moment donné. Basées sur le concept Kanban selon lequel nous pouvons agir plus rapidement lorsque nous nous concentrons sur moins d’éléments à la fois, les limites WIP aident les équipes à éviter de surcharger le système en travaillant sur trop de choses à la fois.
Les différents avantages types de Kanban
Lorsque vous commercialisez des produits physiques sur une chaîne de montage, vous pouvez voir le processus et les étapes de production se dérouler sous vos yeux. S’il y a un goulot d’étranglement dans une partie du système, vous pouvez voir immédiatement le travail s’accumuler et savoir où aller pour résoudre le problème.
Mais si votre travail est moins tangible (développement de logiciels, création de campagnes marketing ou élaboration d’une feuille de route de produit), votre processus sera probablement moins évident. Les goulots d’étranglement ne sont pas si apparents et les équipes ont du mal à gérer la capacité, ce qui se traduit souvent par des membres d’équipes débordés.
Utilisez la méthode Kanban pour gérer le travail des utilisateurs de ses équipes, c’est définir toutes les étapes de votre processus et suivre activement le travail tout au long de ce processus. Les logiciels Kanban sont flexibles et personnalisables, permettant d’ajuster la conception de votre tableau à mesure que votre processus évolue. En ce sens, il existe une infinité de types de tableaux Kanban, car chacun est unique en fonction de l’organisation qui l’utilise.
Profitez de tout le potentiel de la méthode agile avec un board Kanban (ou Kanban tool)
L’espace de travail intuitif et illimité de Wimi (entre autres) vous permet de gérer le flux de travail de toute votre équipe, de l’attribution de tâches à l’organisation de réunions de sprint d’équipe au bureau ou à distance. Grâce à nos outils de collaboration, vous pouvez prendre le contrôle de la communication et de la productivité de votre équipe pour vous assurer que votre projet est terminé dans les délais et de manière optimale.
Facilitez la planification et la collaboration au sein de vos équipes grâce à la méthode Kanban
Donnez à vos salariés les moyens de développer leurs pleins potentiels. Grâce à Wimi, vous pourrez partager votre outil Kanban, ce qui permettra aux utilisateurs de l’outil, d’exprimer leurs opinions, leurs nouvelles idées et modifier le statut des tâches.
Via des mises à jour en temps réel, chaque salarié peut attirer l’attention des autres membres de l’équipe sur les points nécessaires et obtenir des commentaires instantanés.
Utilisez les mentions, le chat intégré et les réactions emoji pour optimiser votre communication interne, quelle que soit la distance qui vous sépare.
Comment créer un tableau kanban ?
Réaliser un brainstorming, définissez vos besoins, vos étapes, vos moments clés, les rôles de chaque utilisateur, etc…
Sélectionner votre outil pour créer le tableau. Vous pouvez utiliser un tableau physique ou un outil numérique pour accueillir les membres de l’équipe qui travaillent à distance.
Diviser toutes les tâches en trois colonnes de couloir sous les balises “à faire”, “en cours” et “terminées”.
Organiser vos tâches dans la colonne « à faire » par ordre de priorité. Vous pouvez déplacer votre tâche la plus prioritaire dans la colonne « en cours » une fois que vous avez commencé à y travailler.
Définir une limite claire pour le WIP. Il fait référence à la limite du nombre de tâches qui peuvent être dans la colonne en cours du tableau Kanban à un moment donné. Cela permet de garantir que les équipes travaillent à leur plein potentiel sans multitâche.
Ajouter des cartes. Vous pouvez ajouter des cartes en fonction de la priorité et de la chronologie d’une tâche ou d’un projet. Une carte ne doit représenter qu’un seul élément. Si la portée de la carte semble trop large, divisez-la en plusieurs cartes.
Définir les attentes. Spécifiez qui a le pouvoir d’ajouter, de réorganiser, de supprimer ou de déplacer des cartes Kanban. Limitez le nombre de personnes qui peuvent le faire pour éviter de créer de la confusion.
Recueillir des commentaires. Recueillez les commentaires et les suggestions des parties prenantes et apportez des ajustements à votre tableau Kanban pour mieux répondre aux besoins de votre équipe et de votre organisation.
Suivre l’état d’avancement à l’aide de logiciels kanban. Suivez l’avancement du travail des membres de l’équipe d’un niveau entreprise, en classant les éléments dans la colonne appropriée ou via des étiquettes regroupant chaque élément selon son statut.
Quels sont les meilleurs logiciels kanban ?
Existe-t-il des softwares gratuits pour créer des plannings kanban ?
Il existe de nombreux logiciels de Kanban gratuits ou disponibles en version gratuite en fonction du nombre d’utilisateurs. Voici une liste non exhaustive de solutions Kanban disponibles gratuitement :
- Trello (existe en version gratuite)
- Asana (gratuit jusqu’à 15 utilisateurs)
- monday.com (gratuit jusqu’à 2 utilisateurs)
- Clickup (existe en version gratuite) (outil de monday)
- Notion (gratuit jusqu’à 50 documents)
- Miro (gratuit jusqu’à 3 tableaux)
- Kanbanize (à partir de 15 utilisateurs)
- KanbanFlow (pas de limite d’utilisateurs en version gratuite)
- Zoho Projects (gratuit jusqu’à 3 utilisateurs)
- Meistertask (existe en version gratuite)
- Jira (gratuit jusqu’à 10 utilisateurs)
- Wimi (essai gratuit)
Toutes ces solutions semblables sont différentes sur des points précis pour chacune séduire différentes entreprises.
À titre d’exemple, les tarifs varient énormément en fonction de la solution choisie et de ses fonctionnalités. Meistertask et Kanbanflow coûtent 4-5€/utilisateur/mois, Jira entre 7 et 15€/utilisateur/mois alors que Kanbanize coûte un peu plus de 100€/utilisateur/mois. C’est tout simplement car les fonctionnalités et la performance de ces outils sont différentes. Il faudra alors comparer ou essayer les différentes solutions comme Jira, Kanban Flow, Meistertask, Kanbanize et tous les autres.
À vous de comparer ces outils et surtout vérifier que vos besoins seront bien comblés dans les versions gratuites. En fonction de l’envergure de votre organisation, du nombre d’utilisateurs et de la nature de votre entreprise, il est probable qu’une solution gratuite ne puisse pas vous satisfaire. Il vous faudra alors vous pencher vers les versions payantes de ces derniers ou vers Wimi, le logiciel tout-en-un extrêmement complet.
En plus de fonctionnalités de visio conférence et de partage de documents (grossièrement Microsoft Teams et Google Drive). Dans le même style que Monday, Wimi est un outil collaboratif très complet et disposant de fonctionnalités diverses dont l’outil Kanban ou le diagramme de Gantt.
Trello, Asana, quelles sont les différences entre ces outils ?
Asana et Trello sont deux entreprises qui ont développé des outils de gestion de projet pour les entreprises travaillant de manière collaborative et agile.
Quelles sont les différences entre ces deux outils ?
Trello est un outil kanban performant et un des premiers de ce genre. Trello a démocratisé les logiciels de planning kanban afin de fournir aux entreprises une solution simple et efficace de gestion de tâches.
Asana est un célèbre logiciel de gestion de projet qui propose une fonctionnalité très poussée de création de tableaux kanban pour usage personnel ou professionnel.
La principale différence entre Trello et Asana d’un point de vue fonctionnel, est l’affichage et la manière d’ordonner et catégoriser des tâches. Asana est bien plus adapté à un projet composé d’une trentaine de tâches alors que Trello est spécialisé pour de plus petits projets. Or une liste de tâches, de sous-tâches et le fait de les regrouper est indispensable à la gestion de projet et donc Trello est très limitant.
Dans leur version gratuite, Asana propose plus de fonctionnalités que Trello. Même si un catalogue d’applications vient renforcer le panel de fonctionnalités de Trello en version premium, Asana reste plus performant pour la mise en œuvre d’un projet.
