Saviez-vous qu’il existe un document de référence qui contient tous les fondamentaux de la gestion de projet ? C’est le PMBOK (Project Management Body of Knowledge), appelé Corpus des connaissances en management de projet en français. Il s’agit de la publication phare du Project Management Institue (PMI).
Ce guide sert d’ailleurs à définir le contenu des cours sur la gestion de projet et à élaborer les examens de certification. C’est un outil incontournable pour vous aider à gérer vos projets efficacement et avec succès.
Définition
Le PMBOK est le guide du corpus des connaissances en management de projet. Rédigé par une communauté d’experts en gestion de projet, il s’agit d’un guide exhaustif et universel plutôt conséquent (près de 600 pages tout de même) dont l’objectif est de rassembler tout le savoir, les informations et les bonnes pratiques indispensables pour piloter tous types de projets dans les meilleures conditions.
Ce guide s’applique aux projets de tous les secteurs, comme l’informatique, l’industrie, la construction, etc. Cependant, il ne s’applique pas tel quel, mais doit être adapté à la réalité et aux contraintes de votre environnement.
Le PMBOK détaille toutes les étapes de la vie d’un projet, de son lancement à sa clôture, en passant par la planification, l’exécution des tâches, la gestion des ressources, la communication, la gestion du budget ou encore la gestion des risques. Il accompagne les équipes projet et indique la méthode à suivre pour piloter un projet avec succès.
Origine du PMBOK
En 1983, le PMI publie un premier rapport dans le but de documenter et de standardiser les pratiques de la gestion de projet. Une deuxième version de ce rapport s’intitulant Project Management Body of Knowledge est publiée en 1987.
La première version du PMBOK est publiée en 1996 sous le titre A guide to the project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Depuis, l’ouvrage a connu plusieurs éditions, dont la 6e et dernière édition est parue fin 2017.
En 1999, le PMBOK est reconnu par l’ANSI (American National Standards Institute) comme l’ouvrage de référence de la gestion de projet.
Comment ça marche ?
Le PMBOK décrit les cinq groupes de processus par lequel chaque projet doit passer :
- le démarrage ;
- la planification ;
- l’exécution ;
- le suivi ;
- la clôture.
1. Le démarrage
Dans cette première phase, on définit les objectifs du projet, à quel(s) besoin(s) il va répondre. On a alors une idée globale du projet, de son déroulement, des personnes impliquées (équipe projet, parties prenantes, fournisseurs, etc.), des délais et du budget nécessaire à sa réalisation. C’est à ce moment que le projet est officiellement lancé et qu’un chef de projet est nommé.
Ce processus est indispensable pour un lancement de projet réussi.
2. La planification
C’est lors de cette étape que l’on définit avec précision les différentes phases du projet ainsi que la stratégie à suivre dans un plan de projet qui regroupe toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation du projet, c’est-à-dire :
- les objectifs du projet,
- le périmètre,
- les exigences,
- les contraintes,
- les délais,
- le budget,
- les tâches à accomplir,
- le rôle et les responsabilités de chacun,
- la gestion des risques,
- la communication.
3. L’exécution
On passe aux choses sérieuses et on se lance dans la réalisation du projet en suivant le plan défini durant le processus de planification. Cette phase d’exécution implique de gérer l’équipe projet, de s’assurer que les tâches sont exécutées dans les temps et de respecter le budget approuvé.
Le chef de projet doit coordonner le travail des différents acteurs du projet et les ressources en suivant le planning prévu afin de garantir que chaque étape du projet fournira les résultats annoncés lors de la phase de démarrage.
4. Le suivi
Maintenant que le projet suit son cours, le chef de projet doit suivre attentivement sa progression afin de s’assurer qu’il se déroule conformément aux attentes. Pour cela, il s’appuie sur des indicateurs clés de performance ou KPI.
Où en est-on par rapport au planning ? Qu’est-ce qui a déjà été réalisé ? Que reste-t-il à faire ? Les délais sont-ils toujours réalistes ? Faut-il réévaluer le budget ?
Il faut également gérer les risques, répondre aux demandes de changement et traiter les imprévus. Si le projet s’éloigne de ce qui a été planifié, le chef de projet doit rapidement prendre des mesures correctives pour éviter tout dépassement budgétaire ou temporel.
Contrairement aux autres processus qui se succèdent, celui-ci s’échelonne sur toute la durée du projet, dès son lancement et jusqu’à sa clôture.
5. La clôture
Ça y est, le projet est enfin terminé. Pour savoir si c’est un succès, plusieurs éléments sont à prendre en compte :
- Le client est-il satisfait ?
- Le budget a-t-il été respecté ?
- Le projet a-t-il été accompli dans les temps ?
La clôture d’un projet est une phase indispensable, trop souvent négligée. C’est l’occasion de revenir sur vos erreurs et vos succès. Quels processus ont bien fonctionné ? Quels sont ceux qui pourraient être améliorés ou complètement éliminés ? Cette évaluation vous permet de réfléchir à comment vous améliorer pour être encore plus performant lors de vos prochains projets.
Pensez à mettre fin aux éventuels contrats avec des tiers, et surtout, célébrez la fin de ce projet comme il se doit. Félicitez vos collaborateurs, récompensez-les et organisez une fête pour les remercier du travail accompli. Reconnaître et valoriser le travail acharné et l’investissement de son équipe est un excellent moyen de la motiver pour de futurs projets.
Au total, ces cinq groupes de processus regroupent quarante-neuf processus qui sont divisés en dix domaines de compétences :
- La gestion de l’intégration
- La gestion du contenu
- La gestion des délais
- La gestion des coûts
- La gestion de la qualité
- La gestion des ressources humaines
- La gestion des communications
- La gestion des risques
- La gestion des approvisionnements
- La gestion des parties prenantes
Conclusion
Que vous construisez un nouveau bâtiment ou que vous créez la dernière application tendance, il est indispensable de suivre un cadre et une méthode pour gérer vos projets avec succès. C’est ce que vous offre le PMBOK, la bible de la gestion de projet.
Enfin, gardez à l’esprit que ce guide ne doit pas s’appliquer tel quel, mais que vous devez vous en inspirer et l’adapter à votre projet.
