Le travail d’équipe consiste généralement à prendre des décisions ensemble pour faire avancer le projet dans la bonne direction. On l’a vu, le fait de prendre des décisions à plusieurs comporte de nombreux avantages : cela permet notamment d’impliquer vos collaborateurs, d’étudier différents points de vue et de faire en sorte que les décisions prises soient acceptées par l’ensemble de l’équipe.
Cependant, la prise de décision collective n’est pas toujours facile et nécessite souvent d’être cadrée pour être plus efficace. Pour vous aider, il existe une technique qui permet de prendre les meilleures décisions en groupe : il s’agit de la méthode DACI.
Qu’est-ce que la méthode DACI ?
Cette technique aurait été développée dans les années 1980 par Intuit, une entreprise américaine de solutions de gestion et de comptabilité. La méthode DACI serait une variante de la méthode RACI, une matrice qui permet de visualiser qui fait quoi dans un projet.
DACI est un acronyme qui correspond aux différents rôles que doivent tenir les membres de l’équipe pour faciliter la prise de décision.
- D pour Driver(le pilote ou le conducteur) : il s’agit généralement du chef de projet. Son rôle est de s’assurer que la décision sera prise et que le projet sera accompli dans les temps. Il coordonne l’équipe, attribue les tâches, organise et anime les réunions, et suit la progression de l’équipe et du projet.
- A pour Approver (la personne qui approuve) : comme son nom l’indique, il s’agit de la personne qui prend la décision finale sur tous les aspects du projet. Cela peut être le chef d’entreprise, un manager, un chef de service, etc. Il peut y avoir plusieurs approvers, mais pour garantir la rapidité et l’efficacité de la méthode, moins il y en a, mieux c’est.
- C pour Contributors (les contributeurs) : experts dans leur domaine, les contributeurs sont des membres de l’entreprise que l’on consulte généralement pour obtenir leur avis, leur expertise ou leur point de vue sur une problématique spécifique, et ainsi aider l’équipe à prendre une décision. C’est le driver qui fait appel à eux, soit en les conviant aux réunions, soit en les consultant à part.
- I pour Informed (les personnes à informer) : ces personnes ne sont pas forcément impliquées dans le projet et ne participent pas à la prise de décision, mais leur travail va être impacté par la décision prise (comme les autres services de l’entreprise, les parties prenantes, etc.). De ce fait, il est important qu’elles soient tenues informées afin qu’elles acceptent plus facilement la décision.
La méthode DACI est surtout utilisée pour les prises de décisions complexes, impliquant un grand nombre de collaborateurs et de parties prenantes, et / ou qui ont un impact important sur le client.
Cette technique aide l’équipe à prendre des décisions efficacement car elle permet à chaque membre de l’équipe d’avoir une vision précise de son rôle, de ses responsabilités et de ce que l’on attend de lui. Notez qu’une même personne peut avoir plusieurs rôles. C’est le cas du chef de projet qui peut être à la fois le driver et l’approver, ou le driver et un contributeur.
Comment ça fonctionne ?
Voici comment mettre en place la méthode DACI au sein de votre équipe projet.
1. Diviser le projet en tâches
Commencez par décomposer le projet en tâches. L’objectif de cette étape est de connaître les différentes actions que l’équipe devra exécuter pour accomplir le projet ainsi que les résultats attendus de chaque tâche. Il n’est pas utile de vous préoccuper des ressources et des échéances lors de cette phase.
2. Attribuer les rôles
Désignez un driver pour chaque tâche afin de vous assurer que toutes les décisions essentielles à la réussite du projet seront prises.
Nommez également un approver par tâche pour valider chaque décision. Puis, définissez les collaborateurs ayant l’expertise nécessaire pour aider à la prise de décision sur les différentes tâches (les contributeurs). Le nombre de contributeurs n’est pas limité. L’essentiel est qu’ils aient suffisamment d’expertise sur le sujet pour pouvoir vous aider.
Le driver peut ajouter ou enlever des contributeurs au fur et à mesure de la progression du projet en fonction des besoins.
Enfin, déterminez les personnes qui doivent être informées des décisions prises et des résultats de chaque tâche. Pour cela, demandez-vous quels sont les collaborateurs et les services qui vont être plus ou moins affectés par chaque décision.
Notez l’ensemble des tâches et les différents rôles dans un document que vous communiquerez à toute l’équipe.
3. Elaborer le processus de prise de décision
Les critères pour la prise de décision sont définis en fonction du résultat voulu. C’est le rôle de l’approver de déterminer les éléments dont il a besoin pour valider une décision et de les communiquer au driver (par exemple, la date butoir, le contexte, les autres options possibles, les recommandations et les avis d’experts, etc.).
Ensuite, charge au driver de collecter ces informations auprès des contributeurs, puis de les transmettre à l’approver afin que ce dernier puisse prendre la décision.
Enfin, le driver doit communiquer la décision prise aux personnes concernées (informed) selon les moyens préalablement définis dans un plan de communication.
4. Utiliser des outils adaptés
Pour suivre l’avancée de chaque tâche, et plus globalement de votre projet ainsi que pour connaître toutes les décisions prises en temps réel, il est essentiel d’utiliser des outils adéquats. Vous pouvez opter pour un logiciel de gestion de projet tel que Wimi qui permet d’organiser facilement le travail d’équipe et le suivi de vos projets.
Conclusion
La prise de décision collective peut être chronophage si elle n’est pas correctement cadrée. La méthode DACI fournit une structure afin de permettre aux équipes de prendre des décisions importantes et/ou complexes (inutile de l’appliquer aux petites décisions) plus rapidement et efficacement.
Notez que pour que cette technique fonctionne, il est indispensable que les rôles et les responsabilités de chacun soient clairement définis dès le départ.
