De nombreuses entreprises et organisations sont confrontées à des problématiques complexes qui nécessitent une analyse approfondie et une résolution efficace. Souvent, l’absence d’une méthodologie rigoureuse pour cerner les enjeux entrave la prise de décision et la mise en œuvre de solutions adéquates. Cela peut engendrer des pertes de temps et de ressources, mais aussi une frustration des équipes. Au travail, il est essentiel de se poser les bonnes questions. Pour chaque situation, vous devez comprendre et évaluer le contexte, les objectifs ainsi que les contraintes. C’est cette analyse détaillée d’éléments factuels qui vous permettra d’aborder la situation de la meilleure façon possible. Pour vous aider à avoir une réflexion méthodique, il existe un outil incontournable, à la fois simple, fiable et universel : la méthode QQOQCP.
La méthode QQOQCP offre une solution simple et efficace pour remédier à ces problématiques. Avec cette approche, les équipes gagnent en efficacité et en capacité à prendre des décisions éclairées. Découvrez cette méthode de management ainsi que quatre exemples d’applications en gestion de projet.
Définition de la méthode QQOQCP
La méthode QQOQCP est une méthode de questionnement systématique qui permet d’analyser une situation de manière approfondie. QQOQCP est un acronyme dont chaque lettre correspond à une question : quoi, qui, où, quand, comment et pourquoi. Parfois, on rajoute un C pour « combien ».Cette méthode QQOQCP en anglais est appelée la méthode des 5W (Who, What, Where, When, Why).
Cette technique d’analyse permet de comprendre une situation, de cerner un problème en scrutant tous ses aspects. Comme le souligne Jean-Pierre Giraud sur le blog Les grandes techniques de vente : « Cette méthode QQOQCP apporte les informations qui permettent de mieux connaître, cerner, clarifier, structurer, cadrer une situation car elle explore toutes les dimensions sous différents angles. »
Cette approche vous aide à vous poser les bonnes questions afin de pousser votre réflexion et d’obtenir des informations pertinentes qui vous permettront d’arriver rapidement à une solution adéquate. Elle permet d’orienter tous les membres d’une équipe dans la même direction et de rassembler des éléments factuels afin d’apporter une information complète et objective.
Pourquoi utiliser la méthode QQOQCP ?
La méthode QQOQCP permet de structurer la réflexion et de poser les bonnes questions. En outre, en suivant le processus de questionnement de cette méthode, vous vous assurez d’analyser une problématique sous tous les angles afin d’obtenir une vision globale du problème.
Ces spécificités en font un atout de taille pour définir un projet, rédiger un compte rendu, élaborer une stratégie ou mener une session de brainstorming efficace.
4 applications de la méthode en gestion de projet
Voici quatre applications concrètes de la méthode dans le cadre de la gestion de projet.
1. Pour définir votre projet
Avant le démarrage d’un projet, il convient d’être organisé et surtout, de connaître son projet dans les moindres détails. La méthode du questionnement est un outil utile pour définir avec précision tous les aspects de votre projet avant son lancement.
- Quoi : quel est le projet ? Quels sont les objectifs ?
- Qui : qui est le client ? Qui sont les utilisateurs ? Quels sont les membres de votre équipe projet ?
- Où : où aura lieu le projet ?
- Quand : quelle est la date de livraison ? Quand va-t-il se dérouler ? Combien de temps va-t-il durer ?
- Comment : quels moyens financiers, humains et techniques seront mis en œuvre pour réaliser le projet ? De quelle façon allez-vous procéder ?
- Combien : quel budget avez-vous à votre disposition ? Quels sont les délais de réalisation ?
- Pourquoi : pourquoi le projet est-il lancé ? Quelles sont les raisons ? Quel est son but ?
2. Pour résoudre un problème
La méthode QQOQCP est l’un des outils incontournables en résolution de problème, car elle permet de cerner la situation problématique en posant les bonnes questions :
- Quoi : description du problème ;
- Qui : les personnes concernées et/ou responsables ;
- Où : localisation du problème ;
- Quand : caractéristiques temporelles du problème (à quel moment, à quelle fréquence) ;
- Comment : les effets du problème ;
- Pourquoi : les raisons, les causes du problème.
3. Pour animer un brainstorming ou une réunion
Pour être productives, les réunions comme les brainstormings doivent être préparées, avoir un objectif et/ou un ordre du jour précis et être organisées. Si elle n’est pas correctement cadrée, une réunion peut rapidement s’éterniser. Elle devient alors chronophage et totalement improductive.
La méthode de questionnement vous permet de définir avec précision le sujet de la réunion. Vous pouvez alors l’envoyer à tous les participants dans l’invitation. Ainsi, chaque participant possède les mêmes informations (sur les délais, qui fait quoi, quelles sont les priorités, combien de temps, etc.) et peut se concentrer sur l’objectif de la réunion. Vous évitez de perdre du temps avec des questions inutiles et vous entrez directement dans le vif du sujet.
De plus, la méthode QQOQCP est aussi très utile dans un second temps lors de la rédaction du compte rendu de réunion.
4. Pour mettre en place une stratégie de communication et/ou marketing
En gestion de projet, comme dans beaucoup d’autres secteurs, la communication est indispensable pour collaborer efficacement et réussir. La méthode QQOQCP est très utile en marketing et en communication pour vous aider à déterminer quels types d’actions mettre en place. Elle est très pratique pour se poser les bonnes questions et éviter de nombreux problèmes aux parties prenantes d’un projet.
En effet, cet outil vous permet de définir :
- Quoi : quelle est votre problématique ? Quels sont les produits et services sur lesquels vous souhaitez communiquer ?
- Qui : qui sont vos cibles ? Auprès de qui allez-vous communiquer ? Quel membre de votre équipe sera en charge de telle ou telle action ?
- Où : où allez-vous obtenir les informations dont vous avez besoin ? Quels sont les endroits où vous allez communiquer ?
- Quand : à quelle fréquence et à quel moment allez-vous communiquer ? Quel est votre planning ?
- Comment : quels sont les moyens de communication que vous allez mettre en œuvre (site web, réseaux sociaux, événementiels, brochures, etc.) ?
- Pourquoi : quels sont les bénéfices des produits / services dont vous faites la communication ? Quel est l’objectif de cette stratégie de communication ?
Comment utiliser la méthode QQOQCP ?
La méthode s’articule autour de six questions (ou sept pour la méthode QQOQCCP). Elles vous permettront de résoudre votre problème en identifiant des informations indispensables. Vous pourrez ensuite mettre en place un plan d’action pour résoudre les éléments problématiques qui ont été soulevés lors du processus de questionnement.
Le Qui ?
Cette première question est utilisée pour définir qui est concerné. Notons que ce “ Qui ” ne concerne pas forcément un individu. Il peut aussi bien s’agir de services que de parties prenantes. Vous pouvez formaliser le Qui par des questions telles que “ Qui est à l’origine du problème ? ” ou “ Quel client utilisera ce service ? ”.
Le Quoi ?
Ce Quoi correspond à votre problématique. Cette question est essentielle pour comprendre l’élément déclencheur de la situation, la nature du problème en quelque sorte. Les questions qui permettent d’y répondre sont notamment : “ Quel est le problème ? ” ou “ Quels sont les risques ? ” .
Le Où ?
La question du Où permet de situer la problématique de manière spatiale. Vous pouvez ainsi identifier l’endroit où le problème surgit. Pour obtenir ces informations, posez-vous ce type de questions : “ Où le problème survient-il ? ” ou “ À quelle étape la difficulté est-elle identifiée ? ”.
Le Quand ?
Le complément de l’élément spatial est celui de la temporalité. Avec le Quand, vous pouvez mieux saisir le ou les moments où la problématique se manifeste. Il est aussi très utile pour déterminer une fréquence ou une durée. Les questions les plus appropriées sont par exemple “ Depuis combien de temps le problème se présente-t-il ? ” ou “ À quel moment notre client utilise-t-il le produit ? ”.
Le Comment ?
Avec le Comment, vous délimitez la manière dont se manifeste le problème. Cette question incontournable va permettre de comprendre comment la problématique survient et comment les différents acteurs impliqués interagissent avec ce problème. Pour obtenir les bonnes informations, posez-vous des questions telles que “ Comment se manifeste le problème ? ” ou “ Comment les acteurs concernés ont-ils réagi ? ”.
Le Combien ? (question optionnelle)
Ce critère est optionnel. Il n’est pas intégré à la méthode QQOQCP, mais fait partie de la méthode QQOQCCP. Si vous devez quantifier le problème, il est toutefois indispensable. Pour cerner les coûts, les questions les plus appropriées sont les suivantes “ De quel budget dispose-t-on ? ” ou “ Dans quelle ce problème impacte notre projet ? ”.
Le Pourquoi ?
Avec le Pourquoi, vous touchez aux racines du problème, car vous identifiez l’élément déclencheur de la situation problématique. Les questions à poser sont par exemple “ Qu’est-ce qui a provoqué cette baisse de ventes ? ” ou “ Pourquoi cette situation se produit-elle ? ”.
Quelle est la différence entre les méthodes QQOQCCP et QQOQCP ?
La méthode QQOQCCP contient tout simplement une question supplémentaire représentée par le deuxième C présent dans l’acronyme. Il s’agit du “ Combien ? ”.
Si la méthode QQOQCP permet d’obtenir une vision globale de la situation en identifiant les éléments clés, la méthode QQOQCCP ajoute quant à elle une dimension quantitative à l’analyse. Le C de Combien est utilisé pour évaluer l’impact d’une action ou comparer différentes situations.
Quels outils de Wimi utiliser pour exploiter le potentiel de la méthode QQOQCP ?
Si la méthode QQOQCP est très pertinente, il est toutefois nécessaire d’utiliser les bons outils pour en tirer pleinement parti. Wimi offre une multitude d’outils pour optimiser l’efficacité de la méthode.
Créer des modèles
Wimi vous permet de créer des modèles. Avec les modèles de tâches, vous pouvez insérer facilement des questions de la méthode QQOQCP pour les soumettre à vos collaborateurs. Les modèles peuvent aussi être mis à profit pour élaborer un modèle de réunion ou un questionnaire de base qui serviront à standardiser l’utilisation de cette méthode.
Passer des appels en visioconférence
Avec l’outil de visioconférence, il devient très simple d’échanger avec vos collaborateurs et partenaires et vous questionnez en exploitant le processus QQOQCP. En organisant des réunions de type, toutes les parties prenantes, quelle que soit leur localisation géographique, pourront participer afin d’identifier et résoudre rapidement la problématique.
Visualiser les tâches
La gestion des tâches au sein de la plateforme Wimi vous permet d’obtenir une vision claire de la méthode QQOQCP. Suite à la réunion, associez chaque question à une tâche spécifique, créez un tableau Kanban pour suivre l’état d’avancement des réponses à chaque question et mettez en place un diagramme de Gantt afin de visualiser la chronologie du projet.
Réaliser des tableaux de bord
Centralisez l’ensemble des données essentielles au sein de tableaux de bord complets et ergonomiques sur Wimi. Chaque participant du projet pourra ainsi accéder de manière transparente aux réponses aux questions QQOQCP ou aux différents indicateurs de performance.
Échanger sur le projet
Tout au long du projet et de la mise en œuvre de la méthode QQOQCP, Wimi vous aide à structurer les idées des équipes en échangeant de manière régulière. La fonction chat est idéale pour organiser des discussions informelles et rapides, tandis que la fonctionnalité ajout de commentaire peut être utilisée pour discuter des réponses à chaque question et partager vos idées.
La méthode QQOQCP permet de structurer toute la réflexion autour d’un projet et de poser les questions essentielles pour cerner une situation. Pour exploiter son potentiel à 100%, vous pouvez compter sur les nombreuses fonctionnalités du logiciel de gestion de projet Wimi.
Conclusion
Très utilisée en journalisme, la méthode QQOQCP permet de structurer toute sa réflexion et de poser les questions essentielles pour cerner une situation. En gestion de projet, c’est un outil incontournable qui peut être utilisé à de multiples occasions, pour établir un plan de communication ou définir un projet, mais aussi en situation de crise. C’est un outil de management pertinent pour votre entreprise qui vous soulagera dans de nombreuses circonstances.
