Au cours d’une journée de travail, il est parfois difficile de jongler entre les responsabilités et les différentes tâches à réaliser. Pour organiser son emploi du temps et fixer ses priorités, il est recommandé de faire appel à une méthode d’organisation performante. C’est ici qu’intervient la méthode GTD ou “ Getting Things Done ”. Elle a réussi à conquérir le cœur de nombreuses organisations, car elle permet d’être plus efficace au travail, sans stresser ! Découvrons les secrets de cette méthode réputée qui peut vous accompagner au quotidien.
Qu’est-ce que la méthode GTD (Getting Things Done) ?
C’est en 2001 que le consultant en management David Allen présente une méthode de productivité au sein d’un ouvrage intitulé “ Getting Things Done, the art of stress-free productivité GTD ”.
Cette méthode de planification est constituée de 5 étapes distinctes et s’avère simple et rapide à mettre en place. Pour cette raison, de nombreux collaborateurs dans des entreprises issues de secteurs d’activité variés ont adopté cette méthode afin d’augmenter la productivité.
Quel outil utiliser pour déployer la méthode GTD ?
L’une des forces de la méthode GTD est qu’elle ne nécessite aucun outil productif ou logiciel spécifique pour être mise en application. David Allen lui-même explique dans son livre que le plus important est de bien comprendre les principes de sa méthode. Par conséquent, un agenda et un simple cahier suffisent pour gérer et organiser sa journée de manière optimale.
Ce point est essentiel, car cela signifie que la méthode peut être déployée à grande échelle dans une entreprise sans impacter les finances de l’entreprise. Au contraire, présenter la méthode GTD aux collaborateurs est un moyen idéal pour booster la productivité des équipes.
Les étapes incontournables pour optimiser son organisation
Pour travailler de façon efficace grâce à la méthode GTD, vous devez suivre 5 étapes clés. Elles vous permettront de mieux planifier les tâches à accomplir et de prendre des décisions plus éclairées.
Étape 1 : Saisir
L’une des principales problématiques de notre époque est l’afflux constant et considérable d’informations. Vous pouvez ainsi ne plus réussir à vous organiser, car vous devez à la fois lire des mails, trouver des idées pour un projet ou même…faire vos courses ! Les sollicitations sont donc très nombreuses.
Pour cette raison, la première étape consiste à saisir ou capturer ces informations. Il est nécessaire de collecter toutes les tâches, idées ou préoccupations qui surgissent. Notez donc ces informations dans un carnet afin de vous décharger de ces informations et réduire la fatigue cognitive.
N’importe quel support peut convenir tant qu’il reste accessible à tout moment. De plus, vous devez prendre l’habitude de réellement tout noter. Dès qu’une idée surgit, saisissez-la sans attendre. Cela peut sembler anodin, mais c’est la première étape permettant de mieux organiser son travail et améliorer sa productivité.
Étape 2 : Clarifier
Après avoir noté autant de morceaux d’informations, certains essentiels, d’autres anodins, vous pensez peut-être être surchargé. Vous n’avez pas tout à fait tort. C’est pour cette raison que la seconde étape est celle de la clarification.
Une fois que les informations sont collectées, elles doivent être clarifiées. En d’autres termes pour accomplir vos tâches, les données brutes doivent être transformées en éléments actionnables. Ce n’est que de cette façon qu’il est possible d’augmenter la productivité.
Pour ce faire, demandez-vous pour chaque information ce qu’elle signifie et quelle est la prochaine action à envisager. Si aucune action ne correspond à une information, questionnez-vous sur la suppression, la conservation ou la mise en attente de cet élément. N’hésitez pas à décomposer les éléments en sous-éléments si nécessaire. L’important est d’éviter de remettre au lendemain des tâches en les rendant plus facilement exploitables.
Étape 3 : Organiser
Pour maximiser l’efficacité au travail, il est important d’organiser les tâches. Prioriser certaines tâches, identifier les tâches chronophages ou complexes, les placer dans un agenda sont des étapes inévitables pour optimiser son organisation.
Vous allez définir des contextes, des priorités ainsi que des échéances à respecter. En agissant de la sorte, vous allez être plus performant, car vous serez moins soumis au stress ou aux distractions. Vous saurez où et quand chaque action doit être réalisée.
Plusieurs stratégies peuvent alors vous être d’une grande aide pour gagner du temps et booster la productivité. Commencez par créer, non pas une unique to-do-list, mais un ensemble de listes spécifiques construites autour de différents contextes. Un contexte peut être le bureau, le domicile ou les appels à réaliser. Dès que vous saurez dans un contexte précis, vous aurez une idée précise des actions à entreprendre.
Ensuite, n’intégrez au sein de votre emploi du temps que les tâches qui ont une date et une heure spécifique. Ce faisant, vous visualisez rapidement les tâches de la journée qui ne peuvent pas attendre. Les autres tâches, celles qui peuvent être réalisées à n’importe quel moment, ne doivent pas y figurer.
En ce qui concerne la gestion de projet, créez un dossier physique ou numérique pour chacun. À l’intérieur de ce dossier, rangez l’ensemble des informations, tâches et sous tâches associées.
Étape 4 : Réviser
Planifier son temps et gérer son temps de travail via une méthode réputée est une bonne approche. Toutefois, vous ne devez pas tomber dans le piège de l’immobilisme. En d’autres termes, même si le système est efficace, il est nécessaire de réaliser une révision régulière. En prenant du recul, vous pouvez ajuster et planifier en fonction de vos priorités et des nouveaux éléments en votre possession.
Assurez-vous en permanence que votre système d’organisation est bien aligné avec vos objectifs et valeurs actuels. C’est un bon moyen de gérer son temps de travail de manière rationnelle tout en préservant une certaine agilité.
Afin de réviser de manière optimale, prenez le temps chaque semaine de consulter vos listes, suivre l’avancement des projets et planifier la semaine à venir. Tout élément non pertinent doit alors être ajusté ou supprimé. Pensez aussi à prioriser les tâches pour contrôler la charge de travail et accomplir vos tâches sereinement.
Étape 5 : Agir
Vous pouvez utiliser les meilleurs outils ou méthodes de travail, si vous ne passez pas à l’action, vous ne pourrez pas atteindre vos objectifs. Ainsi, la dernière étape est bien entendu celle du passage à l’action. Tout est prêt : vous avez collecté les informations, les avez clarifiées, puis planifiées. Vous devez maintenant exécuter les tâches et projets selon vos priorités et le contexte.
Consultez vos listes afin de déterminer quelle action entreprendre. Selon votre niveau d’énergie, privilégiez des tâches simples et rapides ou des tâches plus complexes. N’oubliez pas de prendre en compte le contexte comme le lieu ou le niveau d’urgence.
Profitez-en pour mettre en pratique une célèbre règle de la méthode GTD. Celle-ci stipule que si une action peut-être accomplie en moins de deux minutes, alors vous devez la faire immédiatement !
Associez organisation et sérénité
Capturez, clarifiez, organisez, révisez et passez à l’action. La méthode GTD est un excellent moyen de devenir plus performant au travail, mais aussi gagner en sérénité. En adoptant une telle méthode, vous pouvez aussi acquérir une certaine forme de clarté mentale qui n’est pas de refus face à l’accumulation des informations et des distractions du monde moderne.
Vous allez aller directement à l’essentiel et avancer avec confiance. Pour améliorer encore la pertinence de cette méthode, vous pouvez vous aider d’une plateforme de travail collaborative. Cette dernière est parfaite pour lister, stocker, organiser et partager les informations au niveau de l’organisation. Un bon moyen d’apporter cette sérénité aux autres membres de votre équipe.
