Vous lancez un nouveau projet et l’équipe est motivée. Mais rapidement, c’est le chaos. Qui fait quoi ? Qui valide quoi ? Des tâches sont oubliées et d’autres sont réalisées en double. Sans utiliser une méthode adaptée, la confusion va rapidement s’étendre et le projet stagner. Il existe heureusement une solution simple et efficace pour clarifier les rôles et les responsabilités de chacun : la matrice RACI. Dans cet article, découvrez comment construire une matrice RACI et exploiter son potentiel pour optimiser la gestion de vos projets.
Qu’est-ce que la matrice RACI ? Définition
La méthode RACI est également appelée matrice des responsabilités ou RAM (Responsibility Assignment Matrix). Il s’agit d’un outil de management simple d’utilisation qui se présente sous la forme d’un tableau permettant de répartir les fonctions et les responsabilités entre les différents acteurs d’un projet ou d’une activité.
RACI est un acronyme anglais qui signifie :
- R : Responsible ou réalisateur, c’est-à-dire celui qui réalise la tâche.
- A : Accountable ou approbateur, c’est-à-dire celui qui supervise et approuve la réalisation de la tâche.
- C : Consulted ou consulté, c’est-à-dire celui qui conseille.
- I : Informed ou informé, c’est-à-dire celui qui doit être informé.
En résumé, la méthode RACI permet de définir qui sont les membres opérationnels du projet et leurs tâches respectives, qui est l’unique décideur, qui peut être sollicité pour des conseils, mais aussi qui doit être informé de la progression de chaque tâche dans le temps.
Pourquoi utiliser la méthode RACI ?
La matrice RACI donne au chef de projet une vue d’ensemble sur l’affectation des ressources et la répartition de la charge de travail au sein du projet. Ainsi, celui-ci s’assure que toutes les tâches sont réparties équitablement parmi toutes les ressources et évite qu’un collaborateur ne soit surchargé de travail alors qu’un autre serait totalement oublié.
Il s’agit donc d’un outil puissant pour clarifier les rôles et les responsabilités au sein d’une équipe ou d’un projet. Elle permet d’éviter les confusions, les oublis et les conflits en définissant clairement qui fait quoi.
Comment fonctionne le tableau de répartition des rôles ?
Dans le tableau, chaque tâche est attribuée à une seule personne responsable (A), mais plusieurs personnes peuvent être chargées de sa réalisation (R). Tous les acteurs du projet savent à qui s’adresser en cas de doutes ou de questions (C) et quelles personnes informer (I) concernant le déroulement de telle ou telle tâche.
La matrice RACI se construit sous la forme d’un tableau à double entrée. En ligne, nous retrouvons les différentes tâches, actions, jalons, étapes et livrables à réaliser. En colonne sont indiqués les différents intervenants (il ne s’agit pas forcément de nommer les membres de l’équipe, mais plutôt de mentionner les fonctions, services ou métiers requis). Enfin, dans chaque cellule, les lettres R, A, C, I permettent de déterminer les rôles et les responsabilités de chacun.
Quelles sont les règles à respecter lors de l’utilisation de la matrice RACI ?
Il doit y avoir au minimum un R pour chaque tâche. Ce sont eux qui sont chargés d’accomplir la tâche.
Le A approuve et valide la tâche dont il a la responsabilité et s’assure de son avancement dans le respect des délais. Il est responsable de l’organisation du travail et des résultats produits par le ou les R. Ainsi, si les R prennent du retard ou n’atteignent pas les objectifs fixés, c’est le A qui est responsable de la situation. Il n’y a qu’un seul et unique A pour chaque tâche, mais le A peut aussi avoir le rôle d’un R.
Le ou les C (personnes ou groupes) possèdent une expertise dans un domaine précis. Ils peuvent être sollicités par le A et/ou les R pour donner leur avis ou un conseil, cependant ils n’ont aucune autorité sur la tâche. C’est le A qui décide d’appliquer ou non l’avis des C.
Les I n’interviennent pas, mais ils peuvent être impactés directement ou indirectement par le projet (utilisateurs, fournisseurs, responsables de projets périphériques, etc.). Ils doivent donc être informés de l’évolution du projet et des décisions importantes.
Exemple de matrice RACI
Retrouvez ci-dessous un exemple complet de matrice RACI qui vous permet de mieux visualiser les principes de la méthode.
Quels sont les défis potentiels lors de l’implémentation de la matrice RACI ?
La matrice RACI est un outil puissant pour clarifier les rôles et responsabilités, mais son implémentation peut présenter certains défis.
Du fait de la résistance au changement, les collaborateurs peuvent notamment être réticents à adopter de nouvelles méthodes de travail. Il est donc important de bien communiquer les avantages de la matrice RACI et d’impliquer les équipes dans le processus de mise en œuvre pour minimiser la résistance.
Notez aussi que si les rôles et responsabilités ne sont pas définis avec précision, la matrice RACI peut créer plus de confusion qu’elle n’en résout. Vous devez donc consacrer du temps à définir clairement chaque rôle et vous assurer que chacun comprend ses implications.
Pour que la matrice RACI soit utilisée efficacement, les équipes doivent être formées à son utilisation et bénéficier d’un soutien adéquat. Un manque de formation peut en effet entraîner une mauvaise compréhension de la matrice et une utilisation inefficace.
Avantages et limites du tableau RACI
La matrice RACI présente de nombreux avantages. La méthode définit clairement qui fait quoi, ce qui évite les confusions et les conflits. Chaque tâche a un responsable et une autorité clairement identifiés ce qui favorise la responsabilisation.
De plus, cette approche facilite la communication en précisant qui doit être consulté tout en améliorant la coordination et en évitant les doublons.
Toutefois, la matrice RACI est uniquement un outil d’affectation des ressources et non de définition des tâches d’un projet. Pour qu’elle soit efficace, vous devez déterminer en amont les différentes étapes de votre projet et toutes les tâches et activités nécessaires à sa réalisation. Elle ne prend pas non plus en compte l’aspect financier du projet (comme les coûts liés à la réalisation d’une tâche).
Ensuite, en tant que chef de projet, vous devez veiller à ce que les rôles et les responsabilités soient attribués de manière équilibrée entre tous les acteurs du projet afin d’éviter une surcharge ou une sous-charge de travail entre les différents membres de l’équipe.
Ajoutons que la matrice RACI n’est pas un système automatisé. Vous devez donc la mettre régulièrement à jour en cas de changements dans les tâches ou de turnover au sein de l’équipe.
Quels outils de gestion de tâches peuvent aider à créer une matrice RACI ?
WIMI, en tant que plateforme collaborative tout-en-un, offre plusieurs fonctionnalités qui peuvent faciliter la création et la gestion de matrices RACI. Cette plateforme vous permet de créer des tâches, de les assigner à des membres de l’équipe, de définir des échéances et de suivre leur progression. Vous pouvez utiliser ces tâches comme base pour votre matrice RACI.
En utilisant cet outil, vous pouvez planifier et suivre l’avancement du projet avec des diagrammes de Gantt, ce qui peut vous aider à identifier les dépendances entre les tâches et à clarifier les responsabilités.
WIMI facilite aussi la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe, ce qui est essentiel pour la création et la mise à jour d’une matrice RACI.
En combinant l’ensemble des fonctionnalités de WIMI, il est ainsi possible de créer une matrice RACI claire et concise, assigner les rôles et les responsabilités de manière transparente, suivre l’avancement des tâches, faciliter la communication et maintenir la matrice RACI à jour tout au long du projet.
