Quelle satisfaction lorsque l’on a fait tout ce que l’on voulait faire à la fin de sa journée de travail. Cependant, on a trop souvent l’impression que nos journées filent à toute allure sans que l’on ait le temps d’accomplir tout ce que l’on avait prévu.
La productivité, ce rapport entre la production réalisée et les moyens mis en œuvre pour sa réalisation, est la clé pour réussir vos projets, atteindre vos objectifs dans les délais et mesurer l’efficacité et la rentabilité d’une entreprise.
Au quotidien, il est impossible d’être productif à 100% tout le temps car notre cerveau fatigue et il a besoin de faire des pauses. Cependant, il existe d’autres freins à la productivité. Découvrez les 4 obstacles à la productivité des équipes et les solutions pour les contourner.
1. Un manque d’organisation
Une bonne organisation est indispensable pour être productif au travail. On parle ici de l’organisation de votre journée de travail autant que de l’organisation de vos fichiers. En effet, si vous ne savez pas sur quelle tâche vous devez travailler ou si vous perdez du temps à chercher un email dans votre messagerie ou un document sur le serveur, vous perdez en efficacité et en productivité.
La solution
La veille, listez les tâches que vous devez accomplir pour le lendemain. Soyez réaliste, fixez-vous des objectifs en fonction de vos capacités et en prenant en compte les possibles urgences à traiter. Par exemple, planifiez entre deux et quatre tâches par jour selon leur ampleur. Et faites en sorte de vous y tenir.
N’oubliez pas de prioriser vos tâches afin d’accomplir les plus urgentes et les plus importantes en premier. Pour distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, aidez-vous de la matrice d’Eisenhower.
Pour l’organisation de vos documents de travail, il existe des plateformes en ligne sur lesquelles vous pouvez centraliser tous vos fichiers et les partager avec votre équipe, vos clients et vos partenaires. Avec une solution de gestion de projet telle que Wimi, vos fichiers sont directement rattachés aux projets concernés, ce qui vous permet de les retrouver très facilement.
2. Trop de réunions inutiles
Selon une enquête réalisée par OpinionWay en 2017, les salariés interrogés passent en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion, soit 3,4 semaines par an, et jusqu’à 6,2 semaines pour les cadres. Le pire, c’est que seulement 52% de ces réunions sont productives. Les autres sont donc chronophages, inefficaces et vous empêchent d’avancer dans votre travail.
La solution
Evitez d’accepter toutes les invitations en réunion. Assistez uniquement aux réunions où votre présence est indispensable. Veillez à ce qu’elles aient un ordre du jour et qu’elles soient correctement préparées et organisées (avec une heure de début et une heure de fin).
Dans votre agenda, bloquez-vous des créneaux de travail pendant lequel vous ne pouvez pas être dérangé, ni invité en réunion.
Enfin, suivez ces 5 idées pour animer vos réunions différemment et les rendre plus productives.
3. Les distractions en tous genres
Aujourd’hui, il existe une multitude d’éléments perturbateurs qui vous empêchent d’être productif au travail. Voici une liste non exhaustive des distractions qui nuisent à votre productivité pendant la journée :
- vos collègues qui viennent vous poser une question ou simplement discuter ;
- le téléphone qui sonne sans cesse ;
- l’envoi et la réception d’emails ;
- l’envoi et la réception de messages via votre téléphone perso ;
- surfer sur Internet ou sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, etc.).
Dès qu’une notification vous informe d’un nouveau message, vous avez tendance à arrêter ce que vous faites pour lire le message et y répondre, même s’il n’est pas urgent. Vous vous arrêtez donc souvent en plein milieu d’une tâche et une fois interrompu, il est plus difficile de se remettre au travail.
La solution
Pour être productif, commencez par éliminer autant de distractions que possible. Coupez toutes les notifications et alertes de votre boîte mail, votre agenda, etc. Mettez votre téléphone personnel en mode silencieux et rangez-le dans un tiroir, et mettez votre téléphone professionnel sur répondeur. Fermez la porte de votre bureau lorsque vous avez besoin de vous concentrer pour indiquer à vos collègues que vous ne souhaitez pas être dérangé.
Concernant l’accès à Internet et aux réseaux sociaux, il existe des applications comme StayFocusd (extension pour Google Chrome) et LeechBlock (pour FireFox), qui permettent de bloquer ou de limiter l’accès à certains sites web afin que vous vous concentriez sur votre travail plutôt que de surfer sur Internet.
Enfin, accordez-vous plusieurs petites pauses dans la journée pour consulter vos emails pro et vos messages perso, et y répondre.
4. Une mauvaise collaboration
La réussite d’un projet est rarement le fait d’une seule personne, mais le travail collectif d’une équipe. La collaboration est donc essentielle pour réussir vos projets. Mais une bonne collaboration nécessite que les tâches soient réparties de façon équitable entre tous les collaborateurs. Si seul le chef de projet réalise la majorité du travail, que font les autres membres de l’équipe ? Et comment le chef de projet peut-il être efficace et productif en étant surchargé de travail ?
La solution
Une bonne collaboration implique le partage des responsabilités et des tâches. En joignant vos forces, vous avez plus de chance de finir le projet dans les temps et en respectant le budget.
En associant les compétences et les talents de chaque collaborateur, l’équipe devient plus performante et plus productive. La collaboration favorise le partage et l’acquisition de connaissances, mais aussi la prise d’initiatives, la créativité et l’innovation.
Utilisez un logiciel de gestion de projet comme Wimi permet de favoriser la collaboration, de gérer la répartition des tâches entre vos collaborateurs, de communiquer plus facilement et de visualiser l’évolution du projet en un coup d’œil. C’est un outil indispensable pour améliorer la productivité de votre équipe au quotidien.
