Tout chef de projet est amené à un moment dans sa carrière, à gérer un ou plusieurs projets sensibles. La gestion d’un tel projet peut constituer un vrai défi, et il est préférable d’être bien préparé pour en garantir le succès.
Découvrez ce qu’on qualifie de projet sensible ainsi que quelques conseils pour assurer leur bon déroulement et leur réussite.
Un projet sensible, c’est quoi ?
Larousse donne deux définitions adéquates du mot « sensible » dans le contexte de la gestion de projet :
- que l’on doit traiter avec une attention, une vigilance particulière ;
- qui fait l’objet d’une surveillance renforcée pour des raisons de sécurité.
Un projet sensible est donc soit un projet qui doit rester confidentiel, soit un projet qui traite d’un sujet délicat, qui suscite des tensions ou possède des enjeux politiques ou stratégiques importants par exemple.
On distingue essentiellement deux catégories de projets sensibles :
- Les projets sensibles en interne : ils concernent la stratégie interne de l’entreprise et impactent directement les salariés de l’entreprise, comme la délocalisation d’une partie ou de la totalité de l’entreprise, le passage à un nouveau système informatique, la réduction du personnel suite à un plan social, etc.
- Les projets sensibles en externe: ce type de projets relève principalement de la stratégie externe d’une entreprise, son positionnement sur le marché par rapport à ses concurrents, sa réputation. Par exemple, une fusion-acquisition, le lancement d’un nouveau produit, un changement radical de stratégie, le traitement des déchets toxiques, etc.
Souvent, un projet sensible va déclencher une restructuration de l’entreprise, un changement dans sa mission, ce qui aura des conséquences plus ou moins importantes sur l’ensemble de l’organisation en interne, comme en externe. D’où la nécessité de gérer ce type de projets avec le plus grand soin et de tout faire pour qu’ils restent confidentiels afin d’éviter les fuites d’informations, les rumeurs, les réactions excessives du personnel, l’atteinte à l’image de l’entreprise, etc.
Sachez que le facteur humain est bien souvent la principale cause d’échec de ce type de projets. Par exemple, des salariés qui s’opposent vigoureusement à votre projet risquent de le retarder, voire de le compromettre.
Un projet sensible combine des difficultés relationnelles avec des complexités techniques. Il crée un environnement irrationnel auquel le chef de projet n’est pas habitué et qui lui fait perdre ses repères. Il est alors plus susceptible de faire des erreurs.
Comment gérer un projet sensible ?
On ne gère pas un projet sensible de la même manière qu’on gère un projet plus traditionnel. La gestion d’un projet sensible peut constituer un véritable challenge pour les non-initiés.
Voici 5 conseils pour vous aider à gérer efficacement vos projets les plus sensibles.
1. Une équipe de confiance
Si l’on vient de vous confier un projet sensible, commencez par sélectionner les membres de votre équipe avec attention. Pour maintenir la confidentialité du projet, seul un petit nombre de personnes doivent être impliquées. Vos collaborateurs doivent être dignes de confiance et posséder des compétences particulières comme la discrétion, la diplomatie, la persévérance, etc.
2. Une communication prudente mais indispensable
Certes, un projet sensible requiert par essence de maintenir la confidentialité des informations traitées à un petit groupe de personnes. Cependant, la communication est incontournable au succès de tous projets.
Les membres de votre équipe doivent communiquer régulièrement entre eux pour entretenir une collaboration efficace, mais également avec les différentes parties prenantes afin de les informer de la progression du projet.
S’il s’agit d’un projet qui concerne directement les salariés, évitez l’effet de surprise et la non-implication des employés car vous risquez alors de voir votre projet retardé, voire même annulé.
Même si, au bout d’un certain temps, certaines données perdent leur caractère confidentiel, vous devez rester attentif aux informations que vous divulguez, afin d’éviter de compromettre le bon déroulement du projet et son succès.
Pour vous faciliter la tâche, désignez une personne responsable de la communication à destination des parties prenantes et/ou des autres publics.
3. Une confidentialité à toute épreuve
La clé de la réussite d’un projet sensible réside dans la confidentialité de ses données. Votre équipe doit bien comprendre les enjeux cruciaux du maintien de la sécurité et de la confidentialité des informations clés du projet. Quelles sont les informations que vous pouvez communiquer ? A l’inverse, quelles sont celles que vous devez garder secrètes ?
Les membres de votre équipe travaillant quotidiennement avec des données confidentielles doivent utiliser une méthodologie structurée afin de stocker, partager, mettre à jour, voire détruire les données traitées en toute sécurité et ainsi éviter des fuites d’informations.
4. Des outils sécurisés
Comment garantir la confidentialité des informations si les outils que vous utilisez n’en font pas leur priorité ? Vous devez donc impérativement travailler avec des outils et des logiciels sécurisés pour gérer vos projets sensibles.
Par exemple, Wimi Armoured est une plateforme de collaboration hautement sécurisée qui garantit la sécurité, la confidentialité et la souveraineté des données de vos projets.
Cette solution collaborative vous offre toutes les fonctionnalités indispensables à une gestion performante de vos projets (messagerie instantanée, diagramme de Gantt, calendrier, etc.), tout en proposant un chiffrement de bout en bout, un système d’authentification renforcé et un hébergement de vos données en France métropolitaine.
5. Une connaissance de la gestion des risques
Même en prenant les plus grandes précautions, le risque zéro n’existe pas. Pour anticiper les risques éventuels, les atténuer, voire les empêcher totalement ou, le cas échéant, vous préparer à les affronter et à les traiter efficacement, vous devez mettre en place une gestion des risques dès le démarrage du projet.
Pour une gestion des risques efficace, suivez ces différentes étapes :
- identifier les risques ;
- les évaluer et les hiérarchiser ;
- estimer leur probabilité d’apparition ;
- évaluer leurs impacts sur le projet ;
- définir un plan d’action pour éliminer les risques ou limiter leurs impacts ;
- déterminer des indicateurs pour suivre et contrôler les risques.
Pour résumer
Du fait de son caractère délicate et confidentiel, un projet sensible nécessite de la prudence, une équipe compétente, une communication soigneusement dosée, une confidentialité inébranlable, des outils adaptés et sécurisés, et une gestion de risques performante.
Vous savez désormais comment gérer vos projets sensibles. A vous de jouer !
