Vous venez de prendre la tête d’une équipe géographiquement dispersée ? Certains de vos employés aimeraient passer en télétravail quelques jours par mois ? En France, le télétravail devient de plus en plus populaire, c’est ce que révèle la seconde édition de l’étude Le comptoir de la nouvelle entreprise de Malakoff Médéric Humanis qui indique que 29% des salariés français pratiquent le télétravail en 2018, soit 4 points de plus qu’en 2017 (25%). Cette pratique reste toutefois ponctuelle : en moyenne, les salariés effectuent 7 jours de télétravail par mois.
Mais pourquoi cette façon de travailler séduit-elle de plus en plus ? Les deux raisons principales citées sont la réduction du temps de trajets (pour 54% des télétravailleurs) ainsi que la souplesse des horaires (36%). Pour 85% des télétravailleurs, cette pratique permet un meilleur équilibre entre vie pro et vie perso. Quant aux dirigeants, ils sont 79% à estimer que le télétravail permet un engagement accru et une plus grande productivité des équipes.
Vous aussi, vous souhaitez mettre en place le télétravail au sein de votre entreprise ? Alors suivez ces 6 étapes.
1. Discuter avec vos collaborateurs
Que l’idée vienne de vous ou de vos salariés, il est important de discuter ensemble afin de connaître les attentes et les besoins de chacun en matière de télétravail. Distribuez un questionnaire et/ou organisez des groupes de discussions sur le sujet. L’objectif est de pouvoir identifier qui sont les personnes intéressées par le télétravail et quelles sont leurs motivations, leurs craintes et leurs incertitudes.
Toutes ces données vous permettront de mieux structurer le cadre du télétravail au sein de votre entreprise.
2. Définir les modalités du télétravail
Pour garantir le succès de la mise en place du télétravail et ainsi éviter les frustrations ou l’incompréhension de vos collaborateurs, vous devez clairement définir le cadre, les enjeux et les modalités du projet, et établir en détail le rythme et le mode de fonctionnement qui conviendra à tous.
Pour cela, répondez aux nombreuses questions qui se posent :
- A quelle fréquence peut-on prendre un jour de télétravail (un ou plusieurs jours par semaine, par mois, aucune restriction) ?
- Qui est concerné ? Qui peut en bénéficier ?
- Quels sont les critères de sélection ? Faut-il une raison pour justifier un jour de télétravail ?
- Tous les lieux sont-ils acceptés pour faire du télétravail (domicile, café, espace de coworking, etc.) ?
- Comment suivre l’activité des télétravailleurs ?
- Quels outils utiliser pour faciliter la collaboration ?
- Comment garantir la protection des données de l’entreprise ?
Rédigez une charte qui encadre la pratique du télétravail et définit les règles de fonctionnement, et mettez en place différents indicateurs (performance, qualité de vie au travail) afin de mesurer l’impact du télétravail sur les résultats et la vie de l’entreprise.
A noter : ne confondez pas le télétravail (qui concerne les salariés d’une entreprise) avec le travail à domicile (qui concerne les travailleurs indépendants). Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages que les autres salariés de l’entreprise. Cela inclut le matériel et les outils de travail, le droit à la formation, les tickets restaurant, l’accès au comité d’entreprise, etc.
3. Lancer une phase de test
Une fois le cadre bien défini, lancez une phase d’expérimentation afin de tester l’application du télétravail en conditions réelles sur une équipe, un service ou toute l’entreprise. Cette période d’essai peut durer entre trois mois et un an.
Afin d’évaluer le dispositif et d’effectuer des réajustements si besoin, faites régulièrement des points avec l’ensemble des collaborateurs (télétravailleurs et non télétravailleurs) pour connaître leur ressenti et leurs observations, savoir ce qui pourrait être amélioré et vérifier si ce mode de fonctionnement fournit les résultats attendus en matière de qualité de vie au travail et d’objectifs à atteindre.
4. Utiliser des outils adaptés
Le succès de la mise en place du télétravail est rendu possible grâce à des outils collaboratifs comme les logiciels de gestion de projet, d’où la nécessité de vous équiper de logiciels et d’applications qui favorisent le travail à distance, la collaboration et la communication.
Aujourd’hui, les nouvelles technologies, et notamment les outils de communication modernes comme la visioconférence, la messagerie instantanée et le partage de documents, accompagnent la mise en application du télétravail. Ils simplifient la vie de vos salariés au quotidien et permettent d’augmenter leur productivité, et ce quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Par exemple, une plateforme collaborative telle que Wimi est l’outil idéal car il centralise tous vos projets et leurs données, facilite les échanges entre les collaborateurs, favorise le travail en équipe grâce à des calendriers partagés et vous alerte en temps réel des progrès réalisés. Vous suivez facilement les activités de vos salariés qu’ils soient dans le bureau d’à côté ou à l’étranger.
5. Protéger vos données
Avec le télétravail, un plus grand nombre de données circulent en dehors de vos locaux et pourraient être la cible de cybercriminels. Veillez à la sécurité et à la confidentialité de vos données en choisissant des logiciels hautement sécurisés, comme Wimi Armoured, qui protègent tous types d’échanges, notamment grâce au chiffrement de bout en bout.
6. Adapter votre management
Un changement dans la façon de travailler implique un changement dans la manière de manager vos équipes. Privilégiez un management basé sur la confiance, fixez des objectifs à vos télétravailleurs et encouragez les échanges et le reporting quotidiens afin de garantir leur efficacité et leur productivité. Vous devez trouver le bon équilibre entre contrôle et confiance.
Le maintien d’un lien avec les salariés en télétravail est également essentiel pour éviter l’isolement et préserver la cohésion d’équipe. Par exemple, imposez un jour par semaine où l’ensemble de l’équipe doit être présente dans les bureaux. Organisez régulièrement des déjeuners d’équipe ainsi que des événements pour rassembler l’ensemble de vos collaborateurs et ainsi entretenir le sentiment d’appartenance.
Pour vous aider à mettre en place le télétravail dans votre entreprise, consultez le guide 10 questions sur le télétravail de l’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail (l’Anact).
