Comme de nombreuses entreprises, vous avez décidé d’instaurer le télétravail de façon permanente au sein de votre organisation. Désormais, tout ou partie de vos collaborateurs travaillent depuis chez eux plusieurs fois par mois, voire plusieurs jours par semaine.
Si ce nouveau mode de travail semble bien fonctionner, votre seule crainte est de voir la productivité de vos salariés diminuer. Rassurez-vous, il existe des astuces pour que vos collaborateurs restent performants et productifs en travaillant à distance, sans que vous n’ayez besoin de vous transformer en micromanager.
Suivez ces 5 conseils pour optimiser la productivité de vos équipes en télétravail.
1. Créer une charte du télétravail
Pour vous assurer que cette nouvelle organisation est acceptée (presque) à l’unanimité et n’est pas sans cesse remise en cause, vous devez la formaliser, c’est-à-dire formuler de façon claire et précise les règles qui s’appliquent à la mise en place du télétravail au sein de votre entreprise. Pour cela, il convient de concevoir une charte du télétravail, autrement dit un mode d’emploi qui décrit notamment :
- les conditions de passage au télétravail,
- une éventuelle période d’adaptation,
- la durée du télétravail,
- les modalités de contrôle du temps de travail,
- la régulation de la charge de travail,
- etc
Afin que cette charte soit acceptée par l’ensemble de vos salariés, il est vivement conseillé de l’élaborer en collaboration avec eux. Pour cela, consultez vos équipes via un sondage afin de recueillir leurs besoins, leurs attentes et leurs craintes concernant le télétravail.
En impliquant vos salariés dans la politique de votre entreprise, vous êtes sûr de remporter l’adhésion de l’ensemble de vos collaborateurs et de renforcer leur sentiment d’appartenance. Ils s’engageront aussi plus facilement à respecter les règles du télétravail car ils ont contribué à les rédiger.
2. Encourager les bonnes pratiques du télétravail
Pour la plupart de vos salariés, le télétravail est un concept nouveau auquel ils vont devoir s’habituer. Afin qu’ils soient immédiatement productifs en travaillant depuis chez eux, il convient de leur fournir les bonnes pratiques à adopter. En voici quelques-unes.
- S’aménager un véritable espace de travail où ils se sentent bien pour travailler.
- S’imposer des horaires à respecter comme pour une journée de travail au bureau.
- S’habiller comme s’ils allaient au travail et éviter de traîner en pyjama.
- Organiser sa journée de travail pour être productif comme s’ils étaient au bureau.
- Ne pas oublier de faire des pauses, indispensables pour rester productifs tout au long de la journée.
- Rester en contact régulier avec ses collègues au cours de la journée.
- S’arrêter quand la journée est terminée.
3. Fournir les équipements et les outils adaptés
En télétravail, vos collaborateurs ont besoin de matériel et d’outils adaptés pour travailler confortablement en évitant les troubles musculo-squelettiques (TMS), être productifs, gérer efficacement leurs tâches, échanger entre eux et partager des documents.
Voici quelques-uns des outils numériques incontournables que vous devez fournir à vos équipes pour favoriser le travail à distance :
- un logiciel de gestion de projet tel que Wimi pour faciliter la collaboration et gérer efficacement les tâches ;
- une messagerie instantanéepour favoriser la communication au sein des équipes à distance ;
- un système de visioconférence pour organiser des réunions virtuelles en quelques clics ;
- une digital workplacepour avoir tous les fichiers, documents, outils et applications que vous utilisez au quotidien à portée de clic ;
- un réseau social d’entreprisepour maintenir un lien avec l’entreprise et les membres de l’équipe ;
- une solution de stockage en ligne pour stocker tous vos documents sur un espace unique et en faciliter l’accès de n’importe où.
Pour vous aider à faire votre choix, découvrez les 10 meilleurs logiciels de télétravail.
Notez que suite à la réforme du droit du travail, l’entreprise n’est plus dans l’obligation de prendre en charge le coût du matériel utilisé pour le télétravail de ses salariés. Cependant, la charte sur le télétravail peut l’imposer.
4. Maintenir la cohésion d’équipe
Lorsque vos salariés télétravaillent depuis chez eux, ils peuvent se sentir seuls face à leur écran d’ordinateur. Ce sentiment d’isolement peut conduire à une baisse de motivation et nuire à leur productivité. Pour remédier à cela, il est essentiel de maintenir la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs en télétravail.
Encouragez une communication régulière entre les membres de vos équipes. Par exemple, tout le monde doit se saluer en commençant et en terminant chaque journée de travail. Demandez également à chaque collaborateur de communiquer sur les tâches qu’il est en train d’accomplir et sa progression afin que toute l’équipe sache qui fait quoi en temps réel.
Ne manquez pas d’organiser régulièrement des événements virtuels ainsi qu’en présentiel où les salariés peuvent échanger aussi bien sur le travail que sur leurs centres d’intérêt. Par exemple, organisez un petit déjeuner et/ou un repas d’équipe (virtuel, physique ou les deux en même pour les équipes hybrides) une fois par semaine, planifiez des activités de team building en visio, créez un groupe de discussion sur des sujets personnels et organisez-y des jeux ou des concours, etc. Les idées ne manquent pas pour renforcer l’esprit d’équipe.
5. Respecter le droit à la déconnexion
L’un des principaux soucis du télétravail, c’est que la barrière entre vie professionnelle et vie privée peut facilement s’effacer. Les notifications et les alertes sur le smartphone s’arrêtent rarement à la fin de votre journée de travail. Et il est difficile de les ignorer, à moins de les désactiver. Cependant, bien souvent, le salarié a tendance à culpabiliser de ne pas répondre aux messages, même tardifs, de son chef ou de ses collègues qui, eux, travaillent encore.
En tant que chef de projet, manager ou chef d’entreprise, il est indispensable que vous encouragiez vos collaborateurs à appliquer le droit à la déconnexion. Pour rappel, il s’agit du « droit du salarié de ne pas être joignable par son employeur et de se déconnecter de ses outils numériques professionnels en dehors des heures de travail, y compris lorsqu’il est en télétravail. »
Pour cela, vous pouvez notamment interdire l’envoi de messages avant 8 h 00 et après 19 h 00, éviter d’encourager le présentéisme, respecter les vacances des salariés, demander à vos responsables de montrer l’exemple, et ne pas mettre la pression aux salariés qui ne répondent pas immédiatement à leurs messages.
Le droit à la déconnexion contribue à favoriser le bien-être et une meilleure qualité de vie au travail, ce qui contribue à améliorer la productivité de vos salariés en télétravail comme en présentiel.
