Aujourd’hui, le télétravail est une pratique courante. Le baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022 réalisé par Malakoff Humanis révèle que 38% des salariés du secteur privé pratiquaient le télétravail à la fin de l’année 2021. Désormais, de plus en plus de salariés travaillent depuis chez eux plusieurs fois par semaine ou par mois.
Pour permettre à vos collaborateurs d’être tout aussi productifs et performants à la maison qu’au bureau, mais aussi pour favoriser la collaboration et la communication entre les membres d’une équipe à distance, il est indispensable de leur fournir des outils adaptés au télétravail.
Voici une liste des 5 outils incontournables pour travailler efficacement en télétravail.
1. Un logiciel de gestion de projet
Afin que vos salariés soient productifs lorsqu’ils sont en télétravail, il est essentiel qu’ils connaissent leurs objectifs et les tâches qu’ils doivent accomplir chaque jour. Un logiciel de gestion de projet comme Wimi est l’outil idéal car il réunit sur un même espace toutes les fonctionnalités dont votre équipe a besoin pour gérer efficacement ses projets à distance
Ainsi, vous disposez :
- d’un gestionnaire de tâches pour visualiser clairement l’ensemble des tâches de votre projet, leur échéance, leur statut et qui en est responsable ;
- d’agendas partagés pour connaître les événements clés du projet et les disponibilités des membres de votre équipe ;
- d’un outil de coédition en ligne pour travailler à plusieurs sur le même fichier ;
- d’un stockage en ligne pour centraliser et partager facilement vos documents ;
- d’un outil de reporting pour suivre l’avancement et les performances de votre équipe ;
- d’un chat et d’une solution de visioconférence intégrés pour échanger facilement avec les membres de votre équipe.
Avec un logiciel de gestion de projet, vous avez une meilleure vision de l’avancement du projet, vous êtes mieux organisé et vous travaillez plus facilement en équipe malgré la distance.
2. Une messagerie instantanée
On l’a vu, lorsque l’on travaille à distance, il est important de communiquer régulièrement avec les membres de son équipe afin de ne pas se sentir isolé, de maintenir la cohésion d’équipe et de favoriser la collaboration.
Pour rester en contact tout au long de la journée, la messagerie instantanée (ou chat) est bien plus efficace que l’e-mail, mais aussi plus sécurisée et sans spams. Des outils comme Slack, Typetalk ou Google Chat permettent de favoriser la communication interne entre les salariés d’une entreprise et/ou les membres d’une même équipe, et d’accroître la réactivité des équipes. Vous pouvez aussi facilement partager des documents et des fichiers multimédias, et même échanger avec vos clients et vos fournisseurs. Enfin, il est possible de créer des canaux de discussions afin de centraliser tous les échanges, les personnes et les fichiers concernant un projet pour plus de facilité.
Le but de la messagerie instantanée est d’effacer la distance qui sépare les collaborateurs et de faciliter le partage d’informations comme s’ils travaillaient l’un à côté de l’autre. Cet outil peut également être utilisé pour renforcer la cohésion d’équipe, notamment en créant des discussions plus personnelles, en organisant des défis photos ou des quiz, etc.
3. Un système de visioconférence
Parfois, rien ne vaut une discussion de vive voix. Lorsque l’on travaille à distance, on apprécie de pouvoir discuter en voyant son ou ses interlocuteurs. Si le téléphone reste pratique, un outil de visioconférence est indispensable pour organiser des réunions avec des collaborateurs en télétravail.
Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions pour organiser, animer et analyser tous types d’événements virtuels comme des webinaires, des formations en ligne, des brainstormings, des interviews, etc. Zoom, Livestorm ou encore Klaxoon sont quelques-unes des plateformes de communication vidéo disponibles.
Un système de visioconférence permet d’accueillir plusieurs participants et de concevoir des réunions interactives où vous pouvez échanger des notes, collaborer simultanément sur un tableau blanc ou encore partager vos écrans de travail. Vous pouvez même personnaliser vos invitations, enregistrer vos réunions et envoyer des sondages pour récolter les feedback de vos collaborateurs.
4. Un espace de stockage
Pour être performants en télétravail, vos collaborateurs ont besoin d’avoir accès facilement et rapidement à tous leurs fichiers et documents de travail. Pour cela, vous devez mettre à leur disposition une plateforme de stockage en ligne sécurisée. Ainsi, tous les documents seront centralisés dans un espace unique auquel ils pourront accéder à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté. Dropbox, pCloud ou Google Drive font partie des meilleurs outils pour stocker vos fichiers en ligne.
Ce type d’outil simplifie également l’envoi et la réception de fichiers volumineux. De plus, les espaces de stockage sont généralement équipés des fonctions « recherche » et « filtre » qui vous permettent de retrouver rapidement vos fichiers, et ainsi de gagner du temps. Enfin, vous pouvez contrôler l’accès aux documents et inviter des personnes extérieures (clients, fournisseurs, prestataires, etc.) à lire ou à modifier un fichier en particulier.
En associant l’espace de stockage à une suite bureautique collaborative, vous pourrez collaborer à plusieurs en même temps sur un même document (coédition), vous aurez toujours accès à la dernière version d’un fichier, et l’historique des modifications sera archivé.
5. Un réseau social d’entreprise
En entreprise, la communication interne est très importante pour renforcer l’engagement, le sentiment d’appartenance et la motivation des employés. Le réseau social d’entreprise (RSE) est un outil incontournable pour s’assurer que vos salariés en télétravail sont bien connectés entre eux et avec l’entreprise. Grâce à un RSE comme Whaller, Talkspirit ou Jamespot, vos collaborateurs qui travaillent à distance restent informés quotidiennement de l’actualité de l’entreprise (recrutement, projets, événements etc.).
Cet outil fonctionne comme les réseaux sociaux traditionnels, sauf qu’il est privé et uniquement accessible aux salariés de l’entreprise (et éventuellement à ses partenaires externes). Il est très utile pour fédérer les employés, développer votre culture d’entreprise et entretenir la cohésion d’équipe. Vos collaborateurs peuvent publier du contenu, commenter, partager, suivre des salariés et créer des groupes de discussion professionnels ou personnels.
Grâce au fil d’actualité, les membres de votre équipe à distance suivent les informations qui les intéressent et sont au courant de tout ce qui se passe au sein de l’équipe et de l’organisation. Le RSE contribue aussi à atténuer les barrières hiérarchiques et permet aux salariés d’échanger facilement avec n’importe quel membre de l’entreprise. C’est un outil indispensable pour les équipes dispersées et/ou hybrides.
Alors, utilisez-vous déjà tout ou une partie de ces outils ?
