Les solutions collaboratives sont devenues des outils incontournables dans un environnement de travail digitalisé. Ces outils de travail productifs favorisent la communication, augmentent la productivité et stimulent l’innovation. Ces technologies collaboratives englobent de nombreuses sortes de logiciels. Pour cette raison, nous vous présentons ces types d’outils de collaboration, leurs atouts et les défis auxquels il est nécessaire de répondre pour en tirer pleinement profit.
Les différents types de technologies collaboratives
En premier lieu, différents genres d’outils et logiciels peuvent vous aider à favoriser le travail collaboratif. Revenons brièvement sur chaque type pour vous aider à mieux appréhender le paysage des technologies collaboratives.
Logiciels de partage de documents
Commençons par les logiciels permettant le partage de fichiers. Ils sont utilisés par les équipes pour stocker les documents, les partager et collaborer en temps réel. Ils offrent des fonctionnalités pertinentes comme l’ajout de commentaires ou la gestion des droits d’accès. Grâce à eux, les espaces de travail peuvent se déplacer dans le nuage et tous les collaborateurs, où qu’ils soient, peuvent accéder aux documents de travail.
Outils de gestion de projet
Nous avons ensuite les logiciels de gestion de projet. Outil de partage incontournable pour tout chef de projet, ils sont utilisés pour accéder à une vue d’ensemble des tâches à réaliser, suivre les échéances et gérer l’avancement du projet via un tableau de bord, souvent convivial.
Plateformes de communication en temps réel
Pour encourager la collaboration, il est indispensable de se munir d’une messagerie instantanée. Grâce à cette dernière, les collaborateurs peuvent échanger des informations et organiser des réunions à la volée. Par conséquent, ces logiciels sont très utiles pour maintenir une dynamique de collaboration entre les membres, même s’ils sont distants géographiquement.
Outils de conception collaboratifs
Certains départements doivent concevoir des produits ou des services et collaborer en temps réel sur leurs documents. La conception de produits, la création de wireframes ou l’élaboration de cartes mentales font partie de cette catégorie d’outils. Mettant à profit l’intelligence collective, un outil de conception permet aux équipes de collaborer de manière fluide.
Suite collaborative
Enfin, nous avons la suite collaborative. Ce terme désigne une plateforme en ligne spécialement conçue pour simplifier la collaboration. Elle intègre toutes les fonctionnalités collaboratives nécessaires à la productivité des équipes. Ainsi, nous retrouvons au sein d’un seul et même outil une messagerie, le transfert de documents, le partage d’écran ou bien encore la gestion des tâches.
Comment les technologies collaboratives améliorent la productivité ?
Mettre à profit ces technologies collaboratives permet de s’adapter aux nouvelles méthodes de travail telles que l’approche agile ou le télétravail. Les collaborateurs qui adoptent ces logiciels ont la possibilité de mieux collaborer et gagner en efficacité. Ceci s’illustre notamment via trois avantages clés :
- Facilitation de la communication : L’échange est au cœur de la collaboration d’une équipe. Pour cette raison, les outils collaboratifs sont importants pour permettre à tous les collaborateurs d’envoyer des messages ou en recevoir en quelques secondes. Le partage d’informations est alors plus simple et la cohésion d’équipe est renforcée.
- Amélioration de la gestion de projet : Une plateforme collaborative en centralisant toutes les fonctionnalités nécessaires à un projet est idéale pour gagner du temps et de l’argent. Au sein d’un seul outil, les collaborateurs peuvent travailler ensemble, organiser des réunions et réaliser les tâches qui leur sont confiées.
- Stimulation de la créativité : Les outils de conception collaboratifs, les visioconférences ou l’organisation de sessions de brainstorming sont autant de manières d’encourager l’innovation et la créativité au sein du groupe.
Les défis liés aux technologies collaboratives
Si les technologies collaboratives sont parfaites pour encourager le travail de groupe et créer une forme d’émulation, elles présentent dépendant des défis auxquels vous devez répondre.
Questions de sécurité et de confidentialité
La plupart des solutions que nous avons citées reposent sur l’utilisation du cloud. Pour cette raison, cela soulève la question de la sécurité des données d’entreprise. Pour répondre à cette problématique stratégique, les entreprises doivent soigneusement sélectionner les outils qui permettent la collaboration.
En outre, les plateformes doivent être certifiées et mettre en œuvre des protocoles de sécurité appropriés. Ajoutons qu’il est recommandé de stocker des données dans un centre de données basé en France.
Problèmes d’accessibilité
L’une des forces de ces outils est de s’adapter aux modes de travail modernes comme le télétravail. Ils permettent de développer la collaboration en proposant des solutions rapidement accessibles en quelques minutes via internet.
Cependant, il est nécessaire pour les utiliser efficacement de bénéficier d’une connexion stable et posséder les compétences technologiques nécessaires pour en tirer profit. L’entreprise doit notamment faire attention à ne pas créer une fracture numérique entre les nouveaux talents qui intègrent l’entreprise et les collaborateurs plus âgés, maîtrisant moins les outils numériques.
Difficultés d’adoption et de formation à de nouvelles technologies
Ces questionnements nous amènent à la question de l’adoption des technologies collaboratives. Vous pouvez en effet être confronté à de la réticence provenant de certains employés. Il est donc très important de présenter les atouts de cette nouvelle approche qui permet la collaboration fructueuse entre pairs. L’organisation de formations adaptées aux différents niveaux de compétences peut être une réponse très pertinente à ce défi.
Un élément incontournable du monde de l’entreprise aujourd’hui
Il est évident que vous ne pouvez pas faire l’impasse sur les technologies collaboratives. Peu coûteuses, facilement déployables et possédant de nombreux atouts, elles sont utilisées pour faciliter la communication, accroître la productivité et améliorer l’engagement des collaborateurs. Ces solutions collaboratives vont devenir omniprésentes dans les entreprises dans un avenir proche.
Pour cette raison, nous vous conseillons de commencer à déployer dès aujourd’hui une suite collaborative. Pour vaincre les réticences, soyez pédagogue et mettez à profit les tutoriels et la documentation de la plateforme pour former vos collaborateurs à ces nouveaux usages.
Une fois qu’ils auront pris en main ces outils, ils deviendront plus autonomes, pourront automatiser les tâches fastidieuses et auront accès au télétravail. Par conséquent, au-delà d’une augmentation de la productivité pour l’entreprise, c’est aussi une manière d’accroître significativement le bien-être des employés au sein de votre entreprise et de les fidéliser à long terme.
