Réseau social d’entreprise : tout savoir sur le RSE (Guide 2022)

Aujourd’hui, tout le monde ou presque connaît, utilise et sont membres de réseaux sociaux. Facebook, Instagram ou encore Linkedin font partie des sites les plus populaires pour être en contact avec ses amis, sa famille, ses collègues et ses relations professionnelles. Cependant, le réseautage ne date pas d’hier et le monde professionnel a toujours organisé des événements en tous genres pour permettre de faire des rencontres, de nouer des contacts utiles et d’étendre son réseau.

Dans une entreprise, les relations en externe tout comme celles en interne sont très importantes. C’est pour cela que, depuis plusieurs années, les réseaux sociaux ont investi les entreprises et notamment les grands groupes, dans le but d’améliorer les échanges et la collaboration entre les salariés. C’est ce que l’on appelle le réseau social d’entreprise ou RSE (à ne pas confondre avec la responsabilité sociétale des entreprises).

Découvrez ce qu’est un réseau social d’entreprise, ses fonctionnalités ainsi que ses avantages et ses limites.

Qu’est-ce que le réseau social d’entreprise ?

Un réseau social d’entreprise est un moyen de communication qui permet de connecter l’ensemble des employés d’une entreprise. Il offre le meilleur des réseaux sociaux traditionnels à la différence qu’il est privé et uniquement accessible aux salariés d’une organisation assurant ainsi la protection et la confidentialité des données de l’entreprise. Cette dernière peut également décider d’y intégrer ses partenaires (clients, fournisseurs, consultants, etc.).

Très pratique, le RSE permet de favoriser la collaboration et la communication entre tous les collaborateurs grâce à un meilleur partage de l’information afin de renforcer l’intelligence collective.

Quelle différence entre un réseau social d’entreprise et un réseau social professionnel ?

Attention à ne pas confondre réseau social d’entreprise et réseau social professionnel. Alors que le premier est un réseau social interne fermé, uniquement réservé aux employés d’une organisation, le second est externe, ouvert à tous et permet de mettre en relation des professionnels d’entreprises et de secteurs différents. Le réseau social professionnel le plus connu est LinkedIn.

Pourquoi utiliser un réseau social d’entreprise ?

Au travail, la communication interne est importante pour informer régulièrement les salariés sur ce qui se passe au sein de l’entreprise (actualité, nouveaux contrats, projets en cours, événements divers, etc.). Mais elle est également indispensable pour fédérer les employés et développer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance, surtout lorsque les équipes sont géographiquement dispersées.

C’est en cela que le réseau social d’entreprise est un outil collaboratif incontournable. Il vous permet de diffuser une variété d’informations à votre personnel (de la présentation du nouveau responsable commercial récemment recruté à la livraison du dernier projet en passant par l’organisation du repas de Noël). A la différence d’un intranet, il permet également à vos collaborateurs de commenter, de partager, de suivre des collaborateurs ou des groupes de discussion, et de publier leurs propres contenus, exactement comme sur un réseau social traditionnel.

Le RSE est un outil convivial qui favorise une communication plus informelle entre la direction et les salariés. Il encourage également la création de communautés internes grâce aux groupes de discussion sur lesquels les salariés peuvent échanger à propos d’un projet professionnel ou d’une passion personnelle.

Comment fonctionne un RSE ?

Un réseau social d’entreprise ressemble à un réseau social classique avec des profils, un fil d’actualité, des groupes, etc. Pour commencer, chaque salarié crée son profil individuel sur lequel il indique le poste qu’il occupe et ses compétences. Ensuite, on y retrouve généralement les fonctionnalités suivantes :

• un système de messagerie instantanée et de visioconférence ;
• un annuaire des membres ;
• la création de groupes pour discuter et partager facilement des fichiers avec son équipe ;
• un fil d’actualité personnalisé pour publier et recevoir des informations ciblées ;
• la possibilité d’inviter ses partenaires extérieurs pour faciliter les échanges ;
• un organigramme dynamique de l’entreprise ;
• une application mobile pour vous connecter de partout.

Pour favoriser la collaboration, certains RSE vont plus loin et proposent des fonctionnalités de digital workplace telles qu’un calendrier, un logiciel de coédition, la gestion de projet, etc.

Quels sont les objectifs et les avantages d’un réseau social d’entreprise ?

Découvrez quels sont les avantages de l’utilisation d’un réseau social d’entreprise pour votre organisation.

Favoriser la communication au sein des équipes hybrides

Aujourd’hui, les salariés ne travaillent plus uniquement en présentiel. Ainsi, les membres d’une même équipe peuvent collaborer ensemble depuis les bureaux de l’entreprise, leur domicile ou une succursale à l’étranger. C’est ce que l’on appelle les équipes hybrides.

Si les collaborateurs sont éloignés physiquement, le réseau social d’entreprise permet d’effacer la distance et de les rapprocher en facilitant les échanges, la collaboration visuelle et le partage d’informations. Les salariés qui ne travaillent pas dans les locaux de l’entreprise reçoivent les dernières actualités et se sentent ainsi moins isolés.

Renforcer le sentiment d’appartenance

Le RSE est un excellent outil pour faire vivre la culture d’entreprise, favoriser la cohésion d’équipe et renforcer le sentiment d’appartenance des salariés. En effet, il facilite la communication entre les différents services, et l’on y publie les succès et les réalisations de chacun pour les mettre en valeur et les féliciter du travail accompli. Ceci contribue à développer une fierté d’appartenance ainsi que l’esprit d’équipe.

Atténuer les barrières hiérarchiques

Sur un réseau social d’entreprise, les informations circulent plus facilement et naturellement. C’est un espace convivial où la communication est moins formelle que par e-mail. La hiérarchie a tendance à s’effacer. Il est donc plus facile de solliciter directement un supérieur hiérarchique.

Tous les collaborateurs, quelle que soit leur fonction, peuvent publier des informations et commenter le fil de l’actualité. Les dirigeants sont donc plus accessibles et peuvent échanger à tout moment avec l’ensemble des salariés.

Désencombrer les boîtes mail

En France, environ 1,4 milliards de mails sont envoyés chaque jour. S’il reste un moyen de communication encore très utilisé, l’email n’est pas idéal pour collaborer et nous fait perdre du temps. De plus, l’arrivée régulière d’emails peut nuire à notre concentration car on interrompt généralement notre travail pour lire l’email que l’on vient de recevoir et y répondre.

Le RSE permet de réduire la quantité d’emails internes reçus en les remplaçant par la messagerie instantanée ou les discussions de groupe. Ainsi, vous pouvez échanger en temps réel directement avec un collègue, suivre ou intégrer facilement une conversation de groupe, ou retrouver un fichier attaché à une discussion.

Encourager l’autonomie et l’implication des salariés

La mise en place d’un réseau social d’entreprise permet à vos salariés d’être plus autonomes dans leur communication et leur recherche d’informations.

L’annuaire de contacts et la messagerie instantanée leur permettent d’échanger facilement avec n’importe quel membre de l’entreprise. Et grâce au fil d’actualité, la circulation de l’information est plus fluide et ils ont plus facilement accès à toutes les informations dont ils ont besoin. Cela les aide à mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise, ses différentes missions et les activités qui y sont liées. Ils peuvent alors décider de prendre des initiatives et de s’impliquer davantage pour faire la différence et aider l’entreprise à atteindre ses objectifs.

Booster l’agilité et l’innovation

Le réseau social d’entreprise favorise la création de groupes de discussion entre des collaborateurs issus de services différents, voire de sites très éloignés géographiquement.

Au sein de ces groupes, des communautés internes voient le jour. Les salariés y échangent sur des problèmes auxquels ils sont confrontés au quotidien et cherchent ensemble des solutions innovantes pour y remédier. Cela donne lieu à la création d’idées novatrices pour améliorer tel processus ou adapter tel produit aux dernières exigences du marché.

De cette façon, le RSE contribue à booster l’agilité et l’innovation de l’entreprise en favorisant l’intelligence collective, lui permettant de s’adapter rapidement et efficacement aux changements auxquels elle doit régulièrement faire face.

Favoriser le partage de connaissances

Parce qu’il simplifie la mise en relation entre les différents salariés de l’entreprise, le RSE contribue à encourager le partage de connaissances et l’apprentissage entre pairs.

En effet, lorsque l’un de vos collaborateurs a besoin d’un conseil pour résoudre un problème ou d’une explication concernant une fonctionnalité spécifique d’un logiciel, il peut passer par le réseau social d’entreprise pour contacter directement un collègue expert dans ce domaine ou poser une question sur un groupe de discussion.

Le RSE favorise les échanges entre les salariés et améliore la communication interne. Ceux qui veulent apprendre de nouvelles compétences peuvent entrer facilement en contact avec ceux qui souhaitent transmettre leur savoir et ainsi s’autoformer.

Diminuer le nombre de réunions

Au travail, les réunions sont un outil incontournable pour souder les équipes ou résoudre rapidement un problème, à condition qu’elles soient bien préparées, organisées et de courte durée. Cependant, la plupart des réunions sont chronophages et n’aboutissent à aucune prise de décision. Souvent, la présence de certains participants n’est pas vraiment utile. Ils se retrouvent donc coincés à somnoler en réunion plutôt que d’avancer sur leurs tâches importantes.

Avec le RSE, finie la réunionite ! Messagerie instantanée et groupes de discussion… Différentes fonctionnalités permettent d’échanger facilement et rapidement, sans organiser de réunion formelle. Quant à la visioconférence, elle permet de se réunir sans se déplacer : un vrai gain de temps et de productivité.

Diffuser la culture d’entreprise

L’histoire de l’entreprise, son fonctionnement, ses valeurs et ses objectifs font partie de la culture d’entreprise. C’est ce qui rend une organisation unique et ce qui permet de fédérer et d’impliquer les salariés.

La culture d’entreprise est diffusée via la communication interne. On l’a vu, le réseau social d’entreprise est un excellent outil de communication interne qui permet de diffuser les valeurs de l’entreprise, de partager sa vision et de transmettre la culture de l’entreprise à l’ensemble des salariés, quel que soit le lieu où ils se trouvent.

Grâce au RSE, vous pouvez diffuser les messages stratégiques de l’entreprise, son actualité ainsi que les événements qui permettent de rythmer la vie de l’entreprise et de renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs.

Donner du sens au travail des salariés

Votre organisation peut valoriser le travail de ses équipes grâce au partage d’informations en utilisant le réseau social d’entreprise. Ainsi, elle peut montrer à ses salariés ce que leur travail permet d’accomplir à une plus grande échelle. Par exemple, comment la fabrication d’écrous participe à la fabrication d’une voiture. De cette façon, chacun comprend le sens de son travail et son importance de manière globale.

Le RSE offre également une plateforme sur laquelle le management et la direction peuvent féliciter publiquement les collaborateurs. Un excellent moyen de renforcer l’estime de soi, le sentiment d’appartenance et la motivation des équipes.

Faciliter la gestion de projet

Gérer un projet nécessite une communication régulière entre les membres de l’équipe, ce qui résulte en de nombreux échanges d’emails. Et nous l’avons dit plus haut, l’email n’est pas le meilleur moyen de collaborer.

Grâce au réseau social d’entreprise, vous pouvez profiter d’un outil collaboratif avec la messagerie instantanée ou des discussions de groupe pour favoriser les échanges et faciliter le partage de fichiers et d’informations sur votre projet. Toutes les personnes concernées seront notifiées et pourront facilement retrouver les documents en lien avec le projet dans le fil de la conversation.

Certains RSE peuvent s’intégrer aux outils que vous utilisez déjà au quotidien, comme votre logiciel de gestion de projet.

Comment favoriser l’adoption du RSE par les salariés ?

On pense souvent que la simple création d’un réseau social d’entreprise (RSE) interne suffira à garantir l’adoption par les utilisateurs. Mais comme le dit un proverbe anglais :  » on peut conduire un cheval à l’abreuvoir, mais non le forcer à boire ». Pour donner envie d’adopter un tel outil, l’utilisateur doit comprendre la valeur qu’il en retirera.

L’adoption c’est 80% de comportement, de culture, de valeurs et 20% l’outil

Il est toujours plus facile d’aller dans le sens de la culture de l’entreprise. Incorporez-la dans le plan de déploiement et concevez des stratégies pour adapter l’outil à la culture plutôt que l’inverse. En sélectionnant certaines valeurs qui définissent la culture et en les transférant dans la nouvelle plateforme, celle-ci deviendra un environnement familier pour les équipes.

Définissez les raisons qui justifient la mise en place d’un réseau social d’entreprise

Les équipes doivent comprendre que l’on attend d’elles qu’elles s’engagent dans le nouveau système, dans lequel l’entreprise a investi et dont elle espère tirer une valeur importante. Dans l’idéal, la stratégie doit être transparente et ouverte à tous afin que les différentes parties prenantes puissent participer efficacement.

Évitez les grands discours, proposez des exemples d’usage

C’est en forgeant qu’on devient forgeron. Ne tombez pas dans un grand discours théorique. Élaborez des cas concrets d’utilisation pour inspirer et motiver. Par la suite, restez ouverts sur l’évolution des usages. Il y a de fortes chances pour que les utilisateurs créent des choses positives auxquelles vous n’avez pas pensé. Tant que ces initiatives favorisent l’adoption, laissez-les vivre. Si vous vous demandez quels cas d’usage peuvent couvrir les RSE, nous en avons cité quelques-uns ici.

Proposez de l’accompagnement aux collaborateurs qui en ont besoin

La formation des employés est souvent l’aspect le plus négligé alors que c’est un des axes clés d’adoption. Dans la plupart des cas, on pense que le fait d’avoir un compte Facebook ou Linkedin signifie qu’on sait utiliser correctement ce type d’outil. Ce n’est pas toujours le cas. Il convient d’investir du budget et du temps dans la formation des utilisateurs avant, pendant et après le déploiement afin de s’assurer qu’ils ont eu un accès suffisant au produit et qu’ils ont été guidés correctement dans son utilisation.

Demandez à votre directeur général de participer aux discussions

Demandez à votre PDG et aux membres influents de la direction de partager des mises à jour, d’échanger des idées et de commenter les messages publiés par les employés. Ne partez pas du principe que les dirigeants vont commencer à utiliser le réseau d’eux-mêmes. Dites-leur exactement comment vous voulez qu’ils l’utilisent pendant la phase initiale de déploiement. Vous serez surpris de l’accélération de l’adoption suite à ce type d’action.

Animez vos communautés continuellement

Pour créer des interactions et favoriser l’engagement, vous devrez maintenir un rythme de publication régulier. Chaque collaborateur doit avoir la possibilité de s’exprimer quel que soit son niveau hiérarchique (directeur, manager, employé, etc.). Partagez des informations sur les résultats de votre entreprise, sur les nouveautés du produit et utilisez tous les outils à votre disposition (image, vidéo, sondage) pour diversifier vos publications. Enfin, veillez à ne pas confondre quantité et qualité.

6 réseaux sociaux d’entreprise à essayer

Chaque réseau social d’entreprise présenté dans cet article répond aux objectifs de communications internes et apporte une solution simple pour partager des informations et diffuser la connaissance auprès des utilisateurs d’une organisation.

Wimi

Wimi est une suite collaborative sécurisée et souveraine. Cet outil collaboratif offre une combinaison unique entre réseau social d’entreprise et espaces de travail avec gestion de projet et partage documentaire.

Workplace by Facebook

Workplace est la version professionnelle du réseau social Facebook. Workplace est un outil de communication qui relie tous les membres de votre entreprise, même les personnes travaillant à distance. Utilisez des fonctionnalités familières telles que les groupes, la discussion, les salons et les diffusions de vidéos en direct pour favoriser la communication et la collaboration au sein de votre entreprise.

Talkspirit

Réseau social d’entreprise sécurisé 100% made in France, la plateforme Talkspirit offre une solution complète pour travailler plus efficacement et mieux communiquer au sein des organisations.

Yammer

Yammer est le réseau social d’entreprise de Microsoft. Inclus dans la suite Microsoft office 365, Yammer permet de communiquer et de vous impliquer au sein de votre organisation afin d’échanger des idées, de partager des mises à jour, et de travailler en réseau avec des collaborateurs.

Jamespot

Jamespot édite une solution de réseau social d’entreprise hautement configurable selon vos contextes métiers. La solution est destinée aux entreprises qui souhaitent améliorer leurs performances en matière de communication interne et externe.

Whaller

Whaller est un outil numérique simple et complet qui permet aux entreprises, aux écoles, aux associations et aux particuliers de construire leurs propres réseaux collaboratifs.

Quel est le coût d’un tel outil de communication interne ?

Le prix de l’outil démarre généralement aux alentours de 3-5 euros. Il peut varier selon l’usage et le périmètre fonctionnel souhaité. La plupart des solutions sur le marché proposent une version gratuite ou une période d’essai de 14 jours.

Créez des comptes sur chaque outil, ajoutez des profils, créez du contenu et prenez le temps de choisir celui qui se rapproche de votre objectif. Nous vous conseillons de privilégier les solutions qui mixent intelligemment la dimension gestion de projet et réseau social afin de ne pas impacter négativement votre activité.

Pour résumer, le RSE est une plateforme collaborative qui utilise les codes des réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin, etc) que nous connaissons tous. Réservé aux salariés d’une entreprise, et éventuellement à ses partenaires, il permet de faciliter les échanges et la collaboration.

N’attendez plus pour adopter le réseau social d’entreprise ! Profitez du module communautaire de Wimi pour vous faire une idée.