Lorsque vous gérez un projet, vous devez toujours garder un œil sur les délais, le budget, l’étendue du projet et la qualité du travail réalisé. Ainsi, pour savoir où vous en êtes dans l’accomplissement de votre projet, il est indispensable d’utiliser des KPI (Key Performance Indicators en anglais), aussi appelés indicateurs clés de performance (ICP).
On peut comparer le pilotage d’un projet à la conduite d’une voiture, vous ne pouvez pas vous passer du tableau de bord et de ses nombreux indicateurs pour avancer sereinement jusqu’à votre destination :
- le compte-tour pour savoir quand passer une vitesse ;
- le compteur de vitesse pour connaître la vitesse à laquelle vous roulez ;
- la jauge d’essence vous indique si vous avez suffisamment de carburant pour atteindre votre destination ;
- les différents voyants vous assurent le bon fonctionnement de votre véhicule.
Ces instruments de bord vous permettent de savoir que vous arriverez à destination sans encombre. C’est la même chose avec les KPI pour la gestion de vos projets.
L’essentiel à savoir sur les KPI (ou indicateurs de performance d’un projet)
Un K¨PI ou indicateur clé de performance vous permet d’évaluer la performance d’un projet par rapport à des objectifs spécifiques. Il s’agit toujours d’un indicateur précis et mesurable, qui doit être défini en amont du projet pour être pertinent. Il vous permet de savoir où vous en êtes dans l’atteinte de vos objectifs, quels sont les points sur lesquels vous réussissez et ceux sur lesquels vous avez des difficultés. Le KPI est un indicateur précis et mesurable, qui doit être défini en amont du projet pour être pertinent.
Les KPI facilitent le pilotage de projet car ils vous donnent un aperçu rapide de l’état du projet à un instant T. En effet, chaque KPI vous fournit une information précise qui vous permet d’évaluer une situation à un moment donné et de prendre une décision adaptée.
Pour utiliser efficacement les KPI, retenez qu’un indicateur :
- doit être associé à un objectif précis ;
- doit être à la fois réaliste, mesurable et défini dans le temps ;
- implique forcément une décision (même la décision de ne pas agir) ;
- n’est jamais muet ;
- doit être simple et compréhensible par tous.
Choisissez vos propres indicateurs avec votre équipe et les personnes concernées par le projet (clients, fournisseurs, etc.) dès le début du projet.
Quel est l’intérêt du suivi de projet pour les entreprises ?
Le suivi de projet est essentiel pour garantir la performance, car il permet d’identifier rapidement les potentiels écarts entre les objectifs initiaux et ainsi être en mesure, le cas échéant, d’anticiper et gérer les problèmes.
Tout au long du projet, les KPI vont vous permettre de communiquer efficacement avec votre équipe, mais aussi avec l’ensemble des parties prenantes, sur l’avancement du projet.
Enfin, les indicateurs de performance sont un élément clé du processus d’amélioration continue. En analysant régulièrement les différents KPI, il devient possible d’identifier les points bloquants et améliorer la performance globale du projet. D’autant que ces informations sont aussi fort utiles pour prendre des décisions stratégiques en toute connaissance de cause afin de faire les bons choix, au bon moment.
4 catégories de KPI pour suivre suivre vos projets
Si les KPI Projet sont essentiels, il est toutefois nécessaire de bien les choisir pour s’assurer de leur efficacité. Pour ce faire, retenez qu’un indicateur doit être associé à un objectif précis, mais aussi être réaliste, mesurable et défini dans le temps. Ce KPI doit en outre être simple afin d’être compréhensible par tous et il implique forcément une décision (même la décision de ne pas agir).
On distingue quatre catégories de KPI :
- Les indicateurs de coûts vous permettent de contrôler que votre projet ne dépasse pas le budget alloué.
- Les indicateurs de délais sont indispensables pour vérifier que le projet respecte les délais et ne subit aucun retard.
- Les indicateurs de qualité vous aident à veiller à la qualité du travail fourni.
- Les indicateurs d’efficacité et d’avancement du projet permettent de savoir si vous gérez efficacement le projet, si le budget, les ressources et le temps sont utilisés à bon escient, et si la progression du projet est satisfaisante.
14 KPI pour mesurer le suivi de votre projet
Découvrez 14 KPI classés par catégorie pour vous aider à mieux gérer vos projets.
Indicateurs de coûts
Les indicateurs de coûts sont stratégiques, car ils vous permettent de contrôler que votre projet ne dépasse pas le budget alloué.
- Coût réel : calcul du coût réel du projet. Il se mesure en additionnant toutes les dépenses actuelles du projet.
- Coûts non planifiés : il s’agit de l’ensemble des dépenses réalisées mais non prévues initialement dans le projet.
- Coût des retards: ce KPI vous permet de savoir ce que vous coûte votre retard. Il se calcule en faisant la somme des dépenses additionnelles liées au retard comme les heures supplémentaires de main d’œuvre, la maintenance, le dépannage, etc.
- Ecart de coût du projet: calculez la différence entre le coût effectif du projet et le coût initialement prévu.
Calcul : (coût réel – coût prévisionnel) / coût prévisionnel.
Indicateurs de délais
Les indicateurs de délais sont indispensables pour vérifier que le projet respecte les délais et ne subit aucun retard.
- Taux de retard : ce KPI vous permet de connaître le pourcentage de retard par rapport au planning initialement prévu.
Calcul : (tâches non réalisées / tâches prévues) X 100 - Durée d’une tâche : utile pour mesurer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche, notamment les tâches récurrentes.
- Ecart de durée : mesurez si une tâche ou un jalon est plus long à réaliser que ce que vous aviez initialement prévu.
Calcul : (durée réelle – durée initiale) / durée initiale - Ecart de délai : cet indicateur mesure si vous êtes en avance, dans les temps ou en retard sur le planning prévu au démarrage du projet.
Calcul : temps initialement prévu – temps actuellement utilisé
Un résultat négatif indique qu’il vous reste encore du temps pour continuer le projet.
Indicateurs de qualité
Les indicateurs de qualité vous aident à surveiller la qualité du travail fourni.
- La satisfaction du client : un excellent indicateur de qualité qui peut se mesurer grâce à un questionnaire de satisfaction ainsi que par la fidélité du client ou du consommateur.
- Nombre d’erreurs : ce KPI indique le nombre de fois où vous avez dû refaire une tâche ou retravailler sur un élément. Les erreurs ont un impact sur le budget et le calendrier du projet.
- Les plaintes du client : tout comme la satisfaction du client, il s’agit d’un bon indicateur de la qualité du projet et du travail fourni.
Indicateurs d’efficacité et d’avancement du projet
Les indicateurs de qualité vous aident à surveiller la qualité du travail fourni.
- Taux d’avancement : comme son nom l’indique, ce KPI permet de savoir quelle est la progression de votre projet.
Calcul : (tâches accomplies / tâches prévues) X 100 - Nombre de tâches ou de jalons réalisés : il s’agit d’un autre bon indicateur de l’avancement du projet.
- Temps passé sur le projet : à tout moment dans le projet, comparez les heures de travail déjà effectuées par rapport aux heures initialement planifiées pour savoir si vous et votre équipe êtes efficaces. Si la quantité d’heures passées est supérieure à celle prévue, peut-être devez-vous revoir l’estimation du temps nécessaire à la réalisation du projet.
3 bonnes pratiques pour la mise en place de vos KPI de suivi projet ?
Lorsque vous mettez en place vos KPI, il est important de suivre quelques bonnes pratiques afin de garantir leur efficacité.
1. Définir les rôles et processus de contrôle
Pour chaque objectif, nommez un responsable et définissez en amont les processus de contrôle. Ceci permet d’éviter d’éventuelles tensions au cours du projet, à mesure que les objectifs du projet ou les indicateurs de performance sont modifiés.
2. Mettre en place une infrastructure de projet
Vous devez ensuite obligatoirement mettre en place une infrastructure de projet et de suivi des performances adapté. Un logiciel de gestion de projet comme Wimi est alors idéal pour suivre votre projet et vos KPI de manière transparente et professionnelle.
3. Réviser vos KPI en fonction de vos objectifs
Bien entendu, les indicateurs de performance ne sont pas figés. Au contraire, vous devez conserver à tout moment une approche agile et mettre à jour si nécessaire vos KPI Projet.
L’ajustement des KPI fluctue selon l’état du projet. Ainsi, dans le cadre d’un projet en accélération, la fréquence de révisions des KPI doit être quasiment quotidienne. Si le projet est plutôt en ralentissement, nous vous recommandons plutôt de réviser vos indicateurs de performance une fois toutes les deux semaines.
Un processus de révision performant implique la collecte des données, l’analyse des résultats pour identifier de potentiels écarts par rapport aux objectifs et enfin l’ajustement des objectifs ou des KPI selon ces résultats.
Exploitez le potentiel d’un outil de gestion de projet pour le suivi de vos KPI
Pour garantir l’atteinte des objectifs et vous simplifier la vie, utilisez le logiciel de gestion de projet Wimi. Vous et votre équipe pouvez directement créer et mettre à jour vos KPI en temps réel, avoir une vision précise de la progression du projet et évaluer les performances de votre équipe ainsi que celles du projet avec aisance.
Cette liste d’indicateurs de performance n’est pas exhaustive. Il en existe beaucoup d’autres et vous pouvez même créer vos propres KPI.
Enfin, simplifiez-vous la vie en utilisant un logiciel de gestion de projet. Vous et votre équipe pouvez directement créer et mettre à jour vos KPI en temps réel, avoir une vision précise de la progression du projet et évaluer les performances de votre équipe ainsi que celles du projet.
