Aujourd’hui, le télétravail devient de plus en plus populaire. Il est vrai que c’est une solution idéale lorsque vous êtes régulièrement en déplacement, que votre présence au bureau n’est pas indispensable, que vous avez besoin de garder votre enfant, ou en cas de situation exceptionnelle comme une grève des transports ou un confinement en cas de virus.
Cependant, pour rester productif en télétravaillant, il est essentiel d’utiliser les bons outils pour suivre la progression de ses projets en temps réel, collaborer et communiquer avec son équipe et être performant.
Voici 5 outils qui sont indispensables pour télétravailler de manière efficace.
La messagerie instantanée
Lorsque l’on travaille à distance, il est impératif de garder contact avec les membres de son équipe et avec son responsable. D’une part, cela permet de maintenir la communication et la collaboration au sein de l’équipe, et d’autre part, cela évite de se sentir isolé.
On constate que l’email n’est pas du tout adapté pour ce type d’interaction. Ce qu’il vous faut c’est un chat (non, pas l’animal mais la messagerie instantanée) afin de maintenir le dialogue avec vos collègues et votre manager à tout moment. Vous pouvez poser vos questions, donner votre feedback sur un sujet, envoyer des documents de tous types (texte, image, vidéo, audio) et partager vos humeurs avec des émoticônes. Comme pour un dialogue oral, vous participez à un vrai échange instantané et obtenez des réponses immédiates.
Des notifications vous informent dès que vous recevez un nouveau message. Le chat vous permet d’être plus efficace et productif tout en évitant d’encombrer votre boîte mail.
La visioconférence
Parfois, la messagerie instantanée n’est pas adaptée pour discuter d’une situation délicate ou tenter de résoudre un éventuel problème. Un appel audio ou vidéo semble alors être une solution plus appropriée. De plus, c’est agréable de pouvoir voir en personne ses collaborateurs quand on le souhaite lorsque l’on est en télétravail.
Par exemple, en cas de confinement, vous pouvez organiser facilement une réunion avec l’outil Wimi AirTime, en toute sécurité. Aucune installation n’est requise. Il vous suffit de lancer directement l’application depuis votre navigateur. Et vous pouvez inviter qui vous voulez car aucune création de compte n’est requise, il suffit simplement de partager un lien AirTime.
L’autre atout majeur de cet outil, c’est le partage d’écran. Ainsi, vous pouvez facilement réunir votre équipe à distance pour échanger autour d’un document clé, effectuer des corrections collectives sur un fichier ou assister un collaborateur qui aurait un problème informatique.
Le partage de documents
Quand on travaille depuis son domicile, il est important d’avoir accès à tous les fichiers et documents dont on a besoin sans solliciter l’aide d’un tiers. Wimi Drive vous permet d’accéder à tous vos documents simplement depuis votre ordinateur, quel que le lieu où vous vous trouvez et ce, que vous soyez connecté ou non à Internet.
En plus d’avoir accès à tous vos fichiers, vous pouvez les partager facilement et rapidement avec vos collaborateurs, vos clients et vos partenaires. Besoin d’envoyer un fichier trop lourd pour être expédié par e-mail ? Il vous suffit de transmettre un lien de téléchargement aux destinataires.
Vous pouvez également créer des espaces de partage de fichiers sécurisés avec des arborescences personnalisées. Et surtout, vous pouvez contrôler l’accès aux documents sensibles par mot de passe.
L’autre atout de Wimi, c’est le versioning automatique qui vous permet de toujours accéder à la dernière version de vos fichiers, tout en facilitant l’accès aux anciennes versions à tout moment.
Le calendrier partagé
Voici un outil incontournable pour gérer vos projets et organiser efficacement vos journées de télétravail. L’agenda partagé vous offre une vision globale sur les événements clés d’un projet. Vous visualisez les jalons et les dates clés de vos projets ainsi que les échéances de vos tâches.
Paramétrez des notifications pour rester informé lorsque l’échéance d’une tâche se rapproche. Organisez facilement des réunions et des événements avec vos collaborateurs, vos clients ou vos fournisseurs, même à distance grâce à l’outil de visioconférence. Visualisez la disponibilité des participants et proposez un créneau qui convienne à tous en évitant de longs échanges par mail. Enfin, programmez des rappels pour éviter les retardataires.
Avec le calendrier partagé, le chef de projet sait en un coup d’œil sur quoi travaille chaque membre de son équipe, qu’il soit dans le bureau d’à côté ou en télétravail à son domicile.
La gestion des tâches
Télétravail ou pas, la planification est une étape incontournable pour garantir la réussite de vos projets. Le diagramme de Gantt est un outil simple, visuel et ergonomique qui permet de planifier efficacement toutes les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet.
Un outil de gestion de tâche vous permet de voir l’ensemble des tâches à exécuter, les tâches en cours de réalisation et les tâches terminées. En un coup d’œil, vous pouvez identifier les tâches en retard et agir rapidement pour maîtriser les délais. Vous savez où vous en êtes et vous pouvez solliciter l’aide de vos collègues si vous craignez de ne pas réussir à tenir les délais.
Grâce à cet outil, vous pouvez consulter l’historique d’une tâche pour comprendre son évolution de sa création jusqu’à sa complétion. Il est aussi possible d’ajouter un commentaire sur une tâche afin de communiquer directement avec son responsable.
En résumé
Vous l’avez compris, la plateforme collaborative Wimi regroupe tous les outils indispensables pour favoriser la collaboration et la communication avec votre équipe, et donc pour travailler efficacement à distance. Testez-la gratuitement pendant 14 jours pour vous en rendre compte par vous-même.
Bonus : suivez nos 7 conseils pour rester productif en télétravail.
