Depuis l’arrivée des ordinateurs, et surtout d’Internet, les entreprises ont vu leur mode de fonctionnement et leurs méthodes de travail complètement bouleversés. C’est ce que l’on appelle la révolution numérique et la transformation digitale.
Face aux nouveaux défis de collaboration, de notoriété et d’expérience utilisateur, les entreprises doivent repenser leur stratégie, leur organisation, leur management, ainsi que leur façon de communiquer et de faire du marketing. En effet, la transformation digitale impacte tous les niveaux de l’entreprise :
- l’espace de travail,
- l’accès aux documents,
- la collaboration entre les employés,
- la communication interne et externe,
- la sécurité et la confidentialité des données,
- les processus et les outils de travail,
- la prise de décision,
- les produits,
- la relation client.
Par exemple, pour attirer davantage de consommateurs, les entreprises doivent multiplier leurs points de contact en plus du traditionnel point de vente physique, notamment via un site web, un ou plusieurs comptes sur les réseaux sociaux, un site mobile, etc. Autre exemple, la dématérialisation des fichiers qui permet d’en faciliter l’accès et d’éliminer le stockage de documents papier.
Pour continuer de se développer, se démarquer de la concurrence et réussir, les entreprises doivent embrasser la transformation numérique. Vous vous demandez comment faire ? Voici 6 étapes à suivre pour réussir votre transformation digitale.
1. Réaliser un audit
Pour commencer, vous devez réaliser un audit afin de connaître les solutions existantes au sein de votre entreprise et ainsi déterminer quels sont les besoins de l’entreprise en matière de digitalisation.
Pour cela, consultez vos collaborateurs dans les différents services de l’entreprise pour définir avec eux quels sont les outils les mieux adaptés pour réussir la transformation numérique, améliorer leur travail et améliorer l’expérience client.
2. Sensibiliser vos collaborateurs et fixer des objectifs
Vos employés sont les premiers impactés par cette transformation digitale. Pour assurer sa réussite, commencez par fixer des objectifs précis à atteindre grâce à la digitalisation de l’entreprise. Puis, sensibilisez vos collaborateurs aux changements auxquels ils vont être confrontés et aux nouveaux outils qu’ils vont devoir utiliser.
En effet, vos collaborateurs doivent comprendre pourquoi l’entreprise adopte de nouveaux outils et de nouveaux processus de travail, et comment ces changements vont impacter leur rôle et leurs tâches au quotidien. S’ils comprennent que ces transformations vont contribuer à leur faciliter la vie au quotidien, ils seront plus enclins à les accepter.
Vous devez également leur expliquer quels sont les avantages de la transformation digitale et comment celle-ci permet de répondre à des objectifs précis en s’inscrivant dans une vision stratégique globale de l’entreprise. C’est ainsi que vous allez engager, inspirer et motiver vos collaborateurs à s’impliquer dans cette transformation.
3. Se digitaliser progressivement
La transformation numérique de votre entreprise ne s’effectuera pas du jour au lendemain. Elle doit se faire pas à pas, à votre rythme. Vous devez définir un plan détaillé avec des objectifs à atteindre, une direction à suivre et des outils à adopter.
Voici quelques exemples :
- Digitalisez vos processus internes pour gagner en productivité en adoptant la facturation électronique, le stockage des données dans le cloud, etc.
- Lancez-vous sur les réseaux sociaux afin de conquérir de nouveaux consommateurs.
- Développez votre gamme de produits / services ou créez-en de nouveaux afin de susciter de nouvelles opportunités de croissance.
- Trouvez de nouvelles façons de vendre vos produits pour vous différencier de la concurrence.
- Facilitez la collaboration au sein des équipes en adoptant une solution collaborative telle que Wimi qui permet d’améliorer le travail en équipe, notamment en facilitant la communication et le partage des fichiers.
Vous apprendrez au fur et à mesure. N’hésitez pas à tester les différents logiciels et applications avant de faire votre choix. D’autant qu’ils proposent presque tous une version gratuite ou plusieurs jours d’essai sans engagement. Sélectionnez les mieux adaptés à vos besoins et ceux qui sont le plus appréciés par vos collaborateurs.
4. Mettre en place une conduite du changement
Cette transformation digitale va bouleverser les habitudes de travail de vos employés. Afin de garantir la réussite de cette digitalisation et son acceptation par tous vos collaborateurs, il est important de mettre en place une conduite du changement. Cela consiste à leur expliquer les raisons de ces changements et de les accompagner tout au long du processus de transformation numérique afin que celle-ci se déroule dans les meilleures conditions.
Soyez à l’écoute de vos collaborateurs, répondez à leurs interrogations et rassurez leurs craintes et leurs doutes en leur proposant des solutions concrètes, comme la formation et le coaching. S’ils se sentent écoutés et s’ils constatent la mise en œuvre de solutions réelles pour faciliter leur adaptation, ils accepteront plus facilement la transformation digitale et contribueront à sa réussite.
Pour plus d’efficacité, n’hésitez pas à impliquer vos collaborateurs dans la digitalisation de leur métier. C’est un excellent moyen de les intéresser et de les motiver à adopter un nouveau comportement et de nouveaux outils.
5. Former vos collaborateurs
Pour que vos employés puissent rester performants et s’adapter face aux changements et aux évolutions mises en place dans l’entreprise, vous devez les encourager et les aider à acquérir de nouvelles compétences. La formation est donc un outil essentiel au succès de la transformation digitale.
L’ensemble du personnel de l’entreprise doit être formé aux nouveaux processus de travail, à l’utilisation des nouveaux outils numériques ainsi qu’à la nouvelle culture de l’entreprise en matière de digital.
6. Évaluer et ajuster
Comme pour tout changement, il est indispensable de surveiller, d’évaluer et d’analyser les retombées de la transformation digitale sur les résultats de l’entreprise. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur différents indicateurs ou KPI tels que l’expérience client, la satisfaction et la rétention client, la productivité des salariés avant et après la transformation digitale, etc. Ensuite, utilisez les données ainsi collectées pour faire des ajustements et améliorer les processus de travail.
Conclusion
“La plus grande difficulté de la transformation numérique, c’est de changer la roue de la voiture sans l’arrêter.” Éric Blot, Président, Lespeakers.
La transformation numérique implique des changements radicaux au sein de l’entreprise. Pour réussir, vous devez préparer votre organisation et vos salariés à faire face à ces changements, notamment en les sensibilisant en amont, en fixant des objectifs à atteindre et en vous digitalisant de manière progressive. Formez votre personnel et évaluez vos résultats pour faire les ajustements nécessaires qui confirmeront le succès de votre transformation digitale.
