Pour être productif dans son travail, il est important d’être bien organisé et de gérer efficacement son temps. Cela implique notamment de connaître les tâches que vous devez accomplir chaque jour, leurs échéances et leur statut (à venir, en cours, en retard, terminé). Aujourd’hui, plus besoin de noter vos tâches sur une feuille volante, un post-it ou un fichier Excel car il existe des outils de gestion de tâches pour vous simplifier la vie.
Grâce à un gestionnaire de tâches, vous pouvez créer et planifier vos tâches, les hiérarchiser par ordre de priorité, suivre leur progression, allouer des ressources pour chaque tâche, solliciter l’aide d’un collaborateur, recevoir des notifications lorsqu’une tâche est en retard ou encore automatiser les tâches récurrentes. Mieux gérer vos tâches au quotidien en utilisant un outil de gestion de tâches collaboratif vous permet d’être plus performant dans la gestion globale de vos projets.
Voici un comparatif des 10 meilleurs outils de gestion de tâches collaboratifs disponibles actuellement.
1. Wimi, plus qu’un simple gestionnaire de tâches
Avec Wimi, vous pouvez gérer sans difficulté l’ensemble des tâches de vos projets. Cette suite collaborative 100 % française et hautement sécurisée (c’est l’une des premières suites collaboratives en cours de qualification SecNumCloud) vous permet de créer des espaces de travail dédiés à vos projets et activités. Vos données y sont centralisées, ce qui vous donne une vision globale de la progression de votre travail. De plus, les nombreuses fonctionnalités de Wimi en font un outil indispensable pour gérer efficacement tous vos projets et collaborer facilement avec les membres de votre équipe, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Parmi les clients de Wimi, on trouve Groupama, le ministère de la Transition écologique et le musée d’Orsay.
Fonctionnalités principales
- La création d’espaces de travail pour chaque projet / activité.
- Un tableau de bord pour voir la planification des tâches et suivre leur avancement.
- La possibilité de filtrer les listes de tâches et de les importer depuis d’autres gestionnaires de tâches.
- Une multitude de fonctionnalités pour gérer efficacement vos projets (partage de documents, agendas partagés, gestion des versions, etc.).
- Le suivi de l’avancement de vos projets grâce à un outil de reporting.
- La possibilité d’intégrer vos applications et outils préférés.
Limites
- En tant que logiciel de gestion de projet tout-en-un, Wimi ne vous conviendra pas si vous êtes uniquement à la recherche d’un outil de gestion de tâches.
Tarifs
- Formules à partir de 3 € par utilisateur et par mois. Prix dégressif en fonction du nombre d’utilisateurs.
- Offres spéciales pour les étudiants et les associations.
- Essai gratuit de 14 jours.
2. monday.com, une solution pour gérer efficacement vos tâches
En choisissant monday.com, vous fournissez à vos équipes une plateforme qui leur permet d’améliorer leur productivité et de personnaliser l’organisation de leur travail. Avec ce logiciel israélien, gérer ses tâches devient un jeu d’enfant. Vous retrouvez tous les documents, informations et commentaires liés à une tâche à un même endroit. Vous pouvez transformer une demande directement en tâche et affecter immédiatement un collaborateur à sa réalisation. Vous pouvez définir le statut et la priorité d’une tâche, et en suivre l’avancement en un coup d’œil sur votre tableau de bord.
Accor, Coca-Cola et Universal Music Group figurent parmi les entreprises qui font confiance à monday.com.
Fonctionnalités principales
- Un tableau de bord pour suivre vos tâches en temps réel.
- La possibilité d’automatiser facilement un grand nombre de tâches.
- Gantt et Kanban pour un suivi simple et visuel.
- L’intégration de vos outils sur un même espace.
- Les autres produits monday.com pour gérer efficacement tous types de projets.
Limites
- Seuls les clients de la formule Entreprise peuvent choisir d’héberger leurs données sur le territoire européen. Pour les autres, leurs données sont donc soumises au Cloud Act ou au Patriot Act car hébergées sur le sol américain.
Tarifs
- Tarifs à partir de 8 € par mois pour la version basique.
- Essai gratuit.
3. MeisterTask, la gestion sécurisée de vos tâches
MeisterTask est une plateforme autrichienne qui fonctionne avec la méthode Kanban pour vous permettre de gérer facilement et de visualiser l’ensemble de vos tâches. Cet outil collaboratif est indispensable pour suivre l’avancement de vos projets et connaître en un coup d’œil le statut des différentes tâches à accomplir (à faire / en cours / terminé). Planifiez aisément vos projets et collaborez efficacement avec votre équipe grâce à un gestionnaire de tâches performant et des fonctionnalités adaptées (check list, agenda, notifications, groupes d’utilisateurs, commentaires, etc.).
Parmi les entreprises qui ont choisi MeisterTask, on compte Allianz et Ritter Sport.
Fonctionnalités principales
- Un tableau de bord personnalisable.
- La mesure du temps passé sur une tâche pour évaluer les performances.
- La création de check-lists pour chaque tâche.
- La possibilité d’ajouter des pièces jointes et de lier les tâches entre elles.
- L’organisation personnalisée des tâches grâce à un système d’étiquettes.
Limites
- MeisterTask convient mieux aux équipes de petite taille.
Tarifs
- Des forfaits à partir de 8,25 € par mois.
- Une version basique gratuite.
- Des tarifs spéciaux pour les étudiants et les enseignants.
4. Todoist, une application pour organiser toutes vos tâches
Besoin d’aide pour organiser, planifier et gérer vos tâches au travail, mais aussi dans votre vie privée ? Todoist est une application simple et intuitive qui vous permet de mieux organiser votre emploi du temps. Choisissez le niveau de précision avec lequel vous souhaitez travailler. Ajoutez une tâche et accomplissez-la, ou définissez une date d’échéance, un niveau de priorité, créez des sous-tâches, planifiez un rappel et partagez ou déléguez vos tâches. Grâce à Todoist, vous vous libérez l’esprit et vous êtes plus productif au quotidien.
Todoist compte parmi ses clients Netflix, Apple et la NASA.
Fonctionnalités principales
- La visualisation claire des tâches en cours.
- La mise en avant des tâches importantes.
- La possibilité de déléguer facilement vos tâches.
- L’affichage avec des cartes de type Kanban et l’ajout de commentaires et de fichiers à vos tâches.
- La création d’objectifs de productivité et la visualisation de votre performance.
Limites
- Certaines fonctionnalités ne sont disponibles que sur la version Pro.
- Pour l’hébergement des données, Todoist utilise les services de Stripe, AWS et Google Workspace. Vos données sont donc soumises au Cloud Act.
Tarifs
- Une version gratuite.
- Des forfaits à partir de 4 € par mois.
- Essai de l’abonnement Todoist Business gratuitement pendant 30 jours.
5. Any.do, une seule application pour une meilleure organisation
Il est essentiel d’être bien organisé pour gérer efficacement vos tâches quotidiennes et améliorer votre productivité. Une application comme Any.do est l’outil idéal pour ne jamais rien oublier, atteindre vos objectifs et être parfaitement organisé. Vous créez des listes de tâches que vous identifiez par couleur en fonction des priorités et des catégories. Vous pouvez facilement suivre vos progrès et créer des rappels pour éviter les oublis. Enfin, Any.do se synchronise sur tous vos appareils afin que vous puissiez accéder à votre liste de tâches partout, tout le temps.
Fonctionnalités principales
- Un calendrier pour gérer efficacement votre temps.
- Des rappels intelligents (ponctuel, récurrent ou basé sur le lieu) pour ne rien oublier.
- Un planificateur quotidien pour vous concentrer sur vos objectifs.
- L’ajout de notes, de sous-tâches et de pièces jointes.
- La possibilité de partager vos listes de tâches et d’assigner des tâches.
Limites
- C’est une application très simple qui manque de fonctionnalités.
- Les données sont hébergées aux Etats-Unis donc soumises au Cloud Act.
Tarifs
- Une version gratuite.
- Une version Premium à partir de 5,97 € par mois.
6. Microsoft To Do pour mieux planifier vos tâches
Parmi les nombreux outils collaboratifs proposés par le géant américain Microsoft pour améliorer votre productivité, il existe un gestionnaire de tâches appelé Microsoft To Do. Vous pouvez créer facilement vos listes de tâches et les partager avec votre équipe, avoir une vue d’ensemble de votre journée, ajouter des codes couleur pour mieux vous y retrouver, définir des échéances et instaurer des rappels ponctuels ou récurrents pour que rien ne vous échappe. Microsoft To Do vous aide à rester concentré et à atteindre vos objectifs quotidiens.
Fonctionnalités principales
- Le partage de vos listes de tâches.
- La création de sous-tâches et l’ajout d’échéances et de notifications.
- L’intégration des tâches à Outlook.
- Une suggestion intelligente et personnalisée de tâches pour plus d’efficacité.
Limites
- Microsoft est une entreprise américaine soumise au Cloud Act.
Tarifs
- Microsoft To Do seul est disponible gratuitement.
- L’offre Microsoft 365 démarre à partir de 5,10 € HT par utilisateur et par mois.
- Essai gratuit de Microsoft 365 pendant 1 mois.
7. Google Keep, la gestion de tâches en toute simplicité
Tout comme Microsoft, Google a aussi créé son propre outil de liste de tâches appelé Google Keep. Cette application vous permet de noter tout ce qui vous passe par la tête, qu’il s’agisse de vos tâches professionnelles ou de vos activités personnelles. Au travail, grâce à Google Keep, vous restez organisé et vous travaillez plus efficacement en consignant toutes vos idées et vos tâches. Vous pouvez partager vos listes de tâches avec vos collaborateurs, y ajouter des documents, des photos et des fichiers audio, et créer des rappels pour ne rien oublier.
Fonctionnalités principales
- La transcription automatique d’un fichier audio en note écrite.
- La possibilité de transformer une photo en texte.
- La création de rappels basés sur l’heure ou le lieu.
- L’accès simplifié à vos listes de tâches dans les autres outils Google.
- La possibilité de trier vos notes par couleur, libellé ou attribut.
Limites
- En tant qu’entreprise américaine, Google est soumise au Cloud Act.
Tarifs
- Google Keep est disponible gratuitement pour les particuliers.
- Les forfaits Google Workspace démarrent à 4,68 € par utilisateur et par mois.
- Essai gratuit de 14 jours.
8. Trello, une solution de to-do list efficace
Comme Wimi, Trello est un logiciel de gestion de projet qui peut tout à fait être utilisé en tant que gestionnaire de tâches. Grâce à ses listes et ses tableaux, Trello vous permet d’obtenir une vision claire et précise de l’avancement de vos tâches et de qui fait quoi. Cet outil visuel peut être personnalisé pour s’adapter aux méthodes de travail de votre équipe et améliorer ainsi votre productivité au quotidien. Assignez facilement des collaborateurs à vos tâches, définissez des dates limites, créez des sous-tâches, laissez des commentaires, ajoutez des pièces jointes et suivez votre progression en un coup d’œil.
Parmi les clients de Trello, on trouve Zoom, Visa ou encore John Deere.
Fonctionnalités principales
- La visualisation des tâches et des projets de différentes façons (tableau, chronogramme, calendrier, etc.).
- La possibilité d’automatiser facilement certaines tâches.
- Une variété de modèles disponibles, faciles à utiliser et éprouvés par la communauté Trello.
- La création de rappels pour ne manquer aucune échéance.
- L’intégration à vos outils préférés.
Limites
- Cet outil tout-en-un ne vous conviendra pas si vous cherchez uniquement un gestionnaire de tâches.
- Trello est une entreprise américaine, vos données ne sont donc pas hébergées sur le territoire européen et sont soumises au Cloud Act.
Tarifs
- Une version gratuite.
- Des formules payantes à partir de 5 € par utilisateur par mois.
- Des remises pour les associations à but non lucratif et les établissements d’enseignement.
9. Pomotodo, gérer vos tâches avec la méthode Pomodoro
Vous connaissez sûrement la méthode Pomodoro qui consiste à travailler par intervalles de 25 minutes afin d’être plus performant. L’application Pomotodo s’inspire de cette technique pour vous permettre d’être plus productif dans la gestion de vos tâches. C’est un outil simple mais efficace pour lister vos tâches, les classer par priorité, les mettre en avant, etc. Vous savez combien de temps vous passer sur chaque tâche, et vous pouvez ainsi suivre et évaluer votre productivité chaque jour.
Fonctionnalités principales
- Un chronomètre pour comptabiliser le temps passé sur chaque tâche.
- Des statistiques pour connaître votre rythme de travail et le nombre de tâches réalisées sur une période donnée.
- Un historique des tâches accomplies.
- L’application est disponible en ligne, sur le bureau et sur mobile.
Limites
- Pas d’intégration possible.
- Pomotodo est une entreprise chinoise, vos données ne sont donc pas hébergées sur le territoire européen.
Tarifs
- Une version gratuite.
- Une version Pro pour plus de fonctionnalités à partir de 3,90 € par mois.
- Une réduction de 50 % pour les étudiants et les enseignants.
10. Notion, un outil tout-en-un pour gérer vos tâches
Le logiciel collaboratif Notion vous aide à être plus efficace, notamment en centralisant votre travail, vos documents et vos données sur une seule plateforme. Vous collaborez efficacement avec vos collègues sur vos projets, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Et vous gérez facilement vos tâches en personnalisant le logiciel pour qu’il réponde à vos besoins. Notion est un outil tout-en-un qui combine de multiples fonctionnalités pour vous permettre d’être plus performant dans la gestion de vos tâches quotidiennes.
Capgemini, AXA Climate et Qonto sont quelques-unes des entreprises qui utilisent Notion.
Fonctionnalités principales
- La prise de notes.
- La création de tableaux avec vue Kanban.
- L’utilisation de modèles clés en main.
- La personnalisation de votre espace de travail.
- L’appui de la communauté si vous avez besoin d’aide ou de ressources.
Limites
- En tant qu’entreprise basée aux Etats-Unis, Notion est soumise au Cloud Act.
Tarifs
- Des forfaits pour les équipes à partir de 8 € par utilisateur et par mois.
Aujourd’hui, la gestion de tâches n’a jamais été aussi simple grâce à la multitude d’outils collaboratifs disponibles. Notre comparatif vous permet d’évaluer les différentes offres. N’hésitez pas à tester les versions gratuites ou à profiter de l’essai gratuit pour trouver le gestionnaire de tâches qui vous correspond et qui répond le mieux à vos besoins.
