De nos jours, la société évolue rapidement et de nouvelles lois pour l’accessibilité et la protection des données voient le jour. Les administrations tout comme les entreprises privées sont concernées par les changements engendrés par la société numérique. Dans cette optique, il est essentiel que les collectivités territoriales se rapprochent des besoins et des préoccupations des usagers afin de mieux les satisfaire.
Naturellement, cette évolution nécessite un changement d’organisation interne au sein des collectivités territoriales. La séparation stricte des fonctions et l’organisation pyramidale doivent céder la place à des modes de fonctionnement transversaux où les différents services travaillent ensemble à la réalisation d’un projet commun.
Découvrez les 3 tendances qui se développent aujourd’hui au sein des collectivités territoriales.
1. L’ouverture des données publiques et la protection des données
Le 7 octobre 2016, la loi pour une République numérique a rendu obligatoire l’ouverture des données publiques des collectivités de plus de 3 500 habitants et de plus de 50 agents. Les collectivités territoriales doivent ainsi mettre à disposition les documents administratifs ainsi que toutes les données et bases de données représentant « un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental ».
En octobre 2018, les collectivités devront publier leurs données sur des plateformes open data.
Au même titre que les organismes privés, les collectivités territoriales sont concernées par le règlement européen sur la protection des données (RGPD) qui est entré en vigueur le 25 mai dernier. En effet, celles-ci utilisent et traitent au quotidien un grand nombre de données concernant leurs administrés (état civil, listes électorales, recensement, gestion des groupes scolaires, police municipale, fiscalité locale, fichiers cadastraux, etc.), leur personnel ainsi que des prestataires extérieurs. Ce règlement leur impose également de nommer un délégué en charge de la protection des données.
Pour réussir ce virage digital et technologique, les collectivités doivent se moderniser, adopter de nouveaux outils et de nouvelles pratiques afin de mieux servir leurs citoyens et de gérer de façon collaborative leurs données.
2. Le mode projet et la nécessité de collaborer
Partout, on entend parler du travail en mode projet et de collaboration, et les collectivités ne font pas exception. L’époque où chaque service travaillait de son côté est révolue. Désormais, les différentes fonctions doivent communiquer et collaborer entre elles afin de proposer des solutions efficaces aux problèmes et aux besoins des usagers.
De plus en plus de collectivités territoriales en ont pris conscience et ont changé leur mode de fonctionnement, passant d’un mode vertical à un mode projet, c’est-à-dire favorisant la collaboration entre les différents services. Ce principe de transversalité entre les services constitue la base du mode projet.
Même si sa mise en place peut sembler être un véritable challenge, le mode projet possède de nombreux avantages pour les collectivités :
- Il s’agit d’un mode de fonctionnement réactif, adaptable et flexible qui permet de répondre efficacement aux demandes diverses tout en faisant face à un environnement parfois instable.
- Il bouleverse le fonctionnement hiérarchique habituel des administrations et permet la mise en place de relations transversales et d’une collaboration entre les différents services.
- Le mode projet permet de donner de la visibilité à l’atteinte des objectifs et suscite la motivation, la prise de risque, le dépassement, la combativité et l’innovation.
- Enfin, il favorise l’autonomie des collaborateurs en facilitant les pratiques de suivi et la responsabilisation et il développe la coopération, la communication et la confiance entre les personnes impliquées dans le projet.
Vous l’aurez compris, ce mode de travail favorise la collaboration entre des personnes issues de différents services. Il encourage le partage des connaissances, la créativité et l’innovation. Le système hiérarchique s’efface, plaçant chaque personne au même niveau et permettant à chacun de proposer ses idées et de prendre des initiatives.
3. La mise en place d’outils favorisant la transformation digitale
La digitalisation concerne autant le secteur privé que le domaine public, et les collectivités territoriales s’y soumettent progressivement. En 2018, elles sont nombreuses à en faire l’un de leurs axes de développement prioritaire.
Il existe aujourd’hui un grand nombre d’outils et d’applications intuitifs et faciles à utiliser qui permettent de simplifier les services et les métiers, d’augmenter l’efficacité et la performance des agents, de maîtriser les coûts, d’améliorer la relation avec les usagers et de gérer les données en toute sécurité.
Parmi ces outils, on distingue les plateformes collaboratives ou les logiciels de gestion de projet qui facilitent l’organisation des collectivités territoriales en mode projet. Ces solutions offrent plusieurs avantages :
- Vous suivez l’évolution de vos projets en toute simplicité.
- Le respect des délais et la maîtrise des coûts deviennent plus faciles.
- La collaboration et les échanges sont facilités entre les différentes personnes impliquées.
- Vous enrichissez votre relation avec les citoyens en favorisant les échanges.
- Toutes vos données sont centralisées sur une plateforme unique. Le partage en est simplifié.
- Vos données sont parfaitement sécurisées et hébergées en France.
- Vous améliorez votre productivité car vous travaillez plus efficacement en équipe et vous communiquez plus facilement.
Les plateformes collaboratives permettent donc d’être plus efficace et de se simplifier la vie. Elles offrent une transparence et une visibilité qui font souvent défaut pour être vraiment efficace. Finis la perte de temps et les échanges d’emails interminables pour retrouver la dernière version d’un document : le système de versioning permet de toujours travailler sur la bonne version d’un document et de conserver un historique précis afin de revenir sur des versions antérieures si besoin.
L’utilisation d’une solution collaborative de gestion de projet pour les collectivités territoriales sera donc un véritable atout.
Conclusion
La transformation digitale est au cœur des nouvelles problématiques auxquelles sont confrontées les collectivités territoriales. Pour rester efficace et satisfaire les besoins des usagers, elles doivent changer de mode de fonctionnement et adopter de nouveaux outils tels que les plateformes collaboratives ou les logiciels de gestion de projet en ligne.
