La gestion de projet n’est pas une discipline simple. Le chef de projet doit s’assurer que l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet se déroule correctement, en respectant le budget et les délais afin d’atteindre les objectifs fixés. Il doit planifier toutes les ressources (humaines, financières et matérielles), anticiper les risques et veiller à ce que son équipe reste motivée et engagée durant toute la durée du projet.
Parfois, le moindre petit grain de sable peut bousculer cet équilibre fragile et ruiner la productivité de l’équipe, ce qui peut avoir pour conséquence de faire échouer votre projet.
Soyez vigilant sur les 5 points suivants car ils peuvent affecter la productivité de vos collaborateurs et mettre en péril le succès de votre projet.
1. Un manque de clarté dans les objectifs
Imaginez, vous devez faire des courses pour un dîner, mais vous ne savez pas exactement ce que vous allez cuisiner, pour combien de personnes, avec quel budget et quand aura lieu le dîner. Il y a de grandes chances pour que vous reveniez avec les mauvais produits ou des ingrédients manquants, dans des quantités insuffisantes et que vous ayez dépassé le budget total. Il faudra alors renvoyer quelqu’un d’autre pour acheter ce qu’il manque. En plus de la perte de temps et d’argent, vous risquez de ne pas réussir à préparer le dîner dans les temps. Un véritable fiasco !
Voilà ce qui se passe lorsque les objectifs d’un projet ne sont pas clairement définis. Impossible d’être productif lorsque l’on ne sait pas exactement ce que l’on doit faire. En tant que chef de projet, votre priorité est de définir des objectifs clairs, précis et réalisables. Pour cela, aidez-vous de la méthode SMART. Ensuite, assurez-vous que chaque membre de votre équipe connaisse son rôle et ses responsabilités afin d’atteindre les objectifs fixés.
2. Une communication inexistante ou inappropriée
Dans le monde professionnel, l’absence de communication peut avoir des conséquences désastreuses : perte de temps, non-respect des délais, confusion, frustration, tensions et conflits au sein de l’équipe, travail de mauvaise qualité, etc. Une équipe ne peut pas être efficace et productive si elle ne reçoit pas les informations dont elle a besoin et si ses membres ne communiquent pas régulièrement entre eux et avec leur manager.
En gestion de projet (et dans n’importe quel autre domaine), la communication au sein de l’équipe est indispensable car :
- elle permet de tenir l’équipe informée sur l’évolution du projet et les éventuels changements ;
- elle améliore la loyauté, l’engagement et l’efficacité de l’équipe ;
- elle développe la confiance entre les membres.
En tant que chef de projet, non seulement vous devez communiquer clairement les objectifs du projet, mais vous devez également vous assurer que votre équipe possède les informations nécessaires pour accomplir ses tâches efficacement.
Enfin, favorisez la transparence, soyez à l’écoute de vos collaborateurs et encouragez-les à venir vous voir en cas de difficultés ou de doutes.
3. Des compétences ou des connaissances insuffisantes
Il peut arriver que certains membres de votre équipe projet ne possèdent pas toutes les compétences, les connaissances ou l’expérience requise pour gérer efficacement votre projet. Dans ce cas, vos collaborateurs peuvent se sentir perdus. Ils risquent de ne pas savoir ce qu’ils font et de faire des erreurs. Des frustrations, des tensions et des conflits entre les collaborateurs peuvent alors survenir, ce qui aura un impact sur l’ambiance au sein de l’équipe, mais aussi sur la productivité et sur la réussite du projet.
Pour éviter ce genre de situation, il est primordial de bien former vos collaborateurs en fonction des besoins du projet. Ainsi, non seulement vous éviterez les frustrations, mais vous leur permettrez d’acquérir de nouvelles compétences et par conséquence, d’être plus productifs.
4. Un mauvais environnement de travail
Saviez-vous que l’aménagement de l’espace de travail joue sur la productivité ? Difficile de se sentir motivé et d’être productif dans des locaux sombres, étroits et vétustes. A l’inverse, des locaux spacieux et lumineux, avec des touches de couleurs et des plantes contribuent à se sentir bien et à être plus performant.
Le bien-être au travail est indispensable pour booster la motivation, la productivité et les performances de vos salariés. Et ça, les géants américains du web tels qu’Apple, Facebook ou Google, ainsi que les start-up l’ont bien compris. Aujourd’hui, la priorité est aux espaces conviviaux qui associent lieux de travail collectifs favorisant la collaboration et zones privées où les collaborateurs peuvent s’isoler pour mieux se concentrer.
On n’oublie pas la salle de pause, essentielle pour se détendre, échanger avec ses collègues et se divertir, et on encourage les employés à personnaliser leur espace pour qu’ils s’y sentent bien. Enfin, les salariés ont accès à des outils et à des applis qui leur permettent de mieux gérer leurs tâches, de communiquer facilement avec leur équipe ou encore de partager tous types de documents. Bref, tout est pensé pour favoriser le bien-être, la créativité, la concentration et donc la productivité.
5. Des échéances irréalistes
Les managers qui pensent que définir des dates butoirs serrées permet d’encourager les équipes à se dépasser ont tort. Malheureusement, en gestion de projet, les personnes ont la fâcheuse tendance de sous-estimer la durée totale d’un projet ainsi que son coût et les risques encourus, ce qui conduit invariablement à des dépassements de budget et de délais, ainsi qu’au mécontentement du client. De plus, établir des dates butoirs irréalistes a tendance à sérieusement démotiver les équipes et à affecter leur productivité.
C’est au chef de projet de partager son inquiétude concernant le respect des dates butoirs avec le client et les parties prenantes, et d’aborder les différents risques et problèmes que pourraient rencontrer l’équipe lors de la réalisation du projet.
Pour définir des échéances réalistes, demandez l’avis d’experts et consultez les archives pour connaître le temps nécessaire à l’accomplissement de tâches ou de projets similaires.
Planifiez les différentes tâches du projet avec une marge de manœuvre en cas de problèmes ou d’imprévus, et communiquez vos progrès en temps réel avec l’ensemble de l’équipe afin de repérer les problèmes le plus tôt possible pour les résoudre avant qu’ils ne retardent le projet.
Un logiciel de gestion de projet tel que Wimi permet à votre équipe d’être plus productive. N’hésitez pas à le tester gratuitement pour vous rendre compte de son efficacité.
