En situation de confinement depuis le 16 mars, la majorité des entreprises, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité, ont dû complètement cesser leur activité ou maintenir une activité minimale. Cette situation exceptionnelle a un impact sur leur chiffre d’affaires, et la façon dont celles-ci gèrent cette situation aura un impact sur leur image.
Pour savoir comment faire face à une catastrophe ou une crise majeure, les entreprises doivent impérativement mettre en place un plan de reprise d’activité (PRA). Ce document stratégique existe généralement pour le système informatique qui est susceptible de subir de multiples sinistres : panne matérielle ou logicielle, problème de backup, cyberattaque, erreur humaine ou catastrophe naturelle, etc. Le PRA permet à l’entreprise de reprendre au plus vite son activité.
Malheureusement, la majorité des entreprises, et notamment les PME, ne voient pas l’intérêt d’avoir un PRA ou un PCA (plan de continuité de l’activité) tant qu’elles ne sont pas confrontées à une situation catastrophe. C’est un peu comme une assurance, vous avez l’impression qu’elle ne sert à rien jusqu’au moment où un accident se produit.
Qu’est-ce que le PRA ?
Le plan de reprise de l’activité, ou Disaster Recovery plan en anglais, fournit un ensemble de procédures à suivre pour que l’entreprise reprenne rapidement ses activités suite à une sinistre majeur (perte ou destruction de données vitales, incendie, coupure électrique, inondation, etc.). L’objectif du PRA est d’assurer la reprise rapide des activités de l’entreprise pour éviter une perte de chiffre d’affaires et/ou un impact négatif sur son image.
Selon la norme ISO 22301 : 2019, section 8.4.5 : l’entreprise « doit disposer de processus documentés pour restaurer et revenir à ses activités métier à partir des mesures temporaires adoptées pendant et après une perturbation. »
Le plan de reprise d’activité est un document structuré qui décrit étape par étape les précautions à suivre pour limiter les effets d’une catastrophe afin que l’organisation puisse continuer à fonctionner ou reprendre rapidement des fonctions essentielles pour remplir sa mission.
Différence entre PRA et PCA
Mais quelle est la différence entre PCA et PRA ? Dans le cas du plan de continuité de l’activité (PCA), l’objectif est de faire en sorte que l’activité de l’entreprise continue ou s’arrête le moins possible pendant une situation de crise majeure. Le PCA fournit des procédures à mettre en place pour le maintien des activités essentielles de l’entreprise. Il s’agit d’une solution sur le court terme, pour répondre immédiatement à une situation critique.
Le plan de reprise d’activité (PRA) consiste à gérer les risques et à remettre en route rapidement l’ensemble des activités de l’entreprise en cas de sinistre important. Pour cela, il décrit les procédures nécessaires et les actions à mettre en place pour redémarrer et retrouver un fonctionnement comme avant le sinistre. Il s’agit d’une réponse sur le long terme.
Pourquoi mettre en place un PRA ?
Lorsqu’une entreprise se retrouve confrontée à un sinistre ou une crise majeure imprévue entraînant le ralentissement ou l’arrêt de son activité, les conséquences peuvent s’enchaîner et être plus graves les unes que les autres : perte de visibilité, diminution des ventes, baisse du chiffre d’affaires, perte de clients, fournisseurs et partenaires, perte de parts de marché, licenciement économique, faillite.
Selon les entreprises, chaque minute pendant laquelle l’activité est interrompue peut provoquer une perte de revenus et mettre en danger sa pérennité. Pour éviter le dépôt de bilan, la reprise d’activité est une priorité absolue.
La rédaction du plan de reprise d’activité prend en compte tous les scénarios catastrophes pouvant causer un arrêt des activités de l’entreprise (une catastrophe naturelle, une cyberattaque, une panne, une crise économique, financière ou sanitaire, etc.) et permet ainsi d’anticiper et d’atténuer leurs effets dévastateurs.
Les objectifs du PRA sont les suivants :
- minimiser l’impact d’une situation de crise sur l’entreprise ;
- diminuer le temps d’interruption de l’activité ;
- sensibiliser et former tous les collaborateurs ;
- se remettre de cette situation ;
- assurer le retour de l’entreprise à un niveau de fonctionnement normal le plus rapidement possible.
Que contient le PRA ?
Sachez qu’il n’existe pas de plan de reprise d’activité standard car les démarches et les processus décrits doivent être en rapport avec les spécificités de l’entreprise et de son secteur d’activité. Cependant, pour assurer son efficacité, il faut penser à tout : aucune zone d’ombre ne doit subsister pour réussir à faire face à tout type de situation.
Le plan de reprise d’activité doit prévoir :
- les solutions à mettre en place pour assurer la reprise rapide des activités,
- les procédures à suivre,
- les personnes en charge de cette reprise,
- les délais.
Ainsi, le PRA doit contenir :
- L’analyse des risques et leurs impacts sur l’entreprise : identifier l’ensemble des risques auxquels l’entreprise peut être confrontée, leurs impacts, leur plausibilité ainsi que les vulnérabilités de l’entreprise.
- Les précédents sinistres et leur gestion : lister les crises que l’entreprise a déjà traversées et analyser la façon dont elles ont été gérées.
- L’identification des activités critiques : définir les activités qui sont essentielles pour l’entreprise, avec en priorité les activités qui lui fournissent un revenu.
- L’identification des ressources : déterminer quelles sont les ressources humaines (les collaborateurs, mais aussi les prestataires et fournisseurs), matérielles et logicielles qui sont indispensables à la réalisation des activités critiques.
- Les solutions de continuité et de reprise des activités : identifier les solutions qui vont permettre à l’entreprise de redémarrer et d’assurer la continuité des activités critiques, comme le télétravail, la mise en place d’un site de repli ou encore le transfert d’activité.
Conclusion
Le PRA est un document incontournable pour une entreprise, et ce, quels que soit sa taille et son secteur d’activité. Il lui permet d’affronter une situation urgente et imprévue grâce à la mise en œuvre de mesures visant à une reprise rapide de l’activité.
