Aujourd’hui, nous vivons dans l’ère du numérique. Dans la vie quotidienne, au travail comme à la maison, tout s’organise, se prépare, se commande en un clic via son smartphone, sa tablette ou son ordinateur.
De la même façon que la révolution industrielle a profondément bouleversé la société au XIXe siècle, la transformation digitale est en train de modifier notre société actuelle et notre rapport au travail.
Certaines collectivités territoriales l’ont bien compris et sont déjà engagées dans cette révolution numérique malgré les nombreux obstacles (changement de mandats, contraintes budgétaires, etc.). Dématérialisation des documents, signature électronique, mobilité et télétravail, outils et applications diverses ou encore Internet des objets, découvrez comment s’opère la transformation digitale au sein des collectivités.
Qu’est-ce que la transformation digitale ?
Pour commencer, savez-vous réellement ce qu’est la transformation digitale ou transformation numérique ?
Selon 1min30, la transformation digitale désigne le processus qui consiste, pour une organisation, à intégrer pleinement les technologies digitales dans l’ensemble de ses activités.
Les collectivités territoriales, comme les entreprises, intègrent donc progressivement les nouvelles technologies comme la dématérialisation, l’Internet des objets ou encore la mobilité, et changent leur façon de travailler en misant notamment sur la digitalisation et la collaboration. Tout ceci dans le but de simplifier la vie des citoyens, de mieux répondre à leurs besoins et à leurs exigences, de faciliter le travail quotidien des agents, de gagner en efficacité, mais aussi d’améliorer l’attractivité des territoires.
En 2018, un grand nombre de collectivités se sont lancées dans cette transformation digitale pour en faire l’un des axes prioritaires de leur développement.
La transformation numérique au sein des collectivités
Voici comment la transformation digitale est mise en œuvre au sein des collectivités territoriales.
La modernisation des outils de travail
La transformation digitale impose d’équiper les services et les agents avec des outils adaptés afin de leur offrir des conditions de travail performantes, en rapport avec les nouveaux challenges auxquels ils sont confrontés.
Ces nouveaux outils numériques doivent ainsi permettre aux agents de mieux remplir leurs missions et de satisfaire les usagers dont les attentes ont également évolué.
Pour favoriser la digitalisation des services, vous devez donc :
- équiper en tablettes et ordinateurs portables les services et les agents qui en ont besoin ;
- mettre en place des systèmes de messagerie instantanée et de visioconférence pour faciliter la communication entre les services, mais aussi avec les différents partenaires ;
- rendre les fichiers et les documents facilement accessibles à tous en les stockant dans un espace unique.
Pour faciliter le travail des agents, il existe désormais de nombreux logiciels et plateformes collaboratives disponibles sur le marché. Des outils de partage de documents en ligne tels que Wimi ou Wimi Armoured sont particulièrement adaptés aux collectivités territoriales car, en plus d’offrir tous les aspects indispensables (messagerie, visioconférence, stockage de documents, agenda, etc.), ils garantissent la protection et la sécurité des données en les hébergeant en France. Une condition devenue obligatoire depuis la circulaire d’avril 2016 concernant l’utilisation d’un cloud souverain.
Le développement du travail collaboratif
Ce n’est pas parce que vos agents sont équipés de tablettes que vous avez réussi votre transformation digitale. C’est un peu plus compliqué que cela.
La révolution numérique passe par un changement culturel et par l’évolution du mode de fonctionnement. Les collectivités doivent changer leur manière de travailler et adopter le travail collaboratif.
Désormais, les services ne peuvent plus travailler chacun de leur côté. Il est nécessaire de mettre en place une transversalité entre les services afin que les différentes fonctions communiquent et collaborent entre elles dans le but de garantir le succès des projets et de proposer des solutions efficaces aux problèmes et aux besoins des citoyens.
Ainsi, pour favoriser le décloisonnement des services et faciliter le travail collaboratif au sein des collectivités, il convient de :
- créer un environnement favorable à la collaboration avec, notamment, la mise en place d’open spaces pour faciliter la communication et les échanges entre les agents.
- Définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun dans cette nouvelle organisation.
- Favoriser la transparence et la responsabilisation des agents.
- Développer un esprit d’équipe et la confiance entre les collaborateurs.
- Utiliser des outils adéquats.
La mise en œuvre de la conduite du changement
C’est un fait : le changement inquiète et suscite des réactions négatives telles que la peur, l’opposition, la résistance, etc. De nombreux agents risquent de se sentir dépassés face aux nouveaux défis de la révolution numérique. Pour éviter qu’ils ne s’y opposent fermement, vous devez les aider, les accompagner et leur donner les moyens de s’approprier cette transformation digitale.
La conduite du changement est essentielle pour réussir cette transformation. Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- la formation aux nouvelles méthodes de travail et aux nouveaux outils ;
- la création de support de communication ;
- la mise en place d’une personne référente pour rassurer et répondre aux interrogations des agents.
Conclusion
La révolution digitale ne doit pas être perçue comme un risque par les collectivités, mais comme une opportunité. Les outils numériques permettent notamment de gagner du temps et simplifient le travail des agents du service public. Cependant, cette transformation implique une évolution culturelle et comportementale qui force les collectivités à repenser leurs modes de fonctionnement et leurs pratiques managériales.
