Au travail, gérer ses priorités est essentiel, et pourtant, vous êtes incapable de le faire. Conséquences directes, vous sentez que vous n’êtes pas productif, vous êtes souvent en retard dans le planning et vous finissez toujours par faire des heures supplémentaires pour terminer vos tâches qui arrivent à échéance dans les temps.
Ce manque d’efficacité affecte la qualité de votre travail, mais aussi votre santé. En effet, vous êtes constamment tendu(e), anxieux(se) et stressé(e). Vous aimeriez rapidement trouver une solution avant de finir en burn out.
Rassurez-vous, il existe plusieurs outils qui permettent une meilleure gestion du temps pour vous aider à mieux prioriser vos tâches et les classer en fonction de leur échéance, de leur importance et de leur degré d’urgence. C’est le cas de la matrice d’Eisenhower, l’un des plus connus et des plus efficaces.
L’origine : Qui a inventé la matrice Eisenhower
Comme son nom l’indique, la matrice de priorisation fut inventée par Dwight David Eisenhower, le 34e président des Etats-Unis de 1953 à 1962. Lors de ses deux mandats, il a notamment développé le réseau d’autoroutes inter-Etats, lancé la course à l’espace en fondant la NASA et développé l’armement nucléaire en période de guerre froide.
Militaire et homme politique, Ike de son surnom, devait soigneusement choisir les tâches sur lesquelles se concentrer au quotidien. C’est ainsi qu’il créa la matrice que l’on connaît pour l’aider à prioriser ses tâches selon leur urgence et leur importance. C’est notamment grâce à cet outil qu’il a réussi à maintenir une productivité accrue durant des années.
Le principe : Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. » Dwight David Eisenhower.
La matrice d’Eisenhower permet de faciliter la priorisation de vos tâches et ainsi, d’accroître votre productivité. C’est un outil d’analyse qui vous aide à classer les tâches à accomplir en fonction de leur importance et de leur urgence.
Son fonctionnement est assez simple. La matrice se compose de deux axes :
- Axe vertical : l’importance des tâches
- Axe horizontal : l’urgence des tâches
Vous allez ainsi pouvoir organiser vos différentes tâches en quatre zones :
- les tâches qui sont importantes et urgentes ;
- les tâches qui sont non-importantes et urgentes ;
- les tâches qui sont importantes et non-urgentes ;
- les tâches qui sont non-importantes et non-urgentes.
Comment distinguer le caractère important du caractère urgent d’une tâche grâce à cette matrice ?
La réalisation des tâches importantes sont indispensables pour progresser dans vos objectifs et apportent une vraie valeur ajoutée à votre projet. Quant aux tâches urgentes, elles nécessitent d’être traitées immédiatement, mais bien souvent, elles dépendent de facteurs externes et ne concernent pas votre mission. Elles sont plutôt liées aux objectifs de quelqu’un d’autre. Par exemple, répondre à un email ou à un appel téléphonique, ou assister à une réunion qui ne vous concerne pas directement.
La matrice d’Eisenhower vous aide à prioriser l’importance sur l’urgence :
- les tâches importantes et urgentes (zone 1) sont une priorité, elles doivent être traitées immédiatement ;
- les tâches non-importantes mais urgentes (zone 2) doivent être déléguées ;
- les tâches importantes mais non-urgentes (zone 3) doivent être intégrées à votre planning et traitées rapidement ;
- les tâches non-importantes et non-urgentes (zone 4) sont inutiles et constituent une perte de temps. Elles doivent être supprimées.
Si la réalisation des tâches de la zone 1 n’est pas effectuée le plus tôt possible, elles peuvent avoir des conséquences négatives sur votre travail, votre mission, voire votre carrière.
En déléguant la réalisation des tâches non-importantes mais urgentes et en évitant de traiter les tâches et les dossiers non-importants et non-urgents, vous vous libérez du temps et vous êtes plus disponible pour vous concentrer sur les tâches importantes et urgentes.
Quant aux tâches de la zone 2, elles sont nécessaires à l’atteinte de vos objectifs à long terme, comme obtenir un nouveau diplôme pour faire évoluer votre carrière ou développer une nouvelle stratégie pour votre entreprise. Vous voulez donc y consacrer le plus de temps possible. Vous aurez ainsi le sentiment d’être productif, d’avoir une bonne organisation et gestion de votre temps et de progresser dans vos objectifs.
Les avantages et les limites de la matrice Eisenhower
L’avantage de cette matrice est qu’elle peut être utilisée pour différentes situations et missions aussi bien dans la vie professionnelle que dans la vie privée. Elle vous permet de mieux gérer votre temps et votre charge de travail, d’organiser efficacement votre travail et vos tâches selon un ordre de priorité et d’importance et donc de gagner en productivité. Elle facilite également la prise de décision ainsi que la délégation.
De plus, le fait de lister vos tâches vous permet de vous libérer l’esprit, mais aussi de prendre du recul.
Au début, cela peut être difficile et chronophage de différencier ce qui est important de ce qui ne l’est pas. Avant de commencer une tâche, réfléchissez et demandez-vous si vous la faites parce qu’elle est importante ou parce qu’elle est urgente. Avec un peu de pratique, vous parviendrez plus facilement à faire la différence et vous constaterez que cet outil est indispensable pour améliorer votre productivité et votre efficacité au quotidien.
Pour vous aider dans votre gestion, retenez que l’importance est un choix alors que le degré d’urgence est lié au temps.
Quelques astuces pour une meilleure organisation et gestion du temps
Voici quelques astuces pour utiliser efficacement cet outil et devenir plus productif :
- évitez de lister plus de 8 tâches par zone. Votre but est d’accomplir vos tâches, et non pas de les accumuler ;
- ne laissez personne décider de vos priorités à votre place ;
- planifiez vos tâches dès le matin et travaillez à l’atteinte de vos objectifs de la journée, une tâche à la fois ;
- apprenez à dire non et à déléguer ;
- n’hésitez pas à utiliser des outils pour vous aider comme l’application Eisenhower ou un logiciel de gestion de projet en ligne tel que Wimi.
La méthode d’Eisenhower vous aidera à maintenir une organisation saine et pérenne. Urgent et/ou important, telle est la question ! ;)
