Depuis plusieurs années déjà, le travail collaboratif s’est imposé dans les entreprises. La transformation numérique a favorisé le développement de nouveaux outils qui facilitent la collaboration entre les salariés, les équipes et les départements au sein d’une même organisation.
Aujourd’hui, les entreprises adoptent ce mode de fonctionnement pour gérer plus efficacement leurs projets, favoriser la communication, et encourager le partage d’informations et de ressources. La collaboration globale et le fonctionnement en mode projet contribuent à mettre fin aux silos organisationnels.
Cependant, vos salariés ne se mettent pas à collaborer ensemble du jour au lendemain. Certains facteurs peuvent favoriser ou freiner la collaboration. C’est le cas de la structure hiérarchique de votre organisation. Explications.
Qu’est-ce que la structure hiérarchique ?
La plupart des entreprises fonctionnent avec une structure hiérarchique. Il s’agit du schéma pyramidal traditionnel avec le directeur de l’entreprise au sommet. En dessous, on retrouve les directeurs de chaque service, puis un échelon plus bas, les managers ou les responsables des équipes. Et enfin, la base de la pyramide est constituée des employés qui dépendent des managers. Le nombre d’échelons dans la pyramide dépend de la taille de l’entreprise.
Ce mode de fonctionnement est très hiérarchisé et basé sur une communication et un management descendants (ou top down). Chaque salarié reçoit ses directives et répond directement à la personne au-dessus de lui (son N+1 comme on dit). Ainsi, chaque niveau est responsable des niveaux inférieurs et doit rapporter aux niveaux supérieurs. Plus on s’élève dans les niveaux supérieurs, plus le pouvoir et les responsabilités sont importants.
La structure hiérarchique s’oppose à une organisation horizontale (ou transversale) qui se base sur la collaboration et privilégie le travail par équipes ou par projets. La hiérarchie disparaît et la supervision est minimale. Tous les collaborateurs sont sur un pied d’égalité, et chacun est impliqué dans la prise de décision. Au sein d’une organisation horizontale, le manager est un facilitateur, un accompagnateur qui guide l’équipe vers la réussite de ses objectifs.
En quoi la structure hiérarchique influence-t-elle la collaboration ?
Vous vous en doutez, le mode de fonctionnement pyramidal n’est pas idéal pour favoriser la collaboration au sein de votre entreprise, et cela pour plusieurs raisons.
Une organisation rigide
Dans une entreprise avec une structure hiérarchique, la collaboration reste cloisonnée au sein des équipes. Il n’y a pas ou peu de communication transversale, c’est-à-dire entre les différents services. Chacun travaille séparément de son côté pour atteindre ses objectifs ou ceux de son service, sans se préoccuper des objectifs stratégiques de l’entreprise.
Un processus de décision long
Puisque toutes les décisions doivent passer par les différents niveaux de la pyramide, la validation d’une tâche ou d’une nouvelle idée peut prendre beaucoup de temps. Cela a un impact sur les performances des équipes, mais aussi sur leur motivation.
Une mauvaise communication
La communication est la clé pour une collaboration efficace et fructueuse. Cependant, dans une structure hiérarchique, il peut y avoir des problèmes de communication. D’abord entre les différents niveaux hiérarchiques car si vous n’êtes pas en relation directe avec la bonne personne, votre demande devra passer par plusieurs intermédiaires avant d’être traitée. Elle peut alors être perdue ou modifiée en cours de route.
Ensuite, entre les mêmes niveaux hiérarchiques car si des employés venant de services différents sont amenés à collaborer sur un même projet, il est possible qu’ils ne fonctionnent pas de la même manière. Ces différences risquent de causer des problèmes de communication, d’avoir un impact négatif sur la collaboration et de nuire au travail du groupe.
Une rivalité entre les équipes
Au lieu de s’unir et de collaborer, les différentes équipes d’une organisation hiérarchique travaillent chacune de leur côté à l’atteinte de leurs propres objectifs et à la réussite de leur service. La mauvaise communication ou le manque de communication fait qu’elles ont l’impression d’être en concurrence les unes avec les autres alors qu’en réalité, elles participent toutes à l’accomplissement de la mission principale de l’entreprise.
4 conseils pour favoriser la collaboration au sein de votre entreprise
Votre organisation fonctionne avec une structure hiérarchique ? Aucun souci, vous pouvez favoriser la collaboration entre vos équipes en suivant ces conseils.
Misez sur une communication transparente
L’idée est que tous les niveaux de la hiérarchie partagent les informations clés de l’entreprise (la stratégie, la situation financière, les projets futurs, etc.) à l’ensemble de ses salariés. Les dirigeants et les managers doivent dire à leurs collaborateurs ce qu’ils attendent d’eux et comment ils peuvent contribuer, ensemble, à atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation. Ainsi impliqués, les salariés auront envie de s’engager davantage dans la vie de l’entreprise.
Créez un environnement de travail favorable
L’environnement de travail est essentiel pour encourager la collaboration. Décloisonnez l’espace et créez des lieux agréables où les salariés auront envie de se réunir pour travailler ensemble. Le bien-être au travail est important pour avoir des collaborateurs enthousiastes, motivés et productifs.
Fournissez les outils adaptés
Avec l’essor du télétravail, de nombreuses équipes se retrouvent dispersées et la collaboration peut en être affectée. Il est donc indispensable de fournir à vos salariés des outils adaptés pour travailler et échanger facilement ensemble, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Quelques exemples :
- un logiciel de gestion de projet tel que Wimi pour gérer efficacement vos projets et vos tâches ;
- un système de messagerie et de visio pour communiquer en temps réel ;
- un réseau social d’entreprise pour suivre l’actualité de l’entreprise et renforcer la cohésion d’équipe ;
- un outil de partage de documents pour échanger vos fichiers facilement et rapidement.
Favorisez le partage de connaissance
Collaborer, c’est mettre en commun les compétences, les connaissances et les expériences de chacun pour progresser plus rapidement vers la réussite de l’objectif commun. Vos salariés possèdent tous un savoir qu’ils peuvent transmettre et partager avec leurs collègues. En favorisant le partage de connaissance et l’apprentissage entre collègues au sein de votre organisation, vous poussez les employés à développer leurs compétences, et vous encouragez l’innovation et la collaboration.
Conclusion
La structure hiérarchique de votre entreprise a une influence sur la collaboration entre vos salariés. Même sans une organisation horizontale, vous pouvez encourager votre personnel à collaborer davantage grâce à ces quelques conseils. A vous de jouer !
