Mis au point par Henry Gantt et par l’ingénieur polonais Karol Adamiecki, un diagramme de Gantt est un outil pratique pour planifier des projets. Grâce à une vue d’ensemble des tâches planifiées, chaque acteur d’un projet sait quelle activité doit être effectuée et quand. Ce qui règle de nombreux problèmes d’organisation.
C’est une des méthodes qui a été élaboré pour que les entreprises puissent maximiser leurs chances d’atteindre leurs objectifs.
Comment faire un planning avec gantt ?
L’intérêt d’un tel outil dans votre management
L’intérêt d’un planning de Gantt est qu’il est possible de visualiser en un coup d’oeil :
- La date de début et de fin d’un projet ainsi que toutes les phases et tâches le composant.
- Les tâches du projet, ainsi que la date de début et de fin de chacune.
- Quels collaborateurs sont liés à chaque tâche.
- Une estimation du temps de réalisation des tâches.
- La manière dont les tâches se recoupent ou sont liées.
La méthode de planification de tâches
Pour créer un diagramme de Gantt, quel que soit votre cahier des charges, il vous faut suivre ce processus :
- Définir les tâches de votre projet.
- Déterminer les dépendances* (exemple : début à début) entre les tâches, s’il y en a.
- Élaborer les deadlines du projet et déterminer les jalons** du projet.
- Assigner les rôles de chaque membre impliqué dans le projet.
*Les jalons sont des points d’arrêt dans le processus permettant à tous les acteurs de faire le point sur l’avancement du projet. Ils permettent de valider les étapes.
**Il existe 4 dépendances différentes :
- Fin à fin : les 2 tâches doivent être achevées simultanément
- Fin à début : une tâche ne peut débuter que lorsque la précédente sera terminée. C’est le mode d’enchainement standard.
- Début à fin : une tâche ne peut pas être achevé tant que la précédente n’a pas commencé.
- Début à début : une tâche ne peut débuter que si celle d’avant a débuté aussi.
À titre d’exemple, un projet de création de site web ne pourra pas réellement avancer tant que la maquette du site n’a pas été livré. Donc faire la maquette est la tâche urgente et primordiale, et dans cette tâche se cache plusieurs sous-tâches (Benchmark, Design, Illustration). Commencer certaines tâches dépend parfois de la finalisation d’une tâche précédente, et il est donc nécessaire de signaler son importance pour accélérer le passage aux éléments suivants.
Élaborer un échéancier du projet
L’échéancier et le respect des deadlines sont des enjeux très important dans la vie d’un projet. L’estimation initiale du temps prévu des tâches est très importante.
Combien de jours, combien d’heures avez-vous pour ce projet ?
Gardez à l’esprit que n’importe quel projet pourra prendre du retard pour X raisons. Une règle très importante dans la gestion de projet est de conserver l’historique des projets passés afin d’analyser et améliorer votre gestion de projets. Vous devrez garder systématiquement du temps dédié à l’évaluation de la flexibilité nécessaire à la création de votre échéancier.
Assigner des tâches à vos membres d’équipes
Encore une fois, la règle est de conserver l’historique de chaque performance individuelle est une bonne idée pour pouvoir optimiser votre gestion de projet. Par exemple, si un collaborateur spécifique finit souvent ses tâches en retard, vous devrez éviter de lui assigner des tâches prioritaires.
De plus vous devez garder en tête les potentiels autres projets de vos collaborateurs ainsi que les jours de repos ou congés de vos salariés qui pourront être un frein à la réalisation d’un projet dans les temps.
Pourquoi faire un diagramme de gantt ?
Qu’est-ce qu’on retrouvera sur un planning gantt ?
Les dates de début et de fin offrent aux chefs de projet la visibilité sur les échéances. Ainsi il pourra savoir quand son projet commence et se termine.
Les projets sont en général composés par un certain nombre de sous-tâches. Vous pourrez suivre leur évolution, pour qu’aucune tâche ne soit oubliée.
Le calendrier prévisionnel, qui montre la date de fin de tâche, vous serez notifié pour vous rappeler les délais et finir l’ensemble du projet en temps et en heure.
La dépendance des tâches est aussi une information mise en avant avec un planning Gantt. On sait donc quelles tâches sont effectuables quand on veut et quelles sont celles qui sont dépendantes d’une tache la précédant.
Un Gantt montre précisément l’état d’avancement de votre projet en indiquant les tâches déjà réalisées. En sélectionnant la date de votre choix, vous aurez la visibilité sur les tâches à accomplir et vous saurez si vous êtes en bonne voie pour terminer le projet dans les délais.
Les avantages de Gantt dans la gestion de projet
Utiliser un diagramme de Gantt apporte plusieurs avantages d’une grande valeur pour les entreprises et les managers. Mais quels sont-ils ?
Visibilité et clarté
Un planning de Gantt réunit toutes les tâches, les échéances et l’avancement de vos équipes dans une seule vue d’ensemble.
Il permet aussi de clarifier la manière dont les tâches sont organisées et les ressources allouées.
Communication
Remplaçant les réunions, un diagramme de Gantt fournit à tous les acteurs d’un projet les informations nécessaires au bon déroulement du projet.
Motivation
Ce genre d’outil donne à vos équipes une meilleure idée de leur performance globale et ce qui leur permettra d’adapter leur façon de travailler en fonction de l’échéance donnée.
En comprenant mieux les interdépendances des tâches, ils seront plus à même de comprendre l’impact d’un retard sur le projet.
Gestion du temps
Un diagramme de Gantt permet de définir des deadlines réalistes et de définir de manière optimale quand est-ce qu’une tâche doit être exécutée.
Il apporte aussi l’assurance de ne pas compromettre d’autres projets exigeant des ressources similaires.
Flexibilité
Le rôle d’un chef de projet nécessite de l’agilité et de la flexibilité car il doit souvent faire face à la difficulté des imprévus et changements de dernière minute.
Grâce à un, il peut modifier les tâches et les ressources en conséquence.
Que choisir ? Pert ou gantt ?
Définition des formats
Les diagrammes PERT et de Gantt sont tous deux des outils aidant les dirigeants à suivre l’avancement des projets et des tâches. Le format PERT montre les tâches dans un diagramme en réseau, où l’interdépendance des tâches est mise en avant. Là où celui de Gantt présente simplement les tâches et leurs chronologies sous forme de barre horizontale.
Les diagrammes PERT (Program Evaluation and Review Technique) sont des outils de planification servant surtout à déterminer la durée des tâches avant le lancement d’un projet. Les entreprises utilisent cet outil de plusieurs manières, mais généralement de cette manière :
- Définition des activités et des tâches qui mèneront au succès d’un projet.
- Estimation le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche et élaboration d’un calendrier préliminaire.
- Déterminer l’interdépendance de chaque tâche par rapport à d’autres.
- Définir les jalons et le chemin critique*** du projet.
- Les dates de début et de fin de tâches sont inscrites dans des cases.
Les diagrammes de Gantt sont souvent utilisés pour suivre le statut des tâches et communiquer les contraintes du projet. En amont d’un projet, ce format peut être utilisé pour décomposer les tâches en sous-tâches. Les entreprises utilisent cet outil de plusieurs manières, mais généralement de cette manière :
- Présentation linéaire des tâches sur un diagramme à barres où la durée est explicite.
- Mise en avant de la date de début et date de fin des tâches et de l’ensemble du projet.
- Coordination des ressources et programmation des membres de l’équipe.
- Horizontalement on retrouve la chronologie en fonction de l’unité de temps choisie, et verticalement on retrouve dans la colonne de gauche la liste de tâches.
*** Le chemin critique est la méthode qui permet d’identifier les tâches requises pour la finalisation d’un projet. En effet, le chemin critique est la plus longue série de tâches à réaliser, afin d’achever un projet.
Quel format choisir ?
Le choix d’un diagramme PERT est judicieux pour :
- Prévoir le temps qu’il vous faudra pour accomplir un projet et chaque tâche le composant
- Planifier, piloter et organiser des projets de grande envergure
- Définir et communiquer l’interdépendance des tâches
Le choix d’un diagramme de Gantt est judicieux pour :
- Prévoir le temps qu’il vous faudra pour accomplir chaque tâche
- Communiquer les rôles et les responsabilités de chaque acteur de vos tâches
- Visualiser et partager à vos équipes l’avancement du projet
Quelle est la différence entre PERT et gantt ?
Un responsable peut utiliser simultanément un planning PERT et Gantt pour maximiser ses chances de mener à bien un projet dans les temps. Néanmoins, il existe des différences fondamentales entre Gantt et PERT :
Visualisation
Un planning de Gantt se construit sur la base de tableur de calcul et de graphiques en forme de barres. Vous avez donc besoin d’applications conçues dans ce but pour en créer un.
Quant au diagramme PERT, la forme est libre. Un graphique PERT peut donc être créée sur toutes les applications de conception graphique.
Planification du projet
Très utile pour aider à manager un projet une fois lancé. Un digramme de Gantt ne peut cependant pas vous assister lors de l’étape de la planification.
Cependant, un planning PERT est conçu spécialement pour planifier un projet, identifier les grandes étapes, l’identification des interdépendances et le calcul du temps nécessaire à la réalisation d’un projet.
Création et interprétation
Le diagramme de Gantt est plus intuitif et facile à comprendre que celui de PERT. Cependant, c’est relativement compliqué à construire comparé à un diagramme PERT.
Comment créer un planning gantt sur excel ?
Via Microsoft excel, il est tout à fait possible de réaliser gratuitement un planning de Gantt, or il ne sera ni intelligent ni intuitif. Cela reste cependant une bonne solution si vous avez un budget réduit pour mener à bien votre projet.
Créer un tableau et le présenter sous forme de graphique
Étape 1 : Définir toutes les tâches de votre projet avec leurs dates de début, leurs noms et quels collaborateurs s’en occuperont et estimer le temps nécessaire pour effectuer chaque tâche
Étape 2 : Calculer dans une nouvelle colonne, la date de fin de chaque tâche en fonction de la date de début et le temps estimé que la tâche prendra.
Étape 3 : Ajouter un diagramme
Sélectionnez nom de la tâche, date de début, durée de la tâche dans votre feuille de calcul :
Puis, allez dans Insérer > Diagramme > Diagramme à barres horizontales empilées.
Sélectionnez Jour de début dans le diagramme. Puis « Aucune couleur » pour la couleur dans le menu déroulant. Afin de ne visualiser la tâche que de son début à sa fin et non du début du projet jusqu’à sa fin.
Les limites d’un outil gratuit comme Excel
Sachez que ce diagramme a certaines limites.
Vous n’y aurez pas la possibilité d’assigner intuitivement et facilement des tâches à vos collaborateurs.
Vous n’y pourrez pas réaliser de modifications rapidement ou facilement
Vous ne pourrez pas y avoir une vue d’ensemble aussi claire que sur un logiciel dédié. Vous n’y verrez pas non plus les dépendances entre les tâches. Si vous avez des dépendances « début à début » ou « fin à début », vous ne pourrez voir la différence.
Pour des projets de grande envergure, il serait judicieux d’utiliser une autre méthode et d’acquérir un logiciel de gestion de projet avec diagrammes de Gantt intégrés. Entre autres, une solution comme Wimi, via son panel de fonctionnalités peut être utilisé en format Gantt et cela facilitera grandement votre travail.
