L’intégration des nouveaux employés est un moment crucial pour l’employé, mais aussi pour l’entreprise. Si le nouvel arrivant se sent bien et qu’il est rapidement opérationnel suite à son embauche, il sera plus engagé et productif. Pour l’entreprise, c’est un moyen de contrôler les coûts de recrutement et réduire la rotation des employés. Cependant, une intégration réussie passe une stratégie d’onboarding performante. Découvrons ensemble c’est que l’onboarding, ses avantages et comment réussir cette phase d’intégration.
Onboarding…qu’est-ce qu’est ?
Le terme onboarding désigne le processus par lequel l’entreprise accueille et intègre un nouveau salarié. Il s’agit non pas d’une simple période d’incorporation des talents, mais un processus complet qui peut durer plusieurs mois. L’onboarding performant va permettre aux nouveaux salariés de se familiariser avec leur lieu de travail, les valeurs de l’entreprise, mais aussi avec les rôles et responsabilités de chacun.
Pourquoi l’onboarding est incontournable ?
45% des démissions ont lieu durant les premiers mois suivant l’embauche d’un salarié[1] et 60% des salariés rompent leur contrat durant la période d’essai[2] ! Ces chiffres permettent de se rendre compte de l’importance de l’intégration des nouveaux employés.
D’autant qu’une mauvaise intégration peut coûter cher : 7000 euros en moyenne, c’est le coût pour l’entreprise d’une intégration ratée…cela n’est pas étonnant, car un employé qui ne reste pas dans l’entreprise, c’est un processus de recrutement des collaborateurs qui recommence un nouveau cycle.
Par conséquent, il est nécessaire de porter une attention toute particulière à l’intégration en déployant un processus d’onboarding complet et ambitieux. En effet, un nouvel employé qui bénéficie d’un onboarding complet a 58% de chances en plus de rester dans l’entreprise qu’il a rejointe[3].
En outre, si l’onboarding est réussi, vous avez de grandes chances que cela influe positivement sur votre marque employeur. En donnant toutes les chances aux nouvelles recrues, vous soignez ainsi votre image de marque. Or, saviez-vous qu’un employeur possédant une forte marque employeur a 50% plus de chances d’attirer les talents les plus qualifiés[4] ?
Quelles sont les étapes-clés d’un onboarding réussi ?
Maintenant que vous êtes convaincu de l’importance de l’onboarding, nous devons évoquer les étapes incontournables qui vont vous permettre d’intégrer au mieux les nouveaux talents.
Avant le premier jour : préparation et attentes
Contrairement à une idée reçue, l’onboarding ne doit pas commencer le premier jour dans l’entreprise. Au contraire, l’intégration des nouveaux employés doit débuter bien en amont ! Pour offrir l’opportunité au nouvel arrivant de préparer sa venue dans les locaux, fournissez l’ensemble des informations pratiques nécessaires.
Afin de renforcer le sentiment d’appartenance, communiquez sans attendre sur les valeurs de l’entreprise. Réduisez aussi son anxiété en lui transmettant le planning de la première journée, le code vestimentaire le cas échéant ainsi que les procédures à respecter au sein de l’entreprise.
Premier jour : accueil et introduction à l’entreprise
Le jour de la prise de poste est un moment pas comme les autres pour vous comme pour le nouvel arrivant. Faites participer les membres de l’équipe pour assurer un accueil chaleureux et donner une agréable première impression. Vous pouvez en profiter pour faire visiter les locaux, mais aussi présenter les collaborateurs et les managers.
Pour faciliter l’arrivée de l’employé à son nouveau poste, préparez son poste de travail. Celui-ci doit être propre, rangé et une pochette contenant les codes d’accès aux plateformes ainsi qu’un livret d’accueil est la bienvenue.
Première semaine : formation et intégration dans l’équipe
Ne mettez surtout pas la pression sur la nouvelle recrue lors de la première semaine. L’objectif n’est pas d’être productif, mais de prendre ses marques à son rythme. N’oubliez pas que le processus d’intégration doit prendre son temps, mais qu’il s’avère un investissement important et rentable.
Cette première semaine est une période d’intégration sociale où le nouvel employé va commencer à échanger avec ses collègues et sympathiser. Des moments dédiés à la formation sont aussi très intéressants afin de transmettre les politiques de l’entreprise et faciliter la maîtrise des outils dédiés au poste de travail.
Suivi à long terme : évaluations et ajustements
Si les premiers jours sont cruciaux, un bon processus d’onboarding ne s’arrête pas là. Au contraire, il peut même prendre jusqu’à un an. Durant les premiers mois suivant l’embauche, prévoyez des points réguliers pour recueillir le ressenti de votre nouveau talent. Ce dernier pourra vous partager ses craintes ou ses éventuelles difficultés. Vous devez alors tenter de les résoudre au mieux et proposer des solutions pertinentes pour le fidéliser.
N’hésitez pas à proposer l’accompagnement du nouveau salarié par un mentor. Ce dernier pourra l’aider à naviguer dans son nouvel environnement de travail et va créer un premier lien social jusqu’à la fin de la période d’intégration et peut-être même au-delà ! La durée du processus d’onboarding doit être ajustée en fonction des retours de l’employé et de ses besoins spécifiques.
Les défis liés à l’intégration des nouveaux employés
Lors de l’intégration des nouveaux salariés, vous pouvez être confronté à plusieurs défis. Cependant, en appliquant les bonnes stratégies, il est possible de les relever de manière optimale.
Parmi les défis les plus courants, nous pouvons citer :
- Diversité culturelle : Dans un environnement de travail multiculturel, vous devez gérer de possibles barrières linguistiques, des différences de normes professionnelles ou des différences culturelles. Vous pouvez répondre à ce défi en nommant des mentors culturels et en déployant des formations sur la diversité.
- Éloignement géographique : Réussir l’intégration d’employés en télétravail peut être complexe. Les liens sont plus difficiles à tisser et la communication peut être moins fluide. Organisez des réunions virtuelles régulièrement afin de renforcer le sentiment d’appartenance.
- Différents styles d’apprentissage : Chaque nouvel embauché peut posséder un style d’apprentissage différent ce qui complexifie la tentative de normalisation du processus d’onboarding. Diversifiez les approches et proposez des formations en face à face ainsi que des modules de formation en ligne.
Ne sous-estimez pas l’importance de l’onboarding
L’intégration des nouveaux employés doit faire partie intégrante du process de recrutement. En effet, un onboarding raté, c’est un recrutement raté. Vous devez penser ces éléments de manière conjointe afin de proposer une expérience fluide au collaborateur que vous désirez recruter.
Un parcours d’intégration complet qui accueille chaleureusement et vise à former les nouveaux arrivants permet de les fidéliser. À terme, cette approche est payante, car elle va réduire le coût de l’embauche, accroître l’engagement et la cohésion de groupe tout en boostant votre image de marque. Vous pourrez ainsi tisser des liens solides et durables entre l’employé et l’organisation : un investissement stratégique pour la performance à long terme de l’entreprise.
[1] Pôle emploi, L’onboarding : une étape cruciale pour retenir les talents, 2023
[2] Payjob, D’après vous, qui rompt le plus la période d’essai ? Les candidats ou les entreprises ?, 2017
[3] Workelo, Les 10 chiffres clés de l’onboarding, 2019
[4] Link Humans, 10 reasons why employer branding is important, site consulté en novembre 2023
