Sur le lieu de travail, les distractions et la procrastination ne sont jamais loin. Pourtant, il est important pour chaque collaborateur et pour l’entreprise de préserver la productivité au quotidien. Afin de bien planifier sa journée et agir de façon productive, vous pouvez utiliser des méthodes d’organisation. L’approche Getting Things Done et Zen To Done notamment sont réputées pour leur pertinence. Mais comment choisir la bonne méthode ? Nous vous présentons ces deux méthodes, leurs différences et vous donnons des pistes pour trouver la méthode idéale pour gagner en productivité.
Quelle est l’origine de ces méthodes ?
85% des Français sont concernés par la problématique de la procrastination[1], il y a donc de fortes chances que, parfois, vous éprouviez des difficultés pour vous motiver ou gérer les priorités. Heureusement, il existe des méthodes efficaces dédiées à l’optimisation du temps de travail : Getting Things Done et Zen To Done.
C’est David Allen en 2001 qui a élaboré la méthode GTD. Il l’a présenté dans son ouvrage intitulé “ Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity[2] ”. L’idée était d’organiser les tâches à réaliser au sein d’un système externe fiable afin d’alléger l’esprit.
La méthode ZTD ou Zen To Done quant à elle a été développée par Leo Babauta, auteur du blog Zen Habits. Son objectif était alors de simplifier et personnaliser la méthode GTD. Dans son livre “ Zen To Done : The Ultimate Simple Productivity System[3] ”, il détaille 10 habitudes qui vous permettront d’être efficace tout en étant plus serein.
Comment ces méthodes améliorent l’efficacité au travail ?
Idéales pour booster la productivité et réduire le stress de la vie professionnelle, ces deux méthodes présentent des principes ou des étapes à suivre pour atteindre vos objectifs. La journée de travail est aussi mieux organisée et vous pouvez optimiser le rendement de vos heures de travail.
Les principes clés de GTD pour être plus productif
La méthode Getting Things Done cherche à alléger l’esprit en consignant à l’écrit les idées et tâches à réaliser.
Pour ce faire, il est nécessaire de suivre 5 étapes incontournables :
- Collecter : Pour commencer, rassemblez les informations telles que les courriels, idées, tâches, etc. puis consignez-les dans un système externe comme un cahier.
- Traiter : Pour chacun des éléments précédents, évaluez son importance. Ceci permet de décider quelles sont les tâches urgentes ainsi que celles à reporter, déléguer ou supprimer.
- Organiser : Afin d’accroître votre productivité personnelle, organisez les informations en créant des listes de tâches, en ajoutant des échéances et en inscrivant vos rendez-vous sur votre agenda.
- Réviser : De manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, pensez à vérifier si votre système est à jour et que vous n’avez rien oublié.
- Agir : Enfin, passez à l’action ! Mettez à profit cet outil de productivité pour ne rien oublier et réaliser certaines tâches en priorité.
La méthode Getting Things Done est donc un bon moyen de mettre en ordre les idées afin de gagner en visibilité et en efficacité.
Les éléments incontournables de ZTD pour devenir plus efficace
Proche de la méthode GTD, l’approche Zen To Done nécessite de prendre 10 bonnes habitudes. Notez qu’il n’est pas conseillé de tenter de toutes les affronter en une seule fois. Au contraire, prenez le temps de bien intégrer une habitude avant d’en ajouter une autre.
Ces 10 habitudes sont les suivantes :
- Collecter : Collectez et réunissez en un seul et même endroit les informations et tâches indispensables à vos objectifs.
- Traiter : Identifiez les tâches à réaliser immédiatement et celles qui peuvent être déléguées, reportées ou supprimées.
- Planifier : Planifiez vos tâches de manière hebdomadaire et chaque jour sélectionnez trois tâches urgentes à réaliser avant tout autre chose.
- Agir : Traitez vos tâches de manière séquentielle, l’une après l’autre pour garantir l’efficacité.
- Opter pour un outil simple : Pour organiser sa journée sans perdre de temps, il est conseillé d’avoir un outil de productivité simple à utiliser et facile à mettre à jour.
- Organiser : Afin d’augmenter sa productivité, il est important d’avoir un espace de travail propre et bien rangé.
- Réviser : De manière régulière, vérifiez et optimisez vos tâches, vos échéances et vos objectifs.
- Simplifier : Gagnez en fluidité. Pensez à supprimer les tâches inutiles et chronophages et réduisez les distractions. Il est aussi fondamental de savoir dire non pour ne pas perdre de temps inutilement et rester concentré.
- Instaurer des rituels : Pour être plus efficace, mettez en place des routines. Elles rassurent et sont très utiles pour ne rien oublier.
- Trouver sa passion : Idéalement, essayez de travailler dans un secteur qui vous passionne. Vous n’aurez ainsi pas l’impression de travailler et il sera plus simple de gérer son planning et de rester efficace.
Étape par étape, la méthode Zen To Done vous apprend à être plus productif tout en étant plus détendu sur votre lieu de travail.
Getting Things Done VS Zen To Done : les différences essentielles
Les méthodes sont relativement proches étant donné que la méthode ZTD est issue de la méthode GTD. Toutefois, nous pouvons distinguer quelques différences qui ne doivent pas être ignorées.
En premier lieu, la méthode Getting Things Done est une approche structurée. Elle est donc idéale pour gérer de manière exhaustive l’ensemble des tâches et des informations. Des catégories, des sous-catégories, des listes de tâches et des révisions régulières forment ainsi le cœur de la méthode. Elle est donc tout à fait désignée pour gérer un grand volume de données, mais s’avère plus complexe à mettre en œuvre et demande un certain investissement.
Au contraire, la méthode Zen To Done est plus flexible. En effet, son objectif est d’apprendre de bonnes habitudes progressivement. De plus, elle insiste sur la simplicité, le minimalisme et l’habitude de réaliser une tâche après l’autre. Il s’agit par conséquent d’une méthode plus simple à déployer et qui s’adapte bien aux imprévus.
Optez pour la méthode adaptée à vos besoins
Si aucune méthode n’est parfaite, il est possible d’identifier la méthode qui vous convient le mieux pour la gestion du temps. En fonction de vos besoins, de votre style de vie ou vos préférences, vous pouvez avoir une appétence pour l’une ou l’autre méthode. La meilleure solution reste toutefois d’essayer les deux méthodes afin de trouver le système qui fonctionne pour vous.
Nous pouvons cependant ajouter que la méthode GTD est conseillée pour les projets complexes dans un environnement stable. Au contraire, si vous n’avez pas encore essayé de méthodes de productivité et si vous avez besoin avant de tout de flexibilité et d’adopter de bonnes habitudes, privilégiez la méthode ZTD.
[1] Figaro, Procrastination : 85% des Français sont concernés par ce fléau, 2019
[2] David Allen, Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity, site consulté en décembre 2023
[3] Leo Babauta, Zen To Done : The Ultimate Simple Productivity System, site consulté en décembre 2023
