Parmi les différents logiciels de la suite bureautique Microsoft Office, Excel est idéal pour traiter et analyser des données, créer des tableaux personnalisés, effectuer des calculs et réaliser des présentations graphiques. Facile à utiliser, fiable et flexible, c’est un outil performant, pratique et apprécié en entreprise. Cependant, Excel n’est pas du tout un logiciel adapté à la gestion de projet. On vous explique pourquoi.
Les 5 limites d’Excel en gestion de projet
1. Ce n’est pas un outil collaboratif
Pour réussir en gestion de projet, la collaboration est primordiale. Elle s’effectue entre les membres de l’équipe projet, mais également avec le client ainsi qu’avec les différentes parties prenantes du projet. Collaborer signifie que chacun met en commun ses compétences et ses connaissances afin d’atteindre un objectif commun. Et pour que cela fonctionne, la communication est essentielle.
Aujourd’hui, un tableur Excel ne permet ni de collaborer, ni de communiquer. Lorsque vous travaillez sur Excel, vous n’avez pas la possibilité d’échanger directement avec vos collaborateurs. Pour cela, vous devez leur envoyer un email, les appeler ou aller les voir. Certes, vous pouvez laisser des commentaires, mais ceux-ci ne sont pas datés.
Autre problème de taille, les fichiers Excel ne sont pas collaboratifs. Si vous travaillez sur un fichier Excel et qu’un autre membre de l’équipe souhaite y apporter des modifications, cela va générer un nouveau fichier car il est impossible de travailler simultanément sur un même document Excel. Il faudra alors remettre en commun les données, ce qui représente une perte de temps, mais également un risque de faire des erreurs et de perdre des données. Et avec la multiplication des fichiers, difficile de savoir lequel est le bon.
2. Ce n’est pas un outil dynamique
Dans un tableau Excel, les données ne s’actualisent pas automatiquement. Certes, il existe des formules pour faire des calculs automatiques avec des données numériques, mais c’est à vous de rentrer les données que vous souhaitez voir s’additionner. Que faire lorsque l’on traite des données non numériques ?
Sur Excel, les informations sont figées. Vos tâches ne passeront pas du statut « en cours » au statut « terminé » toutes seules en temps réel. C’est à vous de faire la manipulation et de mettre à jour quotidiennement toutes les données du tableur afin qu’il ne devienne pas obsolète. Même si cela ne prend que quelques minutes, mises bout à bout, vous perdez du temps sur des futilités, plutôt que d’enchaîner sur votre prochaine tâche.
De plus, si un collaborateur oublie d’actualiser le fichier, un membre de l’équipe peut alors se lancer dans une tâche qui semble avoir du retard alors qu’elle est en fait déjà terminée. Cela constitue une perte de temps, une mobilisation inutile de ressources et donc une perte d’argent.
3. Ce n’est pas un outil de suivi
En gestion de projet, il est indispensable de suivre attentivement la progression du projet en temps réel pour garantir sa réussite. Le fait qu’Excel ne soit pas un outil dynamique pose également un problème au niveau du suivi du projet. En effet, si le fichier Excel n’est pas mis à jour quotidiennement, difficile pour le chef de projet et son équipe de savoir exactement quel est l’avancement du projet. Comment peuvent-ils savoir en temps réel quelles tâches sont déjà terminées, lesquelles sont en cours et lesquelles sont en retard ?
4. Ce n’est pas un outil interactif
Sur Excel, il est impossible d’ajouter une pièce jointe à votre fichier. Vous êtes donc obligé d’envoyer vos pièces jointes par email et d’informer vos collaborateurs du lieu où elles se trouvent sur le réseau. Il n’est pas non plus possible d’intégrer des applications diverses qui peuvent vous simplifier la vie telles qu’Evernote, Dropbox ou Outlook.
Sur Excel, pas de notifications, ni d’alertes pour vous informer des dernières modifications sur un document, vous annoncer le déplacement d’une réunion ou vous rappeler l’échéance imminente d’une tâche.
Enfin, Excel est assez facile à prendre en main pour une utilisation basique. En revanche, si vous souhaitez maîtriser les différentes formules et les macros d’un tableur, il est indispensable de suivre une formation approfondie et de pratiquer régulièrement. Et même avec une telle maîtrise, vous ne serez pas en mesure de gérer efficacement un projet avec cet outil.
5. Ce n’est pas un outil sécurisé
Aujourd’hui, la sécurité des données est essentielle pour toutes les entreprises. Que vous travaillez sur des projets sensibles ou non, Excel ne vous permet pas de décider à qui donner accès à un document. Si par mégarde, le fichier est envoyé à une mauvaise personne, vos données ne sont pas protégées.
Si, par erreur ou par inadvertance, vous supprimez des données sur votre fichier Excel avant une sauvegarde, il sera très difficile, voire impossible de récupérer les données supprimées sans passer par un informaticien. Non seulement, vous allez perdre un temps précieux à essayer de récupérer ou de retrouver les informations perdues, mais cette petite erreur pourrait entraîner l’échec de votre projet.
La solution : un vrai logiciel de gestion de projet
Oubliez Excel pour la gestion de vos projets et adoptez un outil parfaitement adapté : le logiciel de gestion de projet.
Grâce à cet outil indispensable, vous pouvez :
- collaborer facilement et ce, quel que soit le lieu où vous vous trouvez ;
- partager vos documents de toutes tailles en quelques clics ;
- travailler simultanément sur un même document et savoir quelle est la dernière version du document grâce au versioning ;
- échanger en temps réel avec vos collaborateurs ;
- centraliser toutes les données du projet sur une seule et même plateforme ;
- suivre en un clin d’œil l’évolution de vos projets ;
- gérer facilement les droits d’accès de vos collaborateurs externes, vos partenaires et vos clients ;
- créer un agenda partagé par projet ;
- accéder à vos fichiers où que vous soyez et ainsi travailler à distance ;
- garantir la sécurité, la confidentialité et la souveraineté des données de vos projets.
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