Chacune de nos journées de travail ressemble à une course contre la montre. Le temps est une ressource précieuse et insaisissable qui a tendance à nous filer entre les doigts. A la fin de la journée, nous sommes trop souvent frustrés de ne pas avoir terminé dans les temps les tâches dont nous avions la responsabilité. Vous pouvez d’ailleurs y remédier grâce à notre logiciel de gestion des tâches.
Pour éviter ce sentiment de frustration et d’impuissance face au temps qui passe, il est indispensable d’être organisé et de réaliser un classement afin de prioriser ses tâches par ordre d’urgence et/ou d’importance. Pour cela, il existe deux méthodes principales : la matrice d’Eisenhower et la méthode MoSCow. Dans cet article, nous allons vous présenter la méthode MoSCoW.
Définition et principe
C’est Dai Clegg, consultant chez Oracle UK, qui invente la méthode MoSCoW en 1994.
Lorsque vous gérez un projet, vous devez connaître les exigences et les priorités de votre client. La technique MoSCoW est un outil de priorisation qui vous aide dans la prise de décision des tâches que vous devez exécuter en priorité, celles qui doivent être réalisées plus tard et celles qu’il n’est pas nécessaire de faire.
Les lettres majuscules de l’acronyme MoSCoW correspondent à quatre catégories :
- M pour Must have this (vital) : ces tâches sont indispensables au succès du projet. Elles doivent donc être réalisées en priorité et cela est non négociable.
- S pour Should have this if at all possible (essentiel) : cette catégorie regroupe les tâches importantes à réaliser dès que les tâches “Must have” sont terminées. Elles apportent une vraie valeur ajoutée au projet et contribuent à l’atteinte des objectifs, mais contrairement aux “Must have”, elles peuvent être différées dans le temps.
- C pour Could have this if it does not affect anything else (confort) : il s’agit de tâches de confort qui seront accomplies dans la mesure du possible, s’il reste du temps une fois que les tâches des deux premières catégories sont terminées. Leur réalisation ne doit pas affecter les autres tâches.
- W pour Won’t have time but would like in the future (luxe) : ce sont des tâches secondaires que l’on aimerait réaliser un jour, mais auxquelles on renonce pour le moment, par manque de budget et/ou manque de temps.
Vous avez sans doute remarqué que le o dans l’acronyme MoSCoW n’a aucune signification. Il sert uniquement à rendre la méthode plus facilement prononçable et mémorisable.
Cette technique de priorisation est généralement utilisée dans un langage utilisé dans le cadre de la démarche Agile. Vous devez prioriser les tâches pour chaque itération, et non pas sur l’intégralité du projet. Pour une parfaite maîtrise du travail, on redéfinit à chaque nouvelle itération quelle tâche se classe dans quelle catégorie selon les exigences du projet.
Les avantages et les limites
On retient trois avantages principaux à cette méthode.
- Premièrement, la manière de nommer les différentes catégories est bien plus pertinente et facilite la priorisation des tâches selon leur niveau de criticité.
- Deuxièmement, la dernière catégorie (Won’t have) permet de noter les demandes et les exigences du client et de les enregistrer pour des intégrations dans des versions ou des projets ultérieurs.
- Enfin, le fait de prioriser vos tâches vous permet de répartir de façon adéquate vos ressources.
Il est important de maintenir un certain équilibre dans l’exercice de catégorisation afin d’éviter que toutes les tâches soient prioritaires et finissent dans la catégorie “Must have”. Le risque est que les nouvelles exigences et les demandes plus intéressantes à réaliser passent pour des priorités alors qu’elles ne le sont pas forcément. A l’inverse, des tâches importantes comme le remaniement, les améliorations et la maintenance peuvent terminer dans la catégorie “Could have” ou “Won’t have”.
Autre limite, il n’existe pas de logique précise pour classer des tâches similaires. Qu’est-ce qui détermine qu’une tâche doit être classée dans “Must have” plutôt que dans “Should have” et vice versa ?
La méthodologie : comment s’y prendre ?
Suivez ces trois étapes pour mettre en place la méthode MoSCoW.
1. Listez les éléments à prioriser
Commencez par dresser la liste de toutes les tâches à réaliser. Lors de cette première étape, il est impératif que toutes les parties prenantes du projet soient représentées (le client, l’équipe projet, les fournisseurs et prestataires, les pouvoirs publics, etc.).
Pour plus d’efficacité, listez vos tâches directement dans votre outil de gestion de projet. Inscrivez tout ce qui vous passe par la tête, même celles que vous considérez comme accessoires, afin de ne rien oublier et de vous libérer l’esprit pour être plus productif.
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2. Classez-les
Une fois votre liste prête, triez et classez chacun des éléments listés en utilisant la méthode MoSCoW.
Quels sont les “Must have”, les tâches à réaliser en priorité pour assurer la réussite du projet ? Quels sont les “Should have”, les tâches importantes à exécuter une fois que les “Must have” sont terminées ? Quelles tâches entrent dans la catégorie “Could have” et pourront être accomplies une fois que celles des deux catégories précédentes seront terminées ? Enfin, quelles tâches appartiennent aux “Won’t have” et ne seront pas effectuées pour le moment ?
Assurez-vous que les quatre catégories soient facilement identifiables en utilisant un code couleur par exemple. Ainsi, vous pourrez reconnaître en un coup d’œil les tâches importantes des tâches secondaires.
Tout le monde doit participer à cette discussion et il faudra trouver un bon équilibre entre les attentes et les exigences de chacune des parties prenantes.
3. Validez la pertinence de la classification
Non, toutes les tâches d’un projet ne sont pas prioritaires. Si vous vous retrouvez avec une grande quantité de tâches dans les deux premières catégories (“Must have” et “Should have”), vérifiez que la charge de travail est réalisable et que les délais, le budget et les capacités de vos ressources seront respectés. Si ce n’est pas le cas, triez de nouveau les “Must have” en vous assurant que ces tâches sont vraiment indispensables au succès du projet.
Conclusion
La gestion des priorités est essentielle pour atteindre vos objectifs et garantir la réussite d’un projet. Vous pouvez utiliser la méthode MoSCoW à tout moment dans le projet : une fois par semaine, lors de chaque nouvelle itération ou tous les jours afin que chacun des membres de l’équipe connaisse ses priorités de la journée. En cas de retard, d’imprévu ou de problème, n’hésitez pas à revoir l’ordre de vos priorités.
