Agenda en ligne : Partagez
des agendas avec votre équipe
Visualisez les jalons, dates clés et échéances clés de vos projets et activités grâce à l’agenda en ligne Wimi
Découvrir les agendas en 2min
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Tâche
Créez des calendriers et agendas partagés
Wimi vous permet de créer des agendas partagés en ligne pour chacun de vos projets. Robuste, complet et flexible, l’agenda partagé en ligne est facile d’utilisation et offre en un coup d’œil une vision globale sur les événements clés d’un projet. Tout le monde est au courant des échéances, jalons et événements du projet et vos équipes avancent dans la même direction.
Le planning partagé en ligne de votre organisation est un outil indispensable et une véritable valeur ajoutée en termes de pilotage et gestion de vos projets. Vous avez la possibilité de déterminer très simplement qui a accès à l’agenda en ligne partagé et vous pouvez paramétrer des rappels pour que les contributeurs d’un projet soient notifiés et alertés des événements à venir.
Tenez informés les membres de votre équipe du planning
Grâce aux notifications des agendas partagés, vos contributeurs sont au courant des échéances et événements clés du projet sur lequel ils travaillent. La communication au sein de vos équipes est claire et tout le monde dispose des informations essentielles du projet.
Paramétrez des rappels
Pour chaque événement, vous pouvez choisir de lui associer des rappels (minutes, heures, jours, semaines) afin que tous les participants à l’événement reçoivent un rappel par email. Une aide idéale pour ne pas passer à côté des réunions et rendez-vous importants.
Un agenda collaboratif en ligne par projet
Chaque espace projet dispose de son agenda partagé dans lequel vous pouvez ajouter des événements clés de vos projets, visionner des tâches avec échéance, ainsi que visionner les créneaux de réunion proposés ou fixés.
Synchronisez votre agenda pro Wimi avec Outlook
Effectuez une synchronisation Outlook de votre emploi du temps Wimi afin de rester organisé et à jour. Wimi Outlook Connector vous permet de récupérer sur Outlook l’agenda des projets sur lesquels vous êtes impliqués. L’ajout ou la modification d’un évènement sur sur un calendrier en ligne Microsoft Outlook ou sur Wimi est immédiatement reporté sur vos appareils synchronisés et ceux de vos collaborateurs.
Créez des calendriers et agendas partagés
Wimi vous permet de créer des agendas partagés en ligne pour chacun de vos projets. Robuste, complet et flexible, l’agenda partagé en ligne est facile d’utilisation et offre en un coup d’œil une vision globale sur les événements clés d’un projet. Tout le monde est au courant des échéances, jalons et événements du projet et vos équipes avancent dans la même direction.
Le planning partagé en ligne de votre organisation est un outil indispensable et une véritable valeur ajoutée en termes de pilotage et gestion de vos projets. Vous avez la possibilité de déterminer très simplement qui a accès à l’agenda en ligne partagé et vous pouvez paramétrer des rappels pour que les contributeurs d’un projet soient notifiés et alertés des événements à venir.
Tenez informés les membres de votre équipe du planning
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Paramétrez des rappels
Pour chaque événement, vous pouvez choisir de lui associer des rappels (minutes, heures, jours, semaines) afin que tous les participants à l’événement reçoivent un rappel par email. Une aide idéale pour ne pas passer à côté des réunions et rendez-vous importants.
Un agenda collaboratif en ligne par projet
Chaque espace projet dispose de son agenda partagé dans lequel vous pouvez ajouter des événements clés de vos projets, visionner des tâches avec échéance, ainsi que visionner les créneaux de réunion proposés ou fixés.
Synchronisez votre agenda pro Wimi avec Outlook
Effectuez une synchronisation Outlook de votre emploi du temps Wimi afin de rester organisé et à jour. Wimi Outlook Connector vous permet de récupérer sur Outlook l’agenda des projets sur lesquels vous êtes impliqués. L’ajout ou la modification d’un évènement sur sur un calendrier en ligne Microsoft Outlook ou sur Wimi est immédiatement reporté sur vos appareils synchronisés et ceux de vos collaborateurs.
Organisez efficacement
vos réunions et événements !
Partagez vos plannings et calendriers en ligne pour optimiser l’emploi du temps et le temps disponible de votre équipe
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Organisez des réunions en quelques secondes
En quelques clics, créez une demande de réunion ! Vous pouvez inviter les contributeurs de votre espace projet mais aussi des invités externes. Vous pouvez suivre en un coup d’œil les demandes de réunion en cours ainsi que les dates de réunions fixées grâce au calendrier en ligne.
Envoyez des invitations électroniques
Lorsque vous arrêtez la date d’une réunion ou d’un rendez-vous sur le planning en ligne, un email (format Invitation électronique) est envoyé à tous les participants. Chaque participant a simplement besoin d’accepter l’invitation pour que la réunion se retrouve dans l’emploi du temps de son agenda personnel.
Sondez la disponibilité des participants
Plus d’échanges interminables d’emails ! Sondez et visualisez en un coup d’œil la disponibilité des participants sur les créneaux proposés. Les participants donnent leurs disponibilités sur Wimi après avoir été notifiés par email. Il vous suffit ensuite de déterminer quel est le meilleur créneau pour votre réunion.
Organisez des réunions en quelques secondes
En quelques clics, créez une demande de réunion ! Vous pouvez inviter les contributeurs de votre espace projet mais aussi des invités externes. Vous pouvez suivre en un coup d’œil les demandes de réunion en cours ainsi que les dates de réunions fixées.
Envoyez des invitations électroniques
Lorsque vous arrêtez la date de votre réunion, un email (format Invitation électronique) est envoyé à tous les participants. Chaque participant a simplement besoin d’accepter l’invitation pour que la réunion se retrouve dans son agenda personnel.
Sondez la disponibilité des participants
Plus d’échanges interminables d’emails ! Sondez et visualisez en un coup d’œil la disponibilité des participants sur les créneaux proposés. Les participants donnent leurs disponibilités sur Wimi après avoir été notifiés par email. Il vous suffit ensuite de déterminer quel est le meilleur créneau pour votre réunion.
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Agenda en ligne : Simplifiez la gestion de votre société
Ayez un œil sur les échéances et les dates clés de vos projets ainsi que sur l’activité de vos équipes.
Le monde professionnel développe de plus en plus le travail collaboratif et intelligent. Réunions, débriefs, planifications et brainstormings composent le quotidien d’une grande partie des salariés français. Les entreprises reposent donc sur l’optimisation des outils de communication et de gestion afin de maximiser leur efficacité, leur productivité et de gagner un temps précieux.
Pour collaborer confortablement, évoluer de manière organisée sereinement et optimiser vos échanges en interne, de nombreux logiciels collaboratifs ont vu le jour et ont développé leurs outils. Dont celui de l’agenda en ligne.
Des agendas professionnels en ligne offrent la possibilité d’organiser ses journées et d’optimiser la gestion de ses équipes. Un gain de temps et de visibilité considérable pour les entreprises modernes de toutes envergures.
Qu’est-ce que l’agenda partagé d’un groupe ?
Pour faciliter l’organisation de vos équipes, un agenda partagé est l’outil idéal. La problématique sans un tel outil, est que la gestion du temps des salariés et la communication entre ces derniers, demandent parfois beaucoup de temps et d’investissement au manager.
Dans ces conditions, le manager doit communiquer constamment avec chaque membre de l’équipe ; être physiquement présent derrière ces équipes et garder à l’avancement des missions de chaque projet ; faire en sorte que sa communication soit claire et comprise surtout concernant l’importance et les deadlines de chaque tâche ainsi que le rôle de chaque membre ; s’assurer que des briefs et comptes rendus sont rédigés et distribués aux membres de l’équipe.
Mais grâce à un outil d’agenda partagé, toutes ces tâches deviennent anecdotiques. En effet, une fois qu’un agenda est créé pour un groupe, les évènements clés, les réunions, les échéances et les missions sont mis en commun et visible en ligne à n’importe quel moment. Les commentaires, feedbacks et documents liés sont directement attachés à chaque évènement. Les informations importantes sont donc centralisées et très accessibles. Que ce soit un agenda partagé d’un petit ou grand groupe, les bénéfices se feront très vite sentir au sein de votre entreprise.
Grâce à des solutions telles que Doodle, vous pourrez réaliser des sondages auprès de vos collaborateurs afin de déterminer le meilleur créneau ponctuel et régulier pour mettre en place une réunion à un moment optimal. Le système mis initialement en place par Doodle a été repris et est aujourd’hui disponible sur plusieurs logiciels de collaboration.
Différentes entreprises mettent à votre disposition des outils de planning professionnel gratuits ou non. En principe, votre agenda en ligne vous permet de créer des événements de manière illimitée et de fusionner vos calendriers.
Sachant que la synchronisation et le partage au sein de vos équipes sont deux valeurs nécessaires à la bonne organisation de votre entreprise, la plupart des outils offrent des solutions de partage de documents, mise en commun d’informations, synchronisations directes de l’agenda et des documents.
L’objectif étant de gagner en visibilité sur son planning, pour mieux gérer son temps et s’organiser en conséquence. Vos collaborateurs et vos clients ont tout à gagner si votre entreprise utilise ces outils.
Quel est le meilleur agenda partagé gratuit ?
Il existe de nombreux outils d’agenda partagé qui sont gratuits. Google Agenda, aCalendar (mobile), Framagenda, Outlook etc… Avec chacun ses spécificités, ses avantages mais surtout ses limites. Car oui ces plateformes sont puissantes, mais basiques. Si vous voulez aller plus loin, et faire en sorte que votre agenda soit connecté à une plateforme de réservation en ligne. Ou que vous souhaitez ajouter des fonctionnalités de gestion ou de collaborations (Partage de documents, Outil de visioconférences intégrés etc…)
Si vous cherchez à investir dans une solution complète, puissante, qui va vraiment vous faire passer un cap et vous faire gagner un temps précieux. On vous conseille de vous tourner vers des solutions comme celle de Wimi, ou Atolia, qui sont 2 solutions similaires. Atolia possède une dizaine de fonctionnalités en ligne de plus que Wimi (principalement concernant la gestion de projet). Cependant Wimi propose une dizaine de services supplémentaires (Application, mode hors ligne, sécurité) qu’Atolia.
En effet, Wimi (ou Atolia) combine différents outils pour fournir à ses clients une solution tout en un au top de l’innovation. Soit, un mélange de Doodle, Dropbox, Google agenda et Basecamp.
Comment faire un agenda partagé avec Wimi ?
Créer un agenda partagé sur Wimi est très facile. Voici les étapes à suivre pour créer un calendrier partagé optimisé.
Tout d’abord choisissez un espace de travail dédié, ajoutez tous les acteurs du projet, attribuez les statuts et droits d’accès. Puis renseignez les missions, les tâches, les réunions, les échéances, les rôles et tous les évènements liés au projet. Paramétrez les rappels et options de récurrences. Choisissez le code couleur et joignez les documents liés à chaque tâche.
Vous voilà prêt à réaliser votre projet dans les meilleures conditions.
Quelle application pour créer un emploi du temps connecté ?
Vous cherchez à créer un agenda en ligne sur une application mobile pour plus d’accessibilité ? Faisons un tour rapide des applications disponibles.
- Google Agenda : Synchronisation entre appareils, créer des calendriers séparés et codés par couleurs, intégrée aux autres outils Google (mail, maps), rappels et notifications, service gratuit.
- Microsoft Outlook : Intégré à Skype, connecté à votre messagerie, partage de calendrier, service gratuit.
- Jorte : Plus qu’un simple agenda c’est un outil d’organisation, gestion de tâches, prise de notes, synchronisation avec la plupart des agendas en lignes, récurrence d’évènements, connecté à l’actualité qui vous intéresse, système de compte à rebours, interface personnalisable, service payant.
- CloudCal : Réservé aux appareils Android, beaucoup de couleurs (plus joyeux et plus compréhensible aux 1ers coups d’œil), importation d’autres calendriers possible, aperçu quotidien, hebdomadaire et mensuel, Version gratuite ou professionnelle (avec plus de fonctionnalités).
- Fantastical : Réservé aux appareils Apple, très personnalisable, rappels connectés aux rappels IOS, affichage optimisé et intelligent, service payant.
- Any.do : Design minimaliste, fonctionnalités avancées, synchronisation avec différents appareils et différents agendas, intégration de position GPS, uniquement en anglais, service payant.
Comment faire un agenda partagé sur Google ?
Pour créer un calendrier sur Google Agenda, il vous faut simplement une adresse Gmail. Dès lors, vous aurez la possibilité d’accéder à l’outil lancé par Google en 2010. L’outil est simple et puissant, vous pouvez en quelques clics créer un calendrier et y ajouter vos rendez-vous, réunions, projets et évènements particuliers. Puis, vous pourrez partager facilement l’agenda à vos collègues ou partenaires via leur mail.
L’agenda devient alors totalement interactif, vos collaborateurs pourront y ajouter leurs évènements et voir ceux des autres. Les calendriers créés peuvent être synchronisés avec les calendriers Outlook et iCloud.
La création d’un agenda ne peut être créée que sur ordinateur, l’application mobile ne sert qu’à ajouter un nouvel élément et visionner ceux des autres.
Un peu moins complet, l’outil reste très intéressant du fait de sa gratuité. Il peut donc s’avérer très intéressant pour organiser sa formation si on est étudiant ou organiser ses journées si on est prestataire de services.
Les avantages de la solution Wimi
Les avantages de la solution Wimi sont nombreux. Grâce à un tel outil, vous pourrez créer des agendas partagés pour chacun de vos projets ou salarié, et cela sans maximum de personnes à respecter. Vous pourrez gérer aisément les statuts et les droits d’accès de chaque membre de votre entreprise.
Les systèmes de notifications et de paramétrage de rappels automatiques permettent aux salariés de ne pas rater un seul évènement et rend également la communication claire et saine entre les acteurs de chaque projet.
Directement connecté à votre listing de tâches, notre agenda en ligne permet de visualiser automatiquement les missions assignées ainsi que les réunions et évènements organisés par vous ou un membre de votre équipe. Vous pourrez ajouter une réunion avec un client ou vos équipes, une tâche ou un rendez-vous à votre agenda ainsi que ceux de vos salariés.
Vous pourrez également ajouter en cours de route un collaborateur, un partenaire ou un client à vos évènements ou projets.
Si besoin, il est même possible de synchroniser votre agenda en ligne Wimi avec Outlook, en ce sens, tout ajouts ou modifications sur l’un seront automatiquement affichés sur l’autre, les mises à jour se font automatiquement. En outre, chaque agenda créé est accessible en un clic par chaque membre autorisé, sur la plateforme de Wimi.
Vous avez des réunions ou des évènements récurrents ? Le logiciel vous propose une option de récurrence qui affichera la tâche à la fréquence indiquée. Et par soucis de clarté, une option permet de masquer toutes les récurrences tant que la tâche actuelle n’est pas terminée.
Grâce à Wimi vous aurez toute la visibilité nécessaire à la gestion du temps dans votre entreprise et vous ne pourrez plus rater une échéance ou une réunion.
Même sans connexion Internet, vous aurez toujours accès à votre agenda en ligne pour avoir l’œil sur vos évènements clés de la journée.
Même en déplacement sans ordinateur, vous aurez toujours accès via l’application mobile Wimi à votre agenda en ligne.
De plus, Wimi propose une interface épurée, lisible et totalement personnalisable. Vous pouvez catégoriser, classer et catégoriser chaque tâche en fonction de sa nature, son importance ou son statut. Vous pourrez visualiser vos tâches via un aperçu de la journée, de la semaine ou du mois. La prise en main est très facile avec Wimi, l’outil est très instinctif et ergonomique, vous vous sentirez directement à l’aise.
En ce qui concerne vos évènements à caractère confidentiel et données personnels, Wimi Armoured est la solution sécurisée pour vos entreprises. Cette plateforme permet un chiffrement de bout en bout, un système d’authentification renforcé et un hébergement de vos données en France métropolitaine.
Wimi est une version premium des logiciels de travail collaboratif. Plus complet, plus puissant, plus intuitif, le logiciel Wimi peut faciliter le travail de tous les membres de votre entreprise. En effet, un client de Wimi sera bien plus dynamique suite à son utilisation de l’outil.
Pour vous en convaincre, vous pouvez démarrer une période d’essai gratuitement.
Choisir Wimi pour construire un avenir plus souverain et sécurisé
Il est crucial de sélectionner des outils numériques développés par des acteurs fiables pour conserver la propriété de vos données. En optant pour Wimi, vous faites le choix de technologies élaborées dans un environnement strict en matière de sécurité et de confidentialité des données.
Questions réponses sur les agendas partagés
Trouvez rapidement une réponse à votre question
L’agenda partagé fonctionne-t-il avec des fuseaux horaires différents entre collaborateurs ?
Oui, les fuseaux horaires s’ajustent automatiquement en fonction du lieu où vous vous trouvez.
Wimi envoie-t-il des rappels pour les événements ?
Vous pouvez paramétrer un ou plusieurs rappels sur chaque événement.
Puis-je changer le nombre de jours visibles de mon agenda ?
Absolument ! Vous pouvez choisir une vue par jour, semaine ou mois.
Puis-je inviter des personnes externes à mon entreprise sur l’agenda ?
Les invités sur Wimi sont gratuits et accèdent à toutes les fonctionnalités comme un utilisateur classique.
Puis-je programmer une réunion périodique ?
En effet, vous pouvez définir une récurrence pour chaque événement.