L’écran est un élément essentiel du monde digital. Offrant une infinité de possibilités, il est un puissant vecteur d’informations que vous pouvez mettre à profit. En partageant votre écran, vous facilitez la communication, engagez votre audience et gagnez en efficacité. Véritable levier de productivité, le partage d’écran nécessite toutefois l’usage d’outils adaptés et la mise en place de bonnes pratiques. Nous vous fournissons dans cet article tous les conseils qui vous permettront d’utiliser pleinement le potentiel de cette fonctionnalité.
Comment fonctionne le partage d’écran ?
Le partage d’écran est une fonctionnalité permettant de diffuser le contenu d’un écran vers un autre écran, voire vers plusieurs appareils. Les utilisateurs peuvent ainsi rapidement échanger des informations de manière visuelle. Ce processus est puissant, car il permet d’aller au-delà des mots. Pour une présentation ou pour assister un individu, le partage d’écran est une solution très pertinente dans le but d’adopter un discours clair et accessible à tous, car basé sur de l’information visuelle.
Les différentes utilisations du partage d’écran
Le partage d’un écran d’ordinateur ou d’un appareil mobile permet de répondre à plusieurs problématiques spécifiques.
Dans l’éducation ou la formation
Au sein de l’éducation ou dans des sessions de formations professionnelles en entreprise, le partage d’écran est un outil phare des formations. En effet, ces derniers ont la capacité de réaliser des présentations attrayantes en partageant des images, des vidéos ou tout autre matériel pédagogique avec les participants.
Dans le monde des affaires
En entreprise, cette fonctionnalité est mise à profit lors de réunions en visioconférence. Les captures d’écran ou le partage d’écrans sont autant de manières de partager l’information de manière rapide et efficace. De plus, il est au cœur du travail collaboratif, au même titre que le partage de documents, car il offre l’opportunité aux collaborateurs de montrer à leurs pairs l’avancement sur tel ou tel projet.
Pour l’assistance technique
Enfin, l’assistance à la clientèle tire souvent profit du partage d’écran. Le support informatique est capable de prendre le contrôle à distance d’un ordinateur afin d’aider le client. L’utilisateur distant peut aussi bénéficier de l’enregistreur d’écran du technicien qui peut lui montrer comment agir sur telle ou telle partie du système.
Les avantages du partage d’écran
Une session de partage d’écran présente principalement trois atouts non négligeables :
- Favoriser le travail à distance : Les systèmes de visioconférence proposant le partage de fichiers ou le partage d’écran permettent à une équipe de travailler ensemble même si une grande distance sépare les participants.
- Proposer des présentations qualitatives : Un outil qui offre l’opportunité de dupliquer son écran permet de partager des images, des sons ou des vidéos qui engagent l’audience cible. Qu’il s’agisse de cours à distance ou de présentations professionnelles, le partage d’écran avec audio et vidéo permet de gagner en pertinence.
- Gagner en clarté du propos : Parfois les mots ne suffisent pas. Le partage d’écran, comme la messagerie instantanée, facilite l’échange et accélère la résolution des problèmes. Pour l’assistance technique, l’accès à distance fait gagner un temps précieux aux clients en quête de solutions rapides et concrètes.
Les défis et préoccupations liés au partage d’écran
Malgré tous ces avantages, cette fonctionnalité présente aussi des difficultés qu’il est nécessaire de comprendre afin de les résoudre au mieux.
Problèmes de confidentialité et de sécurité
L’un des écueils les plus importants est le problème de préservation des informations sensibles. Le partage d’écran des collaborateurs expose les informations de manière parfois peu contrôlée. Par inadvertance, un collaborateur peut par exemple dévoiler des informations confidentielles. De plus, ces fonctionnalités peuvent présenter des risques en termes de cybersécurité comme les enregistrements de sessions inappropriées, les accès non autorisés ou les logiciels malveillants qui pourraient permettre à un malfaiteur de prendre le contrôle de l’ordinateur à distance.
Difficultés techniques et problèmes de connectivité
De nombreux facteurs peuvent influer sur la qualité du partage d’écran. Ainsi, si vous souhaitez organiser des réunions et afficher l’écran de votre ordinateur, vous devez auparavant vérifier plusieurs paramètres. Une bande passante à la hauteur, une connexion internet stable ainsi qu’une qualité sonore et une qualité vidéo suffisantes sont des conditions sine qua non d’un partage réussi.
Besoin de formation ou d’adaptation
Tout technicien qui désire prendre le contrôle d’un bureau à distance ou tout collaborateur qui souhaite utiliser le partage d’écran lors d’une vidéo conférence doit se préparer en amont. En effet, il est indispensable de bien connaître l’outil avant d’initier un partage et gérer les questions relatives à la sécurité des données. Ainsi, une formation réunissant plusieurs participants peut être très pertinente afin de garantir la performance de l’équipe à long terme.
Conseils pour un partage d’écran efficace
Finalement, pour tirer profit du partage d’écran, il est nécessaire de suivre quelques conseils pratiques. Vous pourrez ainsi profiter des atouts de cette fonctionnalité sans vous soucier de ses principales limites.
Préparation avant le partage d’écran
En premier lieu, préparez-vous à l’avance. Assurez-vous que les documents, sites internet, navigateur internet ou applications nécessaires sont ouverts et prêts à l’emploi. De plus, pensez à fermer toutes les fenêtres non pertinentes pour éviter toute distraction, mais aussi toute fenêtre ou application qui pourrait contenir des données confidentielles.
Bonnes pratiques pendant le partage d’écran
Pour optimiser le partage d’information et augmenter l’engagement de votre audience, n’hésitez pas à utiliser un pointeur ou un surligneur. De cette manière, les participants comprendront tout de suite de quoi vous parlez lors de votre présentation. En outre, cet outil peut être mis à profit pour entourer les informations intéressantes.
Gestion des problèmes potentiels
En cours de partage, si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à fermer les applications qui utilisent beaucoup de bande passante. Vous pourrez ainsi en libérer pour votre partage d’écran. Assurez-vous de répondre aux questions des participants et encouragez-les à s’exprimer pour vous assurer que tout se déroule parfaitement.
Transformez votre façon de travailler et de collaborer
Simple en apparence, le partage d’écran est en fait un outil puissant. Aussi pertinent pour l’éducation, le travail collaboratif ou l’assistance technique, il peut être utilisé dans des situations variées. Cependant, il doit être utilisé à bon escient et en mettant en place les bonnes pratiques afin de préserver notamment la sécurité et la confidentialité des données.
