Vous vous sentez dépassé par vos tâches quotidiennes ? La procrastination et le manque d’organisation sont des problèmes qui touchent de nombreuses personnes, impactant leur productivité et générant stress et frustration. Pour visualiser facilement vos tâches, prioriser vos actions et atteindre vos objectifs, il y a une solution : la matrice d’Eisenhower. Nous vous la présentons dans cet article pour vous permettre de reprendre le contrôle de votre temps et booster votre productivité en seulement 30 jours.
Qu’est-ce que la matrice Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower est un outil simple et puissant de gestion du temps et des priorités. Elle permet de classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, afin de mieux organiser son travail et d’atteindre ses objectifs plus efficacement.
Comme son nom l’indique, la matrice de priorisation fut inventée par Dwight David Eisenhower, le 34e président des États-Unis de 1953 à 1962. Lors de ses deux mandats, il a notamment développé le réseau d’autoroutes inter-États, lancé la course à l’espace en fondant la NASA et développé l’armement nucléaire en période de guerre froide.
Militaire et homme politique, Ike de son surnom, devait soigneusement choisir les tâches sur lesquelles se concentrer au quotidien. C’est ainsi qu’il créa une méthode pour l’aider à prioriser ses tâches selon leur urgence et leur importance. C’est notamment grâce à cet outil qu’il a réussi à maintenir une productivité accrue durant des années.
Quand utiliser la matrice d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower peut être utilisée aussi bien dans votre vie professionnelle que votre vie privée. Elle permet de gérer son temps, organiser son travail, mais aussi prioriser ses tâches et prendre des décisions de manière plus efficace.
Vous devez la mettre en œuvre si vous avez l’impression d’être constamment occupé sans pour autant avancer sur les tâches importantes, si vous avez des difficultés à prioriser les tâches ou tout simplement pour améliorer votre productivité personnelle et réduire votre niveau de stress.
Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower permet de faciliter la priorisation de vos tâches et ainsi, d’accroître votre productivité. C’est un outil d’analyse qui vous aide à classer les tâches à accomplir en fonction de leur importance et de leur urgence.
La matrice se compose de deux axes : un axe vertical pour l’importance des tâches et un axe horizontal pour l’urgence des tâches.
Vous allez ainsi pouvoir organiser vos différentes tâches en quatre zones.
Le quadrant 1 représente les tâches importantes et urgentes. Elles requièrent votre attention et impactent directement vos objectifs. Vous pouvez ranger ici le fait de répondre aux mails de vos clients par exemple.
Nous avons ensuite le quadrant 2 qui réunit les tâches urgentes, mais non importantes. Ces tâches nécessitent une action immédiate même si leur impact est relatif. C’est notamment le cas si l’un de vos collaborateurs a besoin d’une aide pour réaliser son travail.
Le quadrant 3 quant à lui présente des tâches non urgentes, mais importantes. Bien que les tâches de cette catégorie soient importantes, leur échéance n’est pas proche. Des éléments comme la formation ou la veille stratégique en font partie.
Enfin le quadrant 4 désigne les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Elles peuvent être considérées comme des obstacles à votre productivité. Parmi ces tâches, nous pouvons citer notamment le fait d’assister à une réunion de suivi.
Comment distinguer le caractère important du caractère urgent ?
La réalisation des tâches importantes est indispensable pour progresser dans vos objectifs et apporter une vraie valeur ajoutée à votre projet. Quant aux tâches urgentes, elles nécessitent d’être traitées immédiatement, mais bien souvent, elles dépendent de facteurs externes et ne concernent pas votre mission. Elles sont plutôt liées aux objectifs de quelqu’un d’autre. Par exemple, répondre à un email ou à un appel téléphonique, ou assister à une réunion qui ne vous concerne pas directement.
La matrice d’Eisenhower vous aide à prioriser l’importance sur l’urgence :
- Les tâches importantes et urgentes (zone 1) sont une priorité, elles doivent être traitées immédiatement ;
- Les tâches non importantes, mais urgentes (zone 2) doivent être déléguées ;
- Les tâches importantes, mais non urgentes (zone 3) doivent être intégrées à votre planning et traitées rapidement ;
- Les tâches non importantes et non urgentes (zone 4) sont inutiles et constituent une perte de temps. Elles doivent être supprimées.
Si la réalisation des tâches de la zone 1 n’est pas effectuée le plus tôt possible, elles peuvent avoir des conséquences négatives sur votre travail, votre mission, voire votre carrière.
En déléguant la réalisation des tâches non importantes, mais urgentes et en évitant de traiter les tâches et les dossiers non importants et non urgents, vous vous libérez du temps et vous êtes plus disponible pour vous concentrer sur les tâches importantes et urgentes.
Quant aux tâches de la zone 2, elles sont nécessaires à l’atteinte de vos objectifs à long terme, comme obtenir un nouveau diplôme pour faire évoluer votre carrière ou développer une nouvelle stratégie pour votre entreprise. Vous voulez donc y consacrer le plus de temps possible. Vous aurez ainsi le sentiment d’être productif, d’avoir une bonne organisation et gestion de votre temps et de progresser dans vos objectifs.
Exemple de grille d’Eisenhower pour un chef d’équipe projet
Un chef de projet qui désire utiliser la méthode Eisenhower peut créer une matrice de la façon suivante.
| Urgent et important | Résoudre un bug critique, Finaliser une étape cruciale pour respecter une échéance contractuelle imminente, Intervenir dans un conflit entre des membres de l’équipe qui affecte la productivité. |
| Urgent, mais non important | Répondre aux emails et appels non prioritaires, Réaliser des tâches administratives mineures, Participer à des réunions non essentielles. |
| Important, mais non urgent | Définir les objectifs à long terme du projet, Organiser des sessions de formation, Mettre en place des mesures de contrôle qualité. |
| Ni urgent ni important | Consulter les notifications sur les réseaux sociaux, Participer à des réunions improductives et sans ordre du jour clair, Réorganiser les dossiers sur son bureau. |
Les avantages et les limites de la matrice Eisenhower
L’avantage de cette matrice est qu’elle peut être utilisée pour différentes situations et missions aussi bien dans la vie professionnelle que dans la vie privée. Elle vous permet de mieux gérer votre temps et votre charge de travail, d’organiser efficacement votre travail et vos tâches selon un ordre de priorité et d’importance et donc de gagner en productivité. Elle facilite également la prise de décision ainsi que la délégation. De plus, le fait de lister vos tâches vous permet de vous libérer l’esprit, mais aussi de prendre du recul.
Cependant,cela peut être difficile et chronophage de différencier ce qui est important de ce qui ne l’est pas, surtout lorsque vous commencez à utiliser cette méthode. La matrice peut donc vous faire perdre du temps avant de vous en faire gagner. Ajoutons que cette approche propose une catégorisation simple, mais la réalité est souvent plus complexe et certaines tâches peuvent avoir des aspects à la fois urgents et importants, ou relever de plusieurs catégories à la fois.
Quelques astuces pour une meilleure organisation et gestion du temps
Pour utiliser efficacement la matrice d’Eisenhower et devenir plus productif, nous vous recommandons de suivre quelques bonnes pratiques.
Pour commencer, évitez de lister plus de dix tâches par zone. Votre but est d’accomplir vos tâches, et non pas de les accumuler. N’hésitez pas à utiliser un code couleur pour classer les tâches selon les degrés de priorité et vous y retrouver plus facilement.
Planifiez vos tâches dès le matin et travaillez à l’atteinte de vos objectifs de la journée, une tâche à la fois. Afin de réduire le nombre de tâches présentes sur votre liste, n’hésitez pas à créer une liste personnelle et une liste professionnelle.
Comment exploiter le potentiel de la méthode d’organisation Eisenhower avec Wimi ?
La méthode d’organisation Eisenhower, basée sur la distinction entre l’urgent et l’important, est un excellent outil pour prioriser les tâches. Combinée à un outil collaboratif comme Wimi, elle devient encore plus puissante pour gérer des projets d’équipe.
Wimi vous propose, via ses fonctionnalités de gestion de tâches, de créer des listes en utilisant les différentes catégories de la matrice. Pour chacune de ces catégories, il est ensuite possible d’utiliser les notifications et rappels, le calendrier partagé ou la fonction d’assignation de tâches pour exploiter pleinement le potentiel de la matrice.
Les fonctions de collaboration et de communication de la plateforme Wimi permettent quant à elles de clarifier les tâches, suivre leur avancement et visualiser la progression globale du projet via les tableaux de bord.
En associant la méthode d’Eisenhower avec les fonctionnalités de Wimi, vous optimisez la gestion de vos projets, améliorez la communication et la collaboration au sein de votre équipe, et gagnez en efficacité ainsi qu’en productivité.
