La méthode de conduite de projet PRINCE2 est une approche performante permettant de gérer n’importe quel type de projet. Ainsi, les chefs de projet peuvent la mettre à profit pour piloter aussi bien des projets simples que des projets complexes. Pour vous apprendre à utiliser ce procédé structuré et éprouvé, nous vous présentons ses sept principes fondamentaux. Ces derniers sont les éléments de base de la méthode qui vous permettront de mener à bien vos projets de manière simple et efficace.
Qu’est-ce que la méthode PRINCE2 ?
PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) est une méthode de gestion de projet mise au point au Royaume-Uni dans les années 1970. Initialement, elle était utilisée pour les projets informatiques. Cependant, elle a su évoluer et cette méthode est désormais utilisée dans tous types de projets.
Rigoureuse, la méthode de pilotage PRINCE2 repose sur un ensemble de processus définis. Chacun de ces processus est à son tour constitué d’étapes permettant d’assurer la réussite du projet. L’idée est alors de maîtriser les différentes facettes du projet.
Dans le cadre de cette approche spécifique, la gestion de projet consiste à planifier, déléguer, contrôler et motiver des activités afin d’atteindre les objectifs définis à l’intérieur de cibles de performance[1].
Pour structurer et piloter le projet, la méthode PRINCE2 intègre 7 principes, 7 thèmes et 7 processus. Dans cet article, nous allons étudier les 7 principes de base, car ils constituent le socle théorique de cette méthode de suivi de projet.
Quels sont ses avantages et ses inconvénients ?
Afin de déterminer si la méthode PRINCE2 vous convient, nous devons lister les atouts, mais aussi les défis que vous pourriez rencontrer en l’utilisant. De cette manière, vous pourrez aborder sereinement le déroulement du projet.
En décidant de gérer des projets avec PRINCE2, vous pourrez bénéficier des avantages suivants :
- Structuration du projet : Cette méthode de pilotage de projet offre un cadre rigoureux, idéal pour gérer les projets complexes et ambitieux.
- Standardisation des processus : La standardisation permet de mener à bien le projet en facilitant notamment la communication entre les différentes parties prenantes.
- Efficacité des actions : La planification du projet est optimale, car PRINCE2 se focalise sur la livraison de produits et reste axée sur les résultats tout au long du projet.
Toutefois, votre management de projet sera aussi confronté à ces inconvénients :
- Rigidité de PRINCE2 : Certains considèrent que la méthode est rigide. Il est donc nécessaire de rester agile et d’adapter la méthode aux spécificités de votre projet.
- Complexité de mise en œuvre : Composée de nombreux processus et principes, cette méthode de suivi du projet peut s’avérer délicate pour les néophytes.
- Coût du déploiement : Si vous souhaitez faire passer les certifications PRINCE2 Foundation et PRINCE2 Practitioner à vos collaborateurs, la méthode peut représenter un certain coût financier.
Les 7 principes de la méthode PRINCE2
Maintenant que nous avons présenté brièvement la méthode et abordé ses atouts et ses défis, il est temps de découvrir ses 7 principes fondamentaux. Pour une gestion de projet efficace en utilisant PRINCE2, il est incontournable de suivre à lettre ces règles essentielles.
1. Raison d’affaires continûment justifiée
Pour commencer, il est indispensable de veiller à la faisabilité de votre projet. Ainsi, tout projet PRINCE2 doit avoir une justification d’affaires valide et être continuellement justifiée tout au long du projet.
En d’autres termes, le projet doit prouver sa raison d’être en étant rentable, en répondant à un besoin ou en apportant une valeur ajoutée. Ce n’est que de cette manière que le chef de projet est en mesure de garantir une bonne gestion des risques du projet et une gestion des ressources optimales.
2. Prise en compte de l’expérience passée
Loin d’être un processus fixe, PRINCE2 repose sur la flexibilité du cycle itératif. En effet, cette approche exige d’apprendre continuellement des expériences. Qu’il s’agisse de succès ou d’échecs, chaque expérience doit venir enrichir la gestion de projet.
Pour ce faire, vous devez mettre en place des méthodes de documentation exhaustives et rigoureuses. Pensez aussi à organiser des réunions avec l’équipe de projet afin de partager les informations. De cette manière, chaque collaborateur aura la possibilité d’apprendre des expériences du groupe.
3. Rôles et responsabilités définis
La méthode est structurée de manière raisonnée. Par conséquent, chacun doit comprendre ce qu’il doit faire et pourquoi il doit le faire. Ainsi, les rôles et les responsabilités doivent être clairement définis en amont du projet.
Afin d’éviter la surcharge de travail ou le chevauchement des plannings, la direction du projet, le pilotage stratégique et l’exécution des tâches doivent être distingués. De cette manière, l’avancement du projet ne connaît pas de ralentissements imprévus.
4. Direction segmentée par séquences
Tout projet géré avec la méthode PRINCE2 doit être segmenté afin de faciliter la progression du projet. Il est nécessaire de diviser le projet en différentes phases permettant une gestion facilitée, une évaluation pertinente et une planification opérationnelle optimale.
Le management est alors plus efficace et il est plus simple d’appréhender les risques tout au long du cycle de vie du projet.
5. Direction par exception
Toutefois, cette rigueur doit s’accompagner d’une forme de flexibilité. Être agile ici signifie prendre en compte certaines exceptions. Celles-ci peuvent notamment concerner le budget et les délais de réalisation des livrables.
À tout moment, le projet doit être réévalué en fonction des nouvelles données pour ne pas impacter la qualité du projet ou repousser de manière irresponsable la date de fin du projet.
6. Focalisation sur les produits
Conçue autour de la raison d’affaires, l’approche PRINCE2 se distingue par sa focalisation sur les produits. Ces derniers doivent répondre à des besoins spécifiques définis antérieurement et posséder des caractéristiques très détaillées.
Les spécifications de chaque produit ou service doivent être détaillées au début du projet. De plus, les chefs de projets doivent nécessairement prévoir des critères d’acceptation avec les clients. De cette manière, le produit final répondra aux exigences fixées initialement.
7. Adaptation de la méthode
Le dernier principe est celui de l’adaptabilité de PRINCE2 à l’environnement du projet. Si cette approche permet de piloter un projet de toute taille, il est toutefois indispensable d’ajuster les principes à chaque projet.
Pour exemple, si vous utilisez cette méthode de pilotage de projet pour un projet de taille modeste, essayez de simplifier les processus pour préserver votre agilité.
Structurez votre projet, tout en restant flexible
Comme nous l’avons vu, les avantages de la méthode PRINCE2 sont nombreux. Cette approche de la gestion de projet s’adapte à tous types de projets et permet de structurer efficacement votre projet. De plus, vous pouvez suivre l’avancement du projet tout en gardant une certaine forme d’agilité.
Si PRINCE2 est pertinente, c’est qu’elle permet de vous assurer que les décisions sont réalisées sur la base d’informations solides, que les expériences sont intégrées et que chaque projet reste continuellement aligné sur les objectifs stratégiques.
Bien sûr, pour maîtriser l’approche PRINCE2, vous devez aussi étudier plus en détail les 7 thèmes et les 7 processus.
[1] Passing the PRINCE2 2009 Edition Foundation Exam – Exam Guide, Van Haren Publishing, 2011
