Pour que votre projet soit un succès, vous devez faire preuve d’organisation, mettre en place une gestion efficace, définir les rôles et les responsabilités de chacun de façon claire et précise, avoir une équipe motivée et utiliser des outils performants comme Wimi.
Lorsqu’un projet est lancé, vous voulez surtout éviter les questions du genre « qui fait quoi ? » ou « qui est responsable de cette tâche ? ». La répartition des rôles et des responsabilités de chacun est une condition indispensable pour réussir vos projets car si les tâches ne sont pas clairement attribuées, les collaborateurs vont soit se renvoyer la charge de travail, soit oublier d’accomplir telle ou telle tâche, et le projet tout entier va alors prendre du retard.
Voici un exemple de management qui illustre l’importance des rôles et responsabilités :
« Il était une fois quatre individus qui s’appelaient Tout le monde, Quelqu’un, Chacun et Personne.
Il y avait un important travail à faire et l’on avait demandé à Tout le monde de le faire.
Tout le monde était persuadé que Quelqu’un le ferait.
Chacun pouvait l’avoir fait, mais en réalité Personne ne le fit.
Quelqu’un se fâcha car c’était le travail de Tout le monde !
Tout le monde pensa que Chacun pouvait le faire. Et Personne ne doutait que Quelqu’un le ferait.
Finalement, Tout le monde fit des reproches à Chacun parce que Personne n’avait fait ce que Quelqu’un aurait pu faire. »
Moralité :
Sans vouloir faire des reproches à Tout le monde, il serait bon que Chacun fasse ce qu’il doit faire, sans nourrir l’espoir que Quelqu’un le fera à sa place. Car l’expérience montre que là où l’on attend Quelqu’un, généralement on ne trouve Personne.
Heureusement, il existe des outils et processus pour vous aider à définir précisément les rôles de chacun. La matrice RACI en est un.
Qu’est-ce que la matrice RACI ? Définition
Il s’agit d’un outil de management simple d’utilisation qui se présente sous la forme d’un tableau permettant de répartir les fonctions et les responsabilités entre les différents acteurs d’un projet ou d’une activité.
RACI est un acronyme anglais qui signifie :
- R : Responsible ou réalisateur, c’est-à-dire celui qui réalise la tâche.
- A : Accountable ou approbateur, c’est-à-dire celui qui supervise et approuve la réalisation de la tâche.
- C : Consulted ou consulté, c’est-à-dire celui qui conseille.
- I : Informed ou informé, c’est-à-dire celui qui doit être informé.
En résumé, la méthode RACI permet de définir :
- qui sont les membres opérationnels du projet et leurs tâches respectives ;
- qui est l’unique décideur ;
- qui peut être sollicité pour des conseils ;
- qui doit être informé de la progression de chaque tâche dans le temps.
Egalement appelée matrice des responsabilités ou RAM (Responsibility Assignment Matrix), la matrice RACI donne au chef de projet une vue d’ensemble sur l’affectation des ressources et la répartition de la charge de travail au sein du projet. Ainsi, celui-ci s’assure que toutes les tâches sont réparties équitablement parmi toutes les ressources et évite qu’un collaborateur ne soit surchargé de travail alors qu’un autre serait totalement oublié.
Cet outil est particulièrement efficace dans le cas de projets complexes lors desquels il est parfois difficile de savoir qui est responsable d’une tâche, d’un jalon ou d’une étape.
Comment fonctionne la matrice ?
Dans le tableau, chaque tâche est attribuée à une seule personne responsable (A), mais plusieurs personnes peuvent être chargées de sa réalisation (R). Tous les acteurs du projet savent à qui s’adresser en cas de doutes ou de questions (C) et quelles personnes informer (I) concernant le déroulement de telle ou telle tâche.
La matrice RACI se construit sous la forme d’un tableau à double entrée avec :
- en ligne : les différentes tâches, actions, jalons, étapes et livrables à réaliser ;
- en colonne : les différents intervenants (il ne s’agit pas forcément de nommer les membres de l’équipe, mais plutôt de mentionner les fonctions, services ou métiers requis) ;
- dans chaque cellule : les lettres R, A, C, I permettent de déterminer les rôles et les responsabilités de chacun.
Les règles à respecter :
- Il doit y avoir au minimum un R pour chaque tâche. Ce sont eux qui sont chargés d’accomplir la tâche.
- Le A approuve et valide la tâche dont il a la responsabilité et s’assure de son avancement dans le respect des délais. Il est responsable de l’organisation du travail et des résultats produits par le ou les R. Ainsi, si les R prennent du retard ou n’atteignent pas les objectifs fixés, c’est le A qui est responsable de la situation. Il n’y a qu’un seul et unique A pour chaque tâche, mais le A peut aussi avoir le rôle d’un R.
- Le ou les C (personnes ou groupes) possèdent une expertise dans un domaine précis. Ils peuvent être sollicités par le A et/ou les R pour donner leur avis ou un conseil, cependant ils n’ont aucune autorité sur la tâche. C’est le A qui décide d’appliquer ou non l’avis des C.
- Les I n’interviennent pas mais ils peuvent être impactés directement ou indirectement par le projet (utilisateurs, fournisseurs, responsables de projets périphériques, etc.). Ils doivent donc être informés de l’évolution du projet et des décisions importantes.
Les limites de la matrice RACI
On peut relever trois limites principales à cet outil de management.
Tout d’abord, la matrice RACI est uniquement un outil d’affectation des ressources et non de définition des tâches d’un projet. Pour qu’elle soit efficace, vous devez déterminer en amont les différentes étapes de votre projet et toutes les tâches et activités nécessaires à sa réalisation. Elle ne prend pas non plus en compte l’aspect financier du projet (comme les coûts liés à la réalisation d’une tâche).
Ensuite, en tant que chef de projet, vous devez veiller à ce que les rôles et les responsabilités soient attribués de manière équilibrée entre tous les acteurs du projet afin d’éviter une surcharge ou une sous-charge de travail entre les différents membres de l’équipe.
La matrice RACI n’est pas un système automatisé. Vous devez donc la mettre régulièrement à jour en cas de changements dans les tâches ou de turnover au sein de l’équipe.
Conclusion
Facile à utiliser, la matrice RACI est l’outil incontournable pour définir les rôles et les responsabilités de tous les acteurs d’un projet et éviter ainsi les risques de chevauchement ou de conflit de ressources.
