Les interruptions et distractions sont monnaie courante au travail. Entre les notifications de la boîte de réception ou les échanges avec les collaborateurs, il devient parfois difficile de rester concentré. L’une des méthodes les plus adaptées pour réduire le stress tout en atteignant ses objectifs de productivité est la méthode Zen To Done. En effet, cette méthode permet de mieux gérer son temps et de devenir efficace, mais elle vous offre l’opportunité de le faire en étant détendu !
Origine et philosophie de la méthode Zen To Done
La méthode Zen To Done est l’œuvre de Leo Babauta, l’auteur du blog Zen Habits. Adepte du minimalisme, ce dernier a cherché à concevoir une méthode de productivité favorisant la clarté et la tranquillité d’esprit.
Pour élaborer sa méthode, il s’est en partie inspiré de celle de David Allen : la méthode Getting Things Done. Moins rigide, l’approche Zen To Done est plus flexible et propose des principes, plus que des règles strictes. Cette agilité permet d’utiliser cette méthode pour accroître sa productivité personnelle dans sa vie professionnelle, mais aussi dans sa vie privée.
Les 10 habitudes de l’approche Zen To Done
Respirez un grand coup…nous allons découvrir les dix principes de la méthode Zen To Done. Il s’agit en fait d’habitudes que vous devez progressivement intégrer à votre vie quotidienne. Vous pourrez ainsi en tirer pleinement profit tout en restant zen.
1. Collecter
Pour commencer, prenez l’habitude de collecter les tâches et les idées qui vous viennent à l’esprit. L’objectif est de libérer l’esprit en le déchargeant de ses informations qui peuvent devenir des sources d’anxiété. Notez-les sur vos outils de productivité. Il peut s’agir d’un carnet, d’un logiciel ou de post-it.
2. Traiter
De manière quotidienne, réservez un moment durant vos heures de travail afin de traiter les entrants. Ces derniers peuvent être des mails, des listes de tâches ou des courriers physiques. L’important est d’intégrer ce processus à votre planning pour éviter la procrastination.
Afin de traiter au mieux ces entrants, vous devez déléguer, planifier, réaliser sans attendre cette tâche ou la supprimer si elle n’est pas indispensable.
3. Planifier
Pour optimiser votre gestion du temps, fixez-vous des objectifs simples et atteignables. Ces derniers doivent notamment prendre la forme de trois tâches importantes. Ce sont des choses que vous désirez faire avant la fin de la journée. Pour ne pas perdre du temps inutilement, prenez les en charge dès votre arrivée au bureau, de la même manière que dans le cadre de la méthode Eat That Frog.
4. Agir
L’action ne rime pas ici avec précipitation. Il suffit tout simplement de se focaliser sur la tâche à réaliser. En d’autres termes, supprimez les distractions qui pourraient entraver votre productivité. Évitez le multitâche et passez vos notifications en mode silencieux pour maximiser le temps de travail.
5. Contextualiser
Choisir ses priorités professionnelles est un élément important de l’efficacité. Pour cette raison, ne surchargez pas votre planning ou vos carnets de notes de dizaines de catégories différentes. Mettez en place des catégories simples qui renvoient à un contexte de manière limpide : @maison, @travail, @en cours, etc.
6. Organiser
Pour rester zen tout en étant productif, vous ne devez surtout pas alourdir votre quotidien. L’organisation est la clé pour un environnement de travail permettant de booster la productivité. En d’autres termes, n’entassez pas les dossiers et n’accumulez pas les tâches. Organisez et classez au fur à mesure pour préserver votre sérénité.
7. Examiner
Êtes-vous toujours sur la bonne voie ? Pour s’en assurer, faites le point de manière régulière sur vos tâches et vos projets. De manière hebdomadaire, mensuelle et annuelle, suivez vos résultats et appréciez chaque accomplissement réalisé avec la méthode Zen To Done.
8. Simplifier
Si la méthode est zen, c’est qu’elle fait appel à la simplicité et au minimalisme. Booster la productivité avec la méthode ZTD signifie gagner en clarté en éliminant toutes les choses inutiles. Concentrez-vous uniquement sur l’essentiel et réduisez systématiquement les tâches et les objectifs.
9. Mettre en place une routine
Les routines sont autant de rituels qui favorisent la réussite. Elles posent un contexte dans lequel il devient facile d’être plus productif durant sa journée de travail. Ces routines structurent votre action et sont propres à chacun. Un individu va préférer organiser sa journée en débutant par une séance de méditation tandis qu’un autre aura besoin de son café matinal.
10. Trouver sa passion
En effet, il est évident que l’efficacité au travail dépend de votre engagement. Si vous trouvez votre passion, vous serez plus efficace et finaliserez sans mal votre liste de tâches. Au contraire, si votre métier ne vous intéresse pas, certaines tâches seront perçues comme chronophages et peu passionnantes.
Comment mettre en pratique cette méthode ZTD ?
L’un des atouts de la méthode Zen To Done est sa flexibilité. Elle peut d’une part sans mal être mise en pratique aux côtés d’autres méthodologies comme la technique Pomodoro ou la matrice d’Eisenhower. D’autre part, elle s’adapte aux besoins et aux attentes de chacun.
Ainsi, pour bénéficier pleinement des avantages de la méthode ZTD, nous vous recommandons de suivre ces bonnes pratiques :
- Personnalisez la méthode : Être plus efficace ne signifie pas se conformer à une méthode rigide. L’approche Zen To Done vous propose de personnaliser la méthode selon votre mode de vie et vos priorités.
- Intégrez-les progressivement : Gagner du temps et savoir faire face aux imprévus requiert un temps d’adaptation. Pour cette raison, adoptez la méthode de manière graduelle. Privilégiez la méthode douce et non une révolution dans vos habitudes.
- Adaptez la au contexte : Pourquoi limiter la méthode Zen To Done à votre vie professionnelle ? Mettez la à profit aussi dans le cadre de votre vie personnelle en l’adaptant si nécessaire.
- Restez à l’écoute de vos besoins : Tout au long de votre découverte de cette méthode, restez à l’écoute. ZTD doit toujours être aligné avec vos besoins et objectifs personnels et ne jamais créer de tensions.
- Utilisez des outils complémentaires : Pour renforcer l’impact de la méthode sur votre productivité, n’hésitez pas à l’associer avec des outils physiques ou des solutions numériques afin d’atteindre vos objectifs de manière optimale.
Naviguez avec sérénité et atteignez vos objectifs
Simplicité et sérénité. La méthode Zen To Done est une véritable bouffée d’air frais. Contrairement à certaines méthodes de gestion de la productivité qui s’avèrent parfois rigides ou peu engageantes, l’approche ZTD est aussi souple que performante.
Avec elle, il devient simple d’établir ses priorités, respecter les échéances et réduire la charge de travail en se focalisant sur l’essentiel. Consacrer votre temps aux tâches réellement importantes est un moyen d’économiser votre temps et votre énergie. Vous pouvez alors être productif tout en accédant à un meilleur équilibre vie privée – vie professionnelle.
